"Wij zoeken een gastspreker, maar er is helaas geen budget"

In de reeks met netwerktips voor organisatoren van netwerkevents wil ik het in dit artikel graag hebben over het inhuren van gastsprekers. Een vlotte gastspreker met een interessant onderwerp zorgt immers voor een geslaagd evenement waar de bezoekers met plezier aan terugdenken.

Een professionele spreker is een ondernemer of trainer voor wie presentaties en workshops volwaardige commerciële activiteiten zijn. Van een professionele spreker mag je een presentatie verwachten met bruikbare en praktische inhoud, die waarde oplevert aan je bezoekers. Wil je een professionele gastspreker voor je evenement, zorg dan ook voor een eerlijke vergoeding.

Ik schrijf dit artikel vooral vanuit mijn eigen ervaring als gastspreker tijdens netwerkevents. Al bijna 14 jaar breng ik regelmatig en met veel plezier presentaties met praktische netwerktips. Wanneer het gaat om een lokale businessclub doe ik dat steeds aan een sterk verlaagd tarief. Er is immers een hemelsbreed verschil tussen een lokale businessclub, die een event organiseert voor zijn eigen leden, tegenover een evenement waar veel meer aanwezigen een stevig toegangsticket betalen.

Toch gebeurt het soms wel eens dat een club of organisator onvoldoende budget heeft en daardoor zelfs het verlaagde tarief niet kan betalen. In dat geval proberen we samen naar een oplossing te zoeken. Een aantal mogelijke oplossingen geef ik mee in dit artikel.

Waarom kan het niet gratis ?

Gratis of bijna gratis een presentatie komen brengen is voor een professionele spreker niet mogelijk. Het kan immers niet de bedoeling zijn dat een gastspreker mee gaat investeren in jullie evenement.

Soms krijg ik als opmerking dat het gaat om een belangrijk event waar ik toch heel wat “exposure” krijg (=zichtbaarheid/naambekendheid). Maar wanneer je al spontaan aan mij hebt gedacht als gastspreker voor je evenement denk ik dat het eigenlijk best wel goed zit met die naamsbekendheid. En “zichtbaarheid” is nog steeds geen geldig betaalmiddel, dus daar koop ik helaas geen brood of stookolie mee.

Hoe bekijk ikzelf de kost van mijn presentatie ? Mijn voordrachten zitten barstensvol waardevolle tips, verhalen en voorbeelden die ik heb verzameld gedurende heel wat jaren intensief netwerken. De dag voor mijn presentatie overloop ik steeds alle slides en kijk na welke er moeten geselecteerd en geactualiseerd worden. Regelmatig wordt nieuw materiaal toegevoegd en oud materiaal verwijderd. Reken gemiddeld op een paar uur praktische voorbereiding voor elke presentatie. Aangezien de meeste presentaties ’s avonds doorgaan, vertrek ik ook steeds vroeg genoeg om doorheen de avondfiles tijdig op de locatie aanwezig te zijn. Vanwege de files tijdens de heenrit is het eerder regel dan uitzondering dat ik in totaal drie tot vier uur doorbreng in de wagen. Uiteraard blijf ik ook na de presentatie nog ter plaatse om vragen van bezoekers te beantwoorden. De totale werktijd die aan elke spreekopdracht gespendeerd word loopt toch al snel op tot een volledige werkdag, zelfs al sta ik maar 15 of 30 minuten op het podium voor een inspirerende presentatie.

Heel vaak gaat het om evenementen die doorgaan in mooie (dure) locaties en is er ook een schitterende catering voorzien. Jammer dat er dan geen budget meer overblijft om de spreker(s) te betalen, wiens naam en onderwerp meestal wordt gebruikt als publiekstrekker voor het evenement. Geef toe dat dit toch niet echt eerlijk lijkt. 

Maar wat als er echt onvoldoende budget is ?

Uiteraard zijn er steeds oplossingen te vinden voor een organisator die onvoldoende budget heeft, maar toch een evenement op poten moet zetten. Ik geef enkele mogelijkheden :

• Misschien is het niet echt noodzakelijk om elke keer een gastspreker te hebben. Er zijn tal van andere netwerkconcepten die je kan toepassen tijdens netwerkevents. Wanneer je de evenementen met gastsprekers beperkt tot vb. twee per jaar heb je ook een hoger budget om hieraan te besteden.
• Heb je onvoldoende budget voor een professionele spreker, vraag dan liever een CEO of kaderlid van een groot bedrijf als spreker. Deze mensen krijgen een mooi maandloon en het vertegenwoordigen en promoten van het bedrijf behoort tot hun takenpakket. Deze sprekers zullen met veel plezier een verhaal komen vertellen in ruil voor zichtbaarheid voor hun bedrijf. Hou er wel rekening mee dat het verhaal vaak wat commerciëler getint zal zijn, want uiteraard komen ze in de eerste plaats hun bedrijf promoten.
• Sommige professionele sprekers hebben ook zelf boeken gepubliceerd. Vaak zijn ze bereid om voor een lagere vergoeding een presentatie te geven, mits er minimum een bepaald aantal boeken worden aangekocht. Het gaan dan voor alle duidelijkheid niet om vrije verkoop van boeken tijdens het evenement, maar over een effectieve bestelling vooraf van een afgesproken aantal boeken.
• Ben je op zoek naar een spreker voor een evenement van een school ? Zelf spreek ik regelmatig tegen een minimale onkostenvergoeding voor (hoge)scholen en universiteiten, omdat ik het belangrijk vind om mijn boodschap ook mee te geven aan de volgende generaties van ondernemers. Heel wat professionele sprekers hebben een warm hart voor het onderwijs en zijn meer dan bereid om deze bijdrage te leveren.