Como você pode deixar uma caixa postal profissional para alguém de outra cultura?

1 Pesquise a cultura

Antes de ligar, pesquise um pouco sobre a cultura da pessoa que você está tentando alcançar. Você pode descobrir algumas informações importantes, como como abordá-los, que tom usar, quais tópicos evitar e por quanto tempo fazer sua mensagem. Por exemplo, algumas culturas preferem títulos formais e saudações, enquanto outras são mais casuais e amigáveis. Algumas culturas podem apreciar conversas pequenas e detalhes pessoais, enquanto outras podem preferir ir direto ao ponto. Algumas culturas podem esperar que você declare seu nome e propósito no início da mensagem, enquanto outras podem querer que você se apresente no final.

2 Planeje sua mensagem

Depois de ter algum conhecimento prévio sobre a cultura, planeje sua mensagem com antecedência. Anote os principais pontos que você deseja transmitir, como seu nome, sua organização, seu motivo para ligar e seus detalhes de contato. Tente manter sua mensagem concisa e relevante, e evite jargões, gírias ou expressões idiomáticas que possam confundir ou ofender o ouvinte. Além disso, considere a diferença de horário e o melhor horário para ligar e evite ligar durante feriados, fins de semana ou horas tardias.

3 Grave sua mensagem

Quando estiver pronto para gravar sua mensagem, fale devagar, com clareza e educação. Use um tom amigável e respeitoso e evite qualquer sarcasmo, humor ou crítica que possa ser mal interpretada. Comece com uma saudação que corresponda à cultura e indique seu nome e organização. Em seguida, explique por que você está ligando e o que você precisa do ouvinte. Se você tem um prazo ou um pedido, seja específico e assertivo, mas não agressivo ou grosseiro. Termine com um agradecimento e uma chamada para ação, como pedir que liguem para você ou enviem um e-mail. Repita seus dados de contato e diga adeus.

4 Revise sua mensagem

Antes de desligar, ouça sua mensagem e verifique se ela soa profissional, respeitosa e clara. Se você não estiver satisfeito com sua mensagem, você pode excluí-la e tentar novamente. Se você estiver satisfeito com sua mensagem, pressione o botão apropriado para enviá-la. Certifique-se de confirmar que sua mensagem foi enviada com sucesso e mantenha um registro de sua chamada para referência futura.

5 Acompanhar

Depois de deixar sua caixa postal, siga com um e-mail ou uma mensagem de texto que resuma sua mensagem e reitere seus detalhes de contato. Dessa forma, você pode aumentar as chances de obter uma resposta e mostrar que está interessado e respeitoso. No entanto, não envie muitas mensagens ou ligue com muita frequência, pois isso pode ser visto como irritante ou intrusivo por algumas culturas. Seja paciente e aguarde um tempo razoável antes de tentar novamente.

Deixar uma caixa postal profissional para alguém de outra cultura pode ser desafiador, mas não impossível. Seguindo essas dicas, você pode se comunicar de forma eficaz e respeitosa por telefone e construir relacionamentos positivos entre culturas.

6 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?