Como você pode ajudar os membros da equipe a melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo?

1 Estabeleça metas claras e realistas

Um dos primeiros passos para melhorar a gestão do tempo é definir o que você quer alcançar e como você vai medir o seu progresso. Definir metas claras e realistas ajuda sua equipe a se concentrar nas tarefas mais importantes, priorizar sua carga de trabalho e evitar distrações. Você pode usar a estrutura SMART para definir metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e limitadas ao tempo. Por exemplo, em vez de dizer "Melhorar o desempenho do algoritmo", você pode dizer "Reduzir o tempo de execução do algoritmo em 10% dentro de duas semanas".

2 Divida tarefas grandes em tarefas menores

Outra maneira de melhorar a gestão do tempo é dividir tarefas grandes e complexas em tarefas menores e mais gerenciáveis. Isso ajuda sua equipe a evitar se sentir sobrecarregada, procrastinar ou perder o controle dos detalhes. Você pode usar uma estrutura de detalhamento de trabalho (WBS) para dividir um projeto em fases, entregas e atividades. Por exemplo, você pode dividir a tarefa de desenvolver um aplicativo Web em projetar a interface do usuário, codificar o back-end, testar a funcionalidade e implantar o aplicativo.

3 Criar e seguir uma agenda

Depois de definir suas metas e tarefas, você precisa criar e seguir um cronograma que aloca tempo para cada atividade. Criar e seguir um cronograma ajuda sua equipe a planejar com antecedência, manter o controle e cumprir prazos. Você pode usar um calendário, uma planilha ou uma ferramenta de gerenciamento de projetos para criar e atualizar sua agenda. Por exemplo, você pode usar o Google Agenda para criar eventos, lembretes e notificações para suas tarefas.

4 Delegue e colabore

Outra dica para melhorar a gestão do tempo é delegar e colaborar com os membros da sua equipe. Delegar e colaborar ajuda sua equipe a aproveitar seus pontos fortes, compartilhar seus conhecimentos e reduzir sua carga de trabalho. Você pode usar uma matriz RACI para atribuir funções e responsabilidades para cada tarefa. RACI significa Responsável, Responsável, Consultado e Informado. Por exemplo, você pode atribuir uma pessoa como responsável pela codificação de um recurso, outra pessoa como responsável pela revisão do código e outras como consultadas ou informadas sobre o progresso.

5 Evite multitarefas e distrações

Uma das armadilhas comuns do gerenciamento de tempo é a multitarefa e as distrações. Multitarefas e distrações podem reduzir a produtividade, a qualidade e a eficiência da sua equipe. Você pode evitar multitarefas e distrações concentrando-se em uma tarefa de cada vez, estabelecendo limites e minimizando interrupções. Por exemplo, você pode usar a técnica Pomodoro para trabalhar em rajadas curtas de 25 minutos seguidas de intervalos de 5 minutos. Você também pode desativar notificações, fechar guias desnecessárias e comunicar sua disponibilidade à sua equipe.

6 Revisar e melhorar

A dica final para melhorar a gestão do tempo é rever e melhorar o seu desempenho. Revisar e melhorar ajuda sua equipe a aprender com seus erros, celebrar suas conquistas e identificar áreas de melhoria. Você pode usar um loop de feedback para coletar e analisar dados, implementar alterações e medir os resultados. Por exemplo, você pode usar uma pesquisa, uma reunião ou um relatório para coletar comentários de sua equipe, clientes ou partes interessadas. Você também pode usar um painel, um gráfico ou uma métrica para acompanhar seus resultados e metas.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?