Como você comunica informações confidenciais?

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Informações confidenciais são quaisquer dados ou conhecimentos que sejam sensíveis, proprietários ou legalmente protegidos e que não devam ser divulgados a partes não autorizadas. Como comunicador corporativo, você pode encontrar informações confidenciais em várias situações, como relatórios internos, contratos, fusões, demissões ou gerenciamento de crises. Como você comunica informações confidenciais de forma eficaz e ética, sem comprometer sua credibilidade, confiança ou reputação? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a navegar neste aspecto desafiador da comunicação corporativa.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 7 contribuições. Saiba mais

Stacey Kovalsky, M.S.

Vice President, Global PR & Communications at USPA Global

1 Conheça seu público

Antes de comunicar qualquer informação confidencial, você precisa identificar quem precisa conhecê-la, por que precisa conhecê-la e como irá usá-la. Você também precisa considerar os potenciais riscos e consequências de compartilhar ou vazar as informações, tanto para si mesmo quanto para sua organização. Dependendo do contexto e do nível de confidencialidade, talvez seja necessário obter permissão, assinar um acordo de confidencialidade ou usar um canal seguro para comunicar as informações. Você também deve informar seu público sobre o status de confidencialidade das informações e as expectativas e obrigações que vêm com elas.

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Stacey Kovalsky, M.S.

Vice President, Global PR & Communications at USPA Global
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It may sound simple but one example from a communications perspective is making sure that all written communications are clearly marked 'confidential" whether it's in the subject line of an email, highlighted at the top of a document or watermarked throughout a document. I would also recommend meetings in person wherever possible rather than emails going back and forth that can mistakenly get leaked or shared. NDAs are also critical when working with any type of external vendor or agency. We can also work under attorney-client privilege if used properly.

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Liz Justice

Trustee of CIoJ Welfare Fund and Communications Consultant
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Confidential usually means secret and not to be disclosed. The more people know the more chance of it being released and should only be discussed by the highest levels and any corporate lawyers. A named lead below chief executive may ensure that if the news breaks (and it can) there is an agreed plan of action as you can guarantee it will be at the weekend or late in the evening.

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Gostei

2 Seja claro e conciso

Ao comunicar informações confidenciais, você deve evitar ambiguidades, jargões ou detalhes desnecessários que possam confundir ou enganar seu público. Você também deve evitar especulações, rumores ou opiniões que possam comprometer a precisão ou integridade das informações. Em vez disso, você deve se concentrar nos fatos, no propósito e nas implicações das informações, usando linguagem e formato claros e concisos. Você também deve fornecer fontes, evidências ou referências para apoiar as informações, se aplicável.

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Stacey Kovalsky, M.S.

Vice President, Global PR & Communications at USPA Global
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I like to start drafting my messaging in short bullets which keeps my writing shorter and more concise. Then, if needed, I can build into sentence structure or a proper communications format. You'd be surprised how starting with the simplest facts or points can keep you focused and on point and away from any unnecessary fluff that irritates the message recipient in times of crisis or confusion.

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3 Seja consistente e oportuno

Ao comunicar informações confidenciais, você deve garantir que é consistente e oportuno em suas mensagens e ações. Você deve evitar contradizer, atualizar ou retratar as informações sem um motivo ou explicação válido. Você também deve evitar atrasar, reter ou ocultar as informações do seu público, a menos que haja uma necessidade ou benefício legítimo para fazê-lo. Ao ser consistente e oportuno, você pode construir confiança e credibilidade com seu público e evitar confusões ou mal-entendidos.

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Stacey Kovalsky, M.S.

Vice President, Global PR & Communications at USPA Global
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It's such a fine line between being timely and accurate and being rushed to provide information that you may not know for sure. That's the point of a holding statement in your crisis or issues management plan. Have a holding statement that tells what you do know, but makes clear that more information is coming in and there will be updates as it does. Don't ever let your constituents feel like you are hiding information. There will be understanding if information is still coming in, but not if it's being hidden. There is nothing more important than building trust and credibility in a time of uncertainty of crisis. You can only do this by being trust-worthy.

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4 Seja respeitoso e responsável

Ao comunicar informações confidenciais, você deve respeitar a privacidade, os direitos e os interesses do seu público e de outras partes interessadas envolvidas nas informações. Você também deve respeitar as políticas, leis e ética que regem o uso e a divulgação das informações. Você não deve abusar, usar indevidamente ou explorar as informações para ganho ou vantagem pessoal ou profissional. Você também não deve divulgar ou compartilhar as informações com ninguém que não esteja autorizado ou com o direito de conhecê-las. Ao ser respeitoso e responsável, você pode proteger a si mesmo e sua organização de danos legais, reputacionais ou relacionais.

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Stacey Kovalsky, M.S.

Vice President, Global PR & Communications at USPA Global
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It's not only okay, but important to check with your legal and/or compliance departments on these matters. Communicators are not experts in policies and laws, so before you do something you may not be authorized to do or may not follow privacy law, etc., consult with a professional in this area. Protecting the reputation of your organization is our job, but also we need to be ethical in doing so.

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Gostei

5 Esteja preparado e proativo

Ao comunicar informações confidenciais, você deve estar preparado e proativo para antecipar e responder a quaisquer perguntas, preocupações ou comentários que seu público possa ter. Você também deve estar preparado e proativo para monitorar e gerenciar quaisquer problemas, riscos ou crises que possam surgir da comunicação das informações. Você deve ter um plano de comunicação, estratégia e protocolo claros e eficazes para lidar com quaisquer desafios ou oportunidades que possam surgir da comunicação da informação. Ao estar preparado e proativo, você pode melhorar sua eficácia de comunicação e resultados.

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Stacey Kovalsky, M.S.

Vice President, Global PR & Communications at USPA Global
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This is where a having a strategic issues management or crisis communications plan ready before an 'event' happens comes in. I am working on specific case scenarios right now with placeholders for stakeholders, risks, statements, steps, etc. that can keep our team aligned and on point for each particular scenario should it happen. The last thing you want to have happen is everyone scrambling with no plan in place. Take a hard look at what could go wrong and plan for it. You will never be sorry for planning but you will be sorry for not.

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2 Seja claro e conciso

3 Seja consistente e oportuno

4 Seja respeitoso e responsável

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