Lidar com um cliente que continua alterando o escopo do projeto. Você está preparado para enfrentar os desafios do prazo?

2 Estabeleça limites

Definir limites é uma maneira proativa de gerenciar o aumento do escopo. Comece definindo limites e entregas claras do projeto em seu contrato ou acordo. Quando um cliente solicitar alterações, consulte este documento. É o seu roteiro para o projeto e um lembrete do que foi inicialmente acordado. Se forem necessárias alterações, discuta como elas afetarão os cronogramas e custos do projeto e certifique-se de que quaisquer alterações sejam mutuamente acordadas por escrito. Esse processo ajuda a evitar mal-entendidos e prepara o terreno para a conclusão bem-sucedida do projeto.

3 Comunique-se com frequência

A comunicação frequente com seu cliente é essencial para gerenciar as expectativas e manter o projeto no caminho certo. Quando surgirem alterações de escopo, inicie uma conversa imediatamente. Discuta as razões por trás das mudanças, sua necessidade e possíveis alternativas. Esse diálogo pode ajudá-lo a descobrir as necessidades subjacentes que impulsionam a alteração do escopo e encontrar soluções que satisfaçam o cliente, mantendo a integridade do projeto. Lembre-se, a comunicação eficaz não é apenas falar; trata-se de ouvir, entender e responder adequadamente.

4 Seja flexível

A flexibilidade pode ser sua aliada para lidar com mudanças de escopo. Embora seja importante aderir aos parâmetros acordados, às vezes ser muito rígido pode prejudicar as relações com os clientes. Avalie cada solicitação de mudança por seus méritos e considere os benefícios potenciais que ela pode trazer para o projeto. Se você decidir acomodar a mudança, certifique-se de ajustar os planos, cronogramas e orçamentos do projeto de acordo. Essa flexibilidade demonstra seu compromisso em agregar valor ao seu cliente e, ao mesmo tempo, proteger o sucesso do seu projeto.

5 Oferecer alternativas

Quando confrontado com mudanças de escopo que podem inviabilizar seu projeto, ofereça alternativas. Isso pode variar desde a eliminação gradual de certos recursos até a priorização de outros ou até mesmo a sugestão de recursos adicionais para atender a novas demandas. Ao apresentar opções, você mostra ao seu cliente que está disposto a trabalhar com ele para encontrar uma solução que funcione para ambas as partes. É um ato de equilíbrio entre acomodar suas necessidades e manter a viabilidade do projeto.