Supporting the migration to S/4 HANA without negative impact on operations – #InfyTeamsInAction

In the world of IT, change is the only constant, and the Digital Transformation Services (DTS) team consistently leads the charge in these transformations. Our latest endeavor, migrating a system from SAP ERP to SAP S/4 HANA for one of our clients, posed a challenge that required not only technical precision but also a creative approach. The phasing out of support for older SAP versions by 2027 put many companies in a position where migration became a necessity – the DTS team eagerly took on the task of supporting our client through this complex process. 

The Natural Course of Things  

The digital era brings with it the need to adapt to constant changes. Above all, this means creating smooth, end-to-end solutions based on customer experience. For our client, this meant upgrading their current SAP ERP system to the S/4 HANA version. The most crucial aspect of this digital transformation was ensuring optimal functionality for decades to come. 

From A to Z 

The Digital Transformation Services team opted for a plan that allowed to achieve the time needed to complete the project and reduced potential disruptions for all 33 involved entities. The project began with the creation of a detailed system plan, clearly defining the requirements for business processes. The next step was setting the project timetable and preparing the test environment. An important part of the process was also training: first for key users, so they could effectively work with the new system, and later for all end-users, to provide them with support at the system's go-live. The team also carried out integration tests, prepared for data migration, and supported users after the new system was implemented. 

Optimal Workflow 

Over 700 individuals on the client's side, including IT staff, business users, and external partners who led the implementation and provided technical support, were responsible for achieving the project's goals. Depending on the stage, the DTS team together with supporting roles, comprising 5 to 10 people, provided support at several levels, involving the PMO (Project Management Office), F&A domain experts, and the TSG team. Domain key users were engaged in defining business process requirements, offering feedback, and assisting with data conversion. Meanwhile, the project manager ensured smooth communication and logistics, while technology leaders focused on identifying and implementing necessary automations. 

Together for Success 

The project's success was made possible through continuous engagement and collaboration between the teams. The data migration proceeded smoothly, and the ERP system experienced no downtime, a direct result of meticulously planned tests and migration. The team's experience was key in anticipating potential problems and ensuring everything proceeded according to plan. Support for end-users not only facilitated the transition to the new SAP S/4 HANA system but also ensured they could fully utilize its new features. The result? Improved daily operations and opened doors for future enhancements. 

Turn up trumps 

The work of the DTS team on this project is a testament to how solid technical foundations, well-thought-out strategy, and effective communication can lead to tangible successes. From beginning to end, the project was carried out with a focus on reliable and efficient migration, exceeding expectations and impressing us all. Every team member demonstrated full commitment, professionalism, and exceptional results, which not only resulted in the necessary system update but also brought significant savings to the client. The next-generation processes implemented not only streamline and integrate business operations but also pave the way for future evolution and further benefits.  

This achievement proves that the Digital Transformation Services team can handle even the most demanding digital transformation projects, providing clients not only with modern solutions but also with operational stability. We warmly congratulate the DTS team on another excellently executed project.   

— — —

Wsparcie migracji do S/4 HANA bez negatywnego impaktu na operacje

W świecie IT zmiany są jedyną stałą, a zespół Digital Transformation Services (DTS) regularnie stoi na czele tych transformacji. Nasze ostatnie przedsięwzięcie, migracja systemu z SAP ERP do SAP S/4 HANA dla jednego z naszych klientów, było wyzwaniem wymagającym nie tylko technicznej precyzji, ale i kreatywnego podejścia. Wygaszanie wsparcia dla starszych wersji SAP do 2027 roku postawiło wiele firm przed koniecznością migracji – zespół DTS z zapałem podjął się zadania kompleksowego wsparcia naszego klienta w przejściu przez ten skomplikowany proces. 

Naturalna kolej rzeczy   

Era cyfrowa bez wątpienia niesie ze sobą konieczność dostosowywania się do ciągłych zmian. Przede wszystkim jest to konieczność stworzenia rozwiązań płynnych, kompleksowych oraz opartych na customer experience. Dla naszego klienta oznaczało to aktualizację obecnego systemu SAP ERP do wersji S/4 HANA. Najważniejszym aspektem tej transformacji cyfrowej było zagwarantowanie optymalnego funkcjonowania na następne dziesięciolecia. 

Od A do Z 

Zespół Digital Transformation Services zdecydował się na plan, który pozwolił sprostać wymagającym ramom czasowym potrzebnym do ukończenia projektu i ograniczyć ewentualne zakłócenia dla wszystkich 33 zaangażowanych podmiotów. Projekt rozpoczął się od stworzenia szczegółowego planu systemu, z wyraźnie określonymi wymaganiami dotyczącymi procesów biznesowych. Kolejnym krokiem było ustawienie harmonogramu prac i przygotowanie środowiska do testów. Ważną częścią procesu były także szkolenia: najpierw dla kluczowych użytkowników, aby mogli oni efektywnie pracować z nowym systemem, a później dla wszystkich użytkowników końcowych, by zapewnić im wsparcie w momencie uruchomienia systemu, czyli tzw. go-live. Zespół zajmował się również przeprowadzeniem testów integracyjnych, przygotowaniem do migracji danych i wsparciem użytkowników już po wdrożeniu nowego systemu. 

Optymalny sposób pracy   

Za realizację celów klienta odpowiadało po jego stronie ponad 700 osób, w tym pracownicy IT, użytkownicy biznesowi i partnerzy zewnętrzni, którzy kierowali wdrożeniem i zapewniali wsparcie techniczne. Zespół DTS wraz z innymi wspierającymi rolami z Infosys, licząc od 5 do 10 osób w zależności od etapu, zapewniał wsparcie na wielu poziomach, angażując w proces PMO (Project Management Office), ekspertów domenowych F&A oraz zespół TSG. 

Kluczowi użytkownicy domenowi byli zaangażowani w definiowanie wymagań procesów biznesowych, dostarczanie feedbacku i pomoc w konwersji danych. W tym czasie menedżer projektu dbał o płynną komunikację i logistykę, podczas gdy liderzy technologiczni skupiali się na identyfikacji i wdrażaniu niezbędnych automatyzacji. 

Razem dla sukcesu   

Sukces tego projektu był możliwy dzięki ciągłemu zaangażowaniu i współpracy kilku zespołów. Migracja danych przebiegła płynnie, a system ERP nie doświadczył żadnych przestojów, co było bezpośrednim wynikiem starannie zaplanowanych testów i migracji. Kluczowe okazało się doświadczenie zespołu, które pozwoliło na wyprzedzenie potencjalnych problemów i zapewnienie, że wszystko idzie zgodnie z planem. Wsparcie dla użytkowników końcowych nie tylko ułatwiło przejście na nowy system SAP S/4 HANA, ale również zapewniło, że mogą oni w pełni wykorzystać jego nowe funkcje. Efekt? Ulepszone codzienne operacje i otwarte drzwi dla przyszłych usprawnień. 

Współpraca na medal 

Praca zespołu DTS nad tym projektem to przykład, jak solidne techniczne podstawy, dobrze przemyślana strategia i skuteczna komunikacja mogą przekładać się na realne sukcesy. Od początku do końca, projekt był prowadzony z myślą o celu – niezawodnej i efektywnej migracji, która nie tylko sprostała oczekiwaniom, ale je przekroczyła. Jesteśmy pod wrażeniem efektu! 

Każdy członek zespołu wykazał się pełnym zaangażowaniem, profesjonalizmem i znakomitymi rezultatami, co nie tylko zaowocowało niezbędną aktualizacją systemu, ale także przyniosło klientowi ogromne oszczędności. Wdrożone procesy nowej generacji nie tylko usprawniają i integrują działania biznesowe, ale również otwierają możliwości dla przyszłej ewolucji i dalszych korzyści.  

Zespół Digital Transformation Services jest w stanie sprostać nawet najbardziej wymagającym projektom transformacji cyfrowej, zapewniając klientom nie tylko nowoczesne rozwiązania, ale i stabilność ich operacji.  Serdecznie gratulujemy zespołowi DTS kolejnego, doskonale przeprowadzonego projektu.