Saiba como manter o foco e a paciência quando você enfrenta várias chamadas ou interrupções durante seu dia de trabalho. Siga estas dicas de etiqueta do telefone para lidar com a comunicação do seu telefone de forma eficaz e eficiente.

Keeping your desk organized helps on multiple levels. Tidiness keeps you focused and allows you to use your time efficiently. Proper and consistent organization saves money so you’re not over-ordering supplies. You’ll be less distracted with an uncluttered desk/office space. Being organized looks professional to not only your customers in front of you but also to your coworkers. Lead by example!

Como você se mantém focado e paciente quando várias chamadas ou interrupções chegam?

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A etiqueta por telefone é uma habilidade crucial para quem lida com clientes, clientes ou colegas por telefone. No entanto, pode ser desafiador manter o foco e a paciência quando você enfrenta várias chamadas ou interrupções durante o dia de trabalho. Como você lida com essas situações sem perder seu profissionalismo ou comprometer a qualidade do seu serviço? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a gerenciar sua comunicação telefônica de forma eficaz e eficiente.

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1 Planeje com antecedência

Antes de iniciar seu turno, certifique-se de ter todas as ferramentas e informações necessárias para lidar com suas chamadas. Isso pode incluir um fone de ouvido, um script, um calendário, um sistema CRM, uma folha de perguntas frequentes ou quaisquer outros recursos relevantes. Ter tudo pronto e acessível ajudará você a evitar perder tempo ou se distrair procurando respostas ou alternando entre dispositivos. Além disso, verifique sua caixa postal e e-mail para quaisquer mensagens ou solicitações urgentes que você precisa endereçar ou acompanhar.

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Tanisha Esparza

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Keeping your desk organized helps on multiple levels. Tidiness keeps you focused and allows you to use your time efficiently. Proper and consistent organization saves money so you’re not over-ordering supplies. You’ll be less distracted with an uncluttered desk/office space. Being organized looks professional to not only your customers in front of you but also to your coworkers. Lead by example!

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Joe'Necia Powell, PMP

Girl mom ✨ Future-proofing processes + saving orgs $$$
(editado)
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Thoughtful planning can be the difference between success and failure. Due to the unique responsibilities of remote workers in call center environments, planning is often left for the last minute. You hold the responsibility for planning your tasks before and after work. Lean on your organizational and time management skills to avoid procrastination. Wake up early when you can. Establish a routine to optimize your time before work. Plan for your day in detail, and utilize the benefit of being remote to decorate your work space in a way that makes planning and organizing fun and easy.

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2 Priorize suas chamadas

Nem todas as chamadas são igualmente importantes ou urgentes. Alguns podem exigir atenção imediata, enquanto outros podem esperar ou ser transferidos para outra pessoa. Para priorizar suas ligações, é preciso identificar o propósito, a urgência e as expectativas de cada chamador. Você pode usar um sistema simples de categorizar suas chamadas em A, B e C, onde A é a prioridade mais alta e C é a mais baixa. Por exemplo, uma chamada A pode ser uma reclamação, um reembolso ou um cancelamento, enquanto uma chamada B pode ser uma reserva, uma confirmação ou um feedback, e uma chamada C pode ser uma consulta geral, uma pesquisa ou uma promoção. Depois de ter suas categorias, você pode decidir quais chamadas atender primeiro, quais colocar em espera e quais delegar ou adiar.

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Angelina M.

Sales Enablement @ Druva | Master of Science in Marketing
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-Cold calls to key decision-makers are crucial for potential significant business opportunities. -Prioritize qualified leads that match the ideal customer profile and show genuine interest. -Warm referrals can establish trust and increase the receptiveness of the prospect. -Timely relevance aligns with the prospect's current needs and priorities. -Personalized cold calls and niche market targeting improve effectiveness and relevance.

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3 Comunique-se com clareza

Uma das chaves para a etiqueta do telefone é se comunicar de forma clara e educada com seus chamadores. Isso significa usar um tom amigável e profissional, cumprimentá-los adequadamente, apresentar-se a si mesmo e à sua empresa, ouvir ativamente, fazer perguntas abertas, confirmar seus detalhes e solicitações, resumir os principais pontos e agradecê-los por seu tempo. Isso também significa evitar jargões, gírias, palavras de preenchimento, interrupções ou distrações que possam confundir ou irritar seus interlocutores. Se você precisar colocá-los em espera, transferi-los ou chamá-los de volta, certifique-se de explicar o motivo e pedir sua permissão. Se você encontrar um interlocutor difícil ou irritado, tente ter empatia, pedir desculpas e oferecer uma solução sem escalar a situação.

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4 Multitarefa sabiamente

Às vezes, você pode ter que lidar com mais de uma chamada ou tarefa ao mesmo tempo. Isso pode ser estressante e esmagador, mas também pode ser gerenciável se você multitarefa sabiamente. Multitarefa sabiamente significa saber quando alternar entre tarefas e quando se concentrar em uma tarefa de cada vez. Por exemplo, você pode alternar entre tarefas quando estiver aguardando uma resposta, uma confirmação ou uma transferência, mas deve se concentrar em uma tarefa quando estiver ouvindo, falando ou resolvendo um problema. Para realizar várias tarefas com sabedoria, você também precisa usar ferramentas e técnicas que ajudam a organizar e simplificar seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode usar um fone de ouvido para liberar as mãos, um bloco de notas para anotar anotações e lembretes, um temporizador para acompanhar suas chamadas e uma lista de verificação para garantir que você não perca nenhuma etapa.

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5 Faça pausas

Finalmente, uma das melhores maneiras de manter o foco e a paciência quando várias chamadas ou interrupções chegam é fazer pausas regularmente. Fazer pausas pode ajudá-lo a recarregar suas energias, reduzir seu estresse e melhorar seu humor e desempenho. Você pode fazer pequenas pausas entre as chamadas ou pausas mais longas durante o almoço ou o café. Durante os intervalos, você pode fazer alguns exercícios de alongamento, respiração ou relaxamento, beber água ou chá, comer alguns lanches saudáveis ou conversar com seus colegas ou amigos. Fazer pausas também pode ajudá-lo a prevenir o esgotamento e manter a etiqueta do telefone a longo prazo.

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Joe'Necia Powell, PMP

Girl mom ✨ Future-proofing processes + saving orgs $$$
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If you work remotely, try to work in a dynamic environment: - Invest in stationary exercise equipment - Invest in a sit-stand desk - (With or without the desk) Alternate sitting and standing every hour or so to keep your blood flowing - (With or without the desk) Use a foot stool when seated, and a floor mat when standing You can make your workspace more dynamic and prevent the fatigue we experience after sitting for 8+ hours every day, following these tips and adapting your routine to fit what works best for you.

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1 Planeje com antecedência

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3 Comunique-se com clareza

4 Multitarefa sabiamente

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