Como documentar os resultados da teleconferência?

1 Prepare-se antes da chamada

Uma das melhores maneiras de documentar os resultados da chamada em conferência é se preparar antes da chamada. Isso significa ter uma agenda clara, definir os objetivos e expectativas da chamada e atribuir papéis e responsabilidades aos participantes. Você também deve ter um modelo ou uma ferramenta para capturar as anotações, como um processador de texto, uma planilha ou um software de gerenciamento de projetos. Ao se preparar antes da chamada, você terá uma estrutura e uma estrutura para documentar os resultados de forma eficiente e precisa.

2 Ouça ativamente e faça perguntas

Durante a teleconferência, você deve ouvir ativamente e fazer perguntas para esclarecer e confirmar as informações. Isso ajudará você a documentar os resultados corretamente e evitar mal-entendidos. Você também deve prestar atenção ao tom, humor e feedback dos participantes, pois eles podem indicar seu nível de concordância, satisfação ou preocupação. Você pode usar sinais verbais e não verbais, como parafrasear, resumir e acenar com a cabeça, para mostrar que está ouvindo e entendendo. Ao ouvir ativamente e fazer perguntas, você documentará os resultados de forma abrangente e respeitosa.

3 Registre os pontos-chave, decisões e itens de ação

Ao ouvir e fazer perguntas, você deve registrar os principais pontos, decisões e itens de ação da teleconferência. Estes são os principais resultados que você precisa documentar e comunicar. Os pontos-chave são as informações, fatos ou dados importantes que são compartilhados ou discutidos durante a chamada. As decisões são os acordos, resoluções ou resultados que são alcançados ou feitos pelos participantes. Os itens de ação são as tarefas, atribuições ou entregas atribuídas ou acordadas pelos participantes. Você deve registrar esses resultados de forma clara, concisa e objetiva, usando marcadores, números ou tabelas.

4 Revise e resuma os resultados

No final da teleconferência, você deve revisar e resumir os resultados documentados. Isso ajudará você a verificar e validar os resultados com os participantes, bem como destacar as principais conclusões e os próximos passos. Você também deve pedir feedback, perguntas ou comentários dos participantes e abordar quaisquer problemas ou preocupações que eles possam ter. Ao revisar e resumir os resultados, você documentará os resultados de forma completa e confiante.

5 Enviar um e-mail de acompanhamento

Após a teleconferência, você deve enviar um e-mail de acompanhamento aos participantes, anexando ou vinculando o documento que contém os resultados. Isso ajudará você a comunicar e confirmar os resultados com os participantes, bem como lembrá-los de seus itens de ação e prazos. Você também deve agradecê-los por sua participação, cooperação e contribuição, e expressar seu interesse ou disponibilidade para mais comunicação ou colaboração. Ao enviar um e-mail de acompanhamento, você documentará os resultados de forma educada e profissional.

6 Atualizar e monitorar os resultados

Finalmente, você deve atualizar e monitorar os resultados que você documentou, pois eles podem mudar ou evoluir ao longo do tempo. Isso significa verificar o status, o progresso ou a conclusão dos itens de ação, bem como relatar ou compartilhar quaisquer atualizações, alterações ou problemas que possam surgir. Você também deve acompanhar os participantes regularmente, seja por telefone, e-mail ou outra chamada em conferência, para garantir que eles estejam no caminho certo, alinhados e responsáveis. Ao atualizar e monitorar os resultados, você documentará os resultados de forma consistente e eficaz.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?