Saiba como manter suas mensagens de correio de voz confidenciais e proteger sua privacidade e reputação com estas dicas sobre etiqueta do telefone.

Further, activate and use Voicemail Dictation where you can read the voicemail rather than listening, especially useful in a public place. It’s also usually faster to read than listen, and makes it easy to note callback numbers and clear next-actions or to identify a voicemail as spam and add the caller to your blocklist.

Como você mantém as mensagens de correio de voz confidenciais?

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As mensagens de correio de voz são uma parte essencial da comunicação por telefone, especialmente quando você não está disponível para atender uma chamada. No entanto, eles também podem conter informações confidenciais ou pessoais que você não deseja compartilhar com outras pessoas. Como você mantém as mensagens de correio de voz confidenciais e protege sua privacidade e reputação? Aqui estão algumas dicas a seguir:

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1 Escolha uma senha segura

O primeiro passo para manter suas mensagens de correio de voz confidenciais é escolher uma senha segura para sua conta de caixa postal. Uma senha segura deve ter pelo menos seis dígitos, não é fácil de adivinhar e é diferente de suas outras senhas. Você também deve alterar sua senha regularmente e evitar anotá-la ou compartilhá-la com qualquer pessoa.

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2 Excluir mensagens antigas

Outra maneira de manter suas mensagens de caixa postal confidenciais é excluir mensagens antigas que você não precisa mais. A exclusão de mensagens antigas liberará espaço na caixa de entrada da caixa postal, reduzirá o risco de acesso não autorizado e impedirá a reprodução indesejada. Você também deve excluir todas as mensagens que contenham informações confidenciais ou pessoais o mais rápido possível.

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3 Usar um fone de ouvido ou fones de ouvido

Se você precisar ouvir suas mensagens de correio de voz em um espaço público ou compartilhado, use um fone de ouvido ou fones de ouvido para evitar perturbar outras pessoas e expor suas mensagens. Um fone de ouvido ou fones de ouvido também ajudarão você a ouvir melhor suas mensagens e evitar perder detalhes importantes. Você também deve diminuir o volume do seu dispositivo e se afastar de áreas barulhentas.

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Grace Dombroski

Manager, Finance at GXO Logistics, Inc.
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4 Grave uma saudação profissional

Outra dica para manter suas mensagens de correio de voz confidenciais é gravar uma saudação profissional que informe os chamadores sobre sua disponibilidade e expectativas. Uma saudação profissional deve ser clara, concisa e educada, e incluir seu nome, o motivo de sua ausência e quando você retornará a chamada. Você também deve evitar dar muitas informações ou convidar os chamadores para deixar mensagens longas.

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5 Revise suas mensagens regularmente

Finalmente, você deve revisar suas mensagens de correio de voz regularmente e respondê-las prontamente. Rever as suas mensagens regularmente irá ajudá-lo a acompanhar as suas chamadas, priorizar as suas tarefas e evitar a perda de prazos. Responder às suas mensagens prontamente mostrará seu respeito, profissionalismo e cortesia com seus interlocutores e evitará mal-entendidos ou conflitos.

Seguindo essas dicas, você pode manter suas mensagens de correio de voz confidenciais e manter uma boa etiqueta telefônica. As mensagens de correio de voz são uma ferramenta valiosa para a comunicação por telefone, mas também requerem cuidados e atenção adequados para proteger sua privacidade e reputação.

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6 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?

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Zoltan Bezeczky

Former Account Manager - BA Philologist in English and American Studies
(editado)
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I have found deeply insightful these tips mentioned in connection to handling voicemails. There is one more thing that I suggest, - which is the importance of emphasizing to your stakeholders the idea of confidentiality. Since using voicemails may inexorably encompass information leaks, the easiest way to preclude such risks from happening is to build a business culture within and without our enterprise where these tools are used only as complementary equipment for exchanging information and merely as an instrument to set up the following necessary action. That said, it might be one of the newly learned premises of contemporary entrepreneurship not to base their information security on the exclusive use of tech tools.

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1 Escolha uma senha segura

2 Excluir mensagens antigas

3 Usar um fone de ouvido ou fones de ouvido

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