Z kursu: Outlook: Wydajne zarządzanie pocztą e-mail

Zarządzanie pocztą e-mail

Z kursu: Outlook: Wydajne zarządzanie pocztą e-mail

Zacznij mój 1. bezpłatny miesiąc Kup dla mojego zespołu

Zarządzanie pocztą e-mail

“

- [Instruktor] Kiedy myślimy o wydajności poczty e-mail, zarządzaniu pocztą e-mail w programie Outlook lub innym w pełni funkcjonalnym programie pocztowym, o czym tak naprawdę mówimy? Istnieje pięć różnych funkcji lub zestawów narzędzi, których ty i ja możemy użyć, aby stać się nie tylko bardziej wydajnymi, ale niezwykle skutecznymi w oswajaniu naszych dzikich skrzynek odbiorczych. Po pierwsze, możemy skonfigurować program Outlook tak, aby najlepiej obsługiwał przegląd poczty e-mail w sposób, w jaki patrzymy na naszą pocztę e-mail. Na przykład, jeśli nie używamy okienka odczytu, możemy chcieć je włączyć tylko dlatego, że możemy je dostosować tak, aby podczas korzystania z okienka odczytu działy się inne rzeczy. Program Outlook oznacza wiadomości jako przeczytane ze względu na sposób ich odczytania oraz ze względu na konfigurację lub dostosowanie, które wykonaliśmy. Ale kiedy mamy dużo wiadomości, musimy również mieć zestaw narzędzi, które pozwalają nam skutecznie przetwarzać ilości wiadomości e-mail, a nie pojedynczo, gdy je czytamy. W związku z tym możemy również tworzyć widoki, które pozwalają nam przeglądać naszą wiadomość e-mail według nadawcy, daty, firmy, z której pochodzi. Możemy stworzyć wiele widoków, które ułatwią nam znajdowanie e-maili i przetwarzanie naszych e-maili. W programie Outlook jest widok konwersacji, który jest niezwykle potężnym narzędziem do recenzowania i jest to jedna z pierwszych rzeczy, które pokażę ci, jak wykorzystać. Po tym, jak poczujemy się komfortowo z widokami, przejdziemy do tworzenia folderów. Niezależnie od tego, czy tworzysz foldery w Skrzynce odbiorczej, czy tworzysz foldery w Archiwach i używasz ich głównie do przechowywania wiadomości, z którymi skończyłeś, foldery są zaawansowane. Foldery pozwalają nam skupić się na wiadomościach w konkretnym kontenerze w określony sposób. Możesz utworzyć foldery, w których przechowywane są wiadomości związane z produktem, klientem, cykliczne lub wszystkie wiadomości od szefa. Bez względu na to, gdzie przechowujemy nasze wiadomości, możemy je oznaczyć na cztery różne sposoby, abyśmy mogli łatwo śledzić, wyszukiwać i filtrować ich status przeczytanych lub nieprzeczytanych, działania, które chcemy z nimi podjąć, oraz jak długo powinny być przechowywane, czy powinny zostać usunięte. Na koniec skupimy się na piątym obszarze, czyli wbudowanych narzędziach w Outlooku, które pozwalają nam zautomatyzować sposób pracy z pocztą e-mail. Pierwszym z tych narzędzi są szybkie kroki, takie jak makra, ale działają one w programie Outlook, a nie w programie Word lub Excel. Możemy również tworzyć niestandardowe reguły, które można wykorzystać na wiele sposobów, do zarządzania wiadomościami, przenoszenia wiadomości, odpowiadania na wiadomości i zarządzania pocztą e-mail nawet wtedy, gdy jesteśmy poza biurem.

Spis treści