TRAVEL RISK MANAGEMENT : le procedure di gestione del rischio travel ed il trasferimento al mercato assicurativo del rischio residuo.

Nel mondo in cui oggi ci troviamo a vivere ed a svolgere l’attività di impresa l’incertezza generata da scenari sanitari sempre più complicati, conflitti in atto, eventi meteorologici estremi e crisi geopolitiche inducono le organizzazioni aziendali a dimostrare il loro impegno nei confronti del tema “security” ed in particolare del rischio legato ai viaggi all’estero dei propri dipendenti e collaboratori.

Il livello di rischio della sicurezza dei singoli paesi è aumentato inoltre, causa di recenti fenomeni di terrorismo e criminalità internazionale, mentre sempre più dipendenti e collaboratori sono inviati in missione o in distacco all’estero a causa della crescente interconnessione dell’economia su scala internazionale.

Le aziende dovranno quindi dimostrare il loro impegno nei confronti dei propri dipendenti in relazione a viaggi e trasferte che dovranno risultare sicuri, infondendo fiducia anche nei confronti delle loro famiglie.

Del resto anche l’attenzione del legislatore e della giurisprudenza negli ultimi anni si è sempre più orientata al dovere che il Datore di Lavoro ha di proteggere e di garantire la sicurezza nei confronti dei propri lavoratori, anche quando si trovino per missione in un paese estero.

Partendo proprio dal contesto normativo questa digressione vuole fissare i capisaldi delle attività di security che, per il tramite di comunicazioni efficienti, prevenzione, formazione ed addestramento, rende l’azienda ed il Datore di Lavoro compliance al Duty of Care, ovvero il dovere del datore di lavoro di prendersi cura del proprio personale in Italia, ma soprattutto all’estero, che si è gradualmente introdotto prima nell’ordinamento italiano e poi nella cultura della sicurezza delle organizzazioni più evolute.

Solamente le organizzazioni che sapranno implementare una strategia di TRAVEL RISK MANAGEMENT (anche per il tramite delle norma ISO 31030) potranno gestire in modo corretto e con fiducia i viaggi e le missioni di lavoro e proteggere i propri dipendenti esimendosi nel contempo dalle responsabilità derivanti dal contesto legislativo specifico.

A tal proposito ricordiamo le principali norme, con il quale il legislatore italiano ha prescritto con modalità e tempi differenti le responsabilità del Datore di Lavoro nei confronti dei propri dipendenti (e collaboratori in genere) in materia di sicurezza, stabilendo un vero e proprio “obbligo” di protezione e garanzia quando questi si trovino a viaggiare all’estero (e non solo) per motivi di lavoro:

• Costituzione – artt. 2,32,25,41 Tutela assoluta delle persona umana nella sua integrità psico fisica;
• Codice civile- art. 2087 obbligo del datore di lavoro in tema di “ tutela delle condizioni di lavoro”;
• Codice penale artt. 6,9,10,40 comma 2 rilevanza penale della “condotta omissiva” per le ipotesi di reati commessi all’estero;
•  D.Lgs 81/08 Testo unico di sicurezza sul lavoro in materia di tutela della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro e D.Lgs 231/01 responsabilità di impresa per reati di “omicidio colposo” o “ lesioni gravi o gravissime” commessi in violazione delle norme sulla salute e sicurezza sul lavoro;
• D. Lgs. 151/2015 art. 18 – condizioni di lavoro dei lavoratori italiani da impiegare o da trasferire all’estero (che tra l’altro prevede un’assicurazione per ogni viaggio di andata e ritorno dal luogo di destinazione per i casi di morte ed invalidità permanente nonché l’utilizzo di idonee misure di sicurezza, oltre che l’assistenza per il tramite di servizi internazionali specializzati e di Travel Security Operation Center per monitorare, informare il personale in trasferta o in servizio all’estero di quanto accade in quel paese. Per questo motivo molte imprese scelgono di acquistare specifiche coperture assicurative di assistenza in viaggio (cosiddette polizze Business travel, ovvero coperture temporanee di assistenza e rimborso spese sanitarie durante il periodo di permanenza all’estero del lavoratore, di cui accenneremo alla fine di questa presentazione). 

A quanto sopra si aggiunge il concetto anglosassone di “DUTY OF CARE” che, in sintesi, impone a carico del Datore di Lavoro il compito di preservare e proteggere da possibili danni collaboratori, nonché fare il massimo possibile per assistere i propri dipendenti in caso di emergenza, quando viaggiano per lavoro per conto dell’azienda. Il “DUTY OF CARE” non è solo una necessità morale o imposta da norme di legge, ma un’esigenza concreta e fondamentale per assicurarsi che i dipendenti siano disponibili a spostarsi all’estero per lavoro.

Agire nella prevenzione significa quindi mettere in atto tutte le misure finalizzate a impedire o ridurre il rischio, ovvero la probabilità che si verifichino eventi non desiderati sul luogo di impiego dei lavoratori ed in itinere; nello specifico del RISCHIO TRAVEL è necessario agire sulle seguenti leve:

• Informazione;
• Formazione;
• Addestramento del personale viaggiante. 

Con il supporto di un risk manager (anche esterno all’azienda) l’organizzazione potrà pianificare in modo corretto le attività connesse al travel risks management: come prima attività sarà necessario individuare il team di persone da coinvolgere nella gestione del progetto; in genere HR, RSPP e chi si occupa della gestione dei viaggi; sarà quindi necessario compilare un check list preliminare al viaggio dove emergano i rischi relativi a :

-luogo di lavoro

-mansioni del lavoratore -organizzazione della commessa -organizzazione ospitante -sorveglianza sanitaria

È inoltre consigliato che vengano evidenziate le comunicazioni per la gestione delle emergenze (ad es. modalità di accesso al servizio sanitari del paese ospitante; accesso all’ambasciata/consolato) nonché la dotazione degli strumenti necessari (carta di credito/cellulare/connessioni internet/ numero della centrale di assistenza operativa per accedere ai servizi delle polizze assicurative di business travel se stipulate.

Informazione e formazione dei lavoratori risultano fondamentali per completare il piano di sicurezza: il lavoratore dovrà ricevere il materiale informativo riguardante le tutele da adottare in merito ad alimentazione, procedure di attivazione dei soccorsi, rischio geopolitico ed una guida o interprete se non conosce la lingua del paese ospitante. 

Una volta individuate le persone che verranno inviate in missione la fase formativa dovrà essere messa a punto prima del viaggio e dovrà prevedere anche la presentazione dei servizi che le compagnie di assicurazione rendono disponibili attraverso le coperture di business travel.

Potranno essere svolte delle attività di formazione “certificate”, anche per il tramite di sessioni video con prova di superamento del test finale, che prevede l’ottenimento di un attestato di formazione.

Il tutto sarà finalizzato alla messa a punto di un “vademecum operativo personalizzato” che comprende tutte le informazioni per la corretta gestione dei rischi nonché la stesura, in collaborazione con RSPP ed eventualmente del medico competente di una procedura che diventerà una vera e propria integrazione del DVR di cui al DLgs 81/2008 per la gestione delle “missioni lavorative all’estero”.

In sintesi le domande fondamentali inerenti il rischio TRAVEL a cui ogni azienda dovrebbe saper rispondere sono le seguenti: 

-abbiamo adeguatamente formato ed informato i nostri dipendenti sui rischi della trasferta? -siamo preparati a gestire un’eventuale emergenza?

-siamo in grado di monitorare la rischiosità dei paesi dove inviamo in missione i nostri dipendenti? -gli stessi sono adeguatamente protetti? Sappiamo esattamente dove si trovano?

-in caso di contenzioso possiamo dimostrare di aver fatto tutto il possibile per essere adeguatamente coperti esimendoci in tal modo dalle nostre responsabilità?

Agire nella prevenzione del rischio, formare informare ed addestrare il personale viaggiante risultano le basi per costruire una vera e propria policy di travel risk management. L’obiettivo principale è sempre quello di garantire che il personale viaggiante possa svolgere il proprio lavoro in un ambiente sicuro e protetto e disporre delle procedure per gestire i casi di emergenza; pertanto al fine di poter predisporre le procedure al meglio sarà sempre necessario coinvolgere gli stakeholders dell’azienda, ottenere il supporto della leadership, stabilire ruoli e responsabilità ed approvare un adeguato budget di spesa per garantire i rischi per la salute e la sicurezza di chi viaggia per conto dell’azienda.

Un travel risk assesment risulta basilare per adempiere agli obblighi del Duty of Care ed avrà l’obiettivo di identificare tutti i rischi e le minacce che un dipendente potrebbe affrontare durante una missione o trasferta all’estero; considerato che questi rischi sono in continua evoluzione l’analisi e la valutazione degli stessi andrà eseguita ad intervalli regolari e mantenuta aggiornata.

Infine, trasferire correttamente il rischio residuo al mercato assicurativo completa il processo per l’adempimento agli obblighi derivanti dal Duty of Care da parte del datore di lavoro.

Le polizze offerte dalle migliori compagnie del mercato assicurativo, specializzate in business travel prevedono, in sintesi, coperture e servizi di assistenza come segue:

-assistenza per il tramite di Centrale Operativa 24/24h, rimpatrio e spese mediche (comprese spese di ricerca, soccorso e salvataggio)/ diaria ospedaliera

-morte ed invalidità permanente da infortunio

-bagaglio/annullamento del viaggio/ritardata o annullata partenza

-consulenza medica telefonica ed assistenza, compreso invio di medicinali urgenti -trasporto al centro medico e/o rimpatrio

-Rc personale verso terzi

Un piano ben gestito, con adeguata formazione degli addetti trasferendo il rischio residuo correttamente al mercato assicurativo potranno garantire che tutte le parti in gioco possano godere delle migliori tutele per affrontare questi specifici rischi.

La resilienza non si improvvisa, va costruita.

A cura di Nicola Ronconi, broker assicurativo; Anthea spa.