Last updated on 13 de mar. de 2024

O que você faz se seu projeto colaborativo estiver com dificuldades com gerenciamento e delegação de tarefas?

Alimentado por IA e pela comunidade do LinkedIn

Quando um projeto colaborativo atinge um obstáculo com o gerenciamento de tarefas e delegação, pode parecer navegar por uma tempestade. Você não está sozinho nisso; Muitas equipes passam por desafios semelhantes. A chave é abordar a situação estrategicamente, garantindo que as linhas de comunicação estejam abertas e os papéis sejam claramente definidos. Nas seções a seguir, você encontrará etapas acionáveis para ajudar sua equipe a recuperar o controle, simplificar processos e promover um ambiente de trabalho mais eficiente. Lembre-se, o objetivo é transformar o caos em clareza e transformar a luta em estratégia.

Pontos principais deste artigo

Implement project tools:

Introduce a project management tool that's tailored to your team's needs, offering features like task assignment and progress monitoring, to streamline workflow and enhance collaboration.
Diagnose the disconnect:

Have candid conversations with other departments to understand their shifting priorities and how these impact your joint timelines, fostering trust and better alignment.

Este resumo é fornecido pela IA e por esses especialistas

1 Avaliar a situação

Comece dando um passo atrás para avaliar o estado atual do seu projeto. Reúna sua equipe e discuta abertamente os desafios que você enfrenta com o gerenciamento e a delegação de tarefas. É crucial identificar as causas profundas da luta, sejam responsabilidades pouco claras, membros da equipe sobrecarregados ou fluxos de trabalho ineficientes. Essa avaliação fornecerá uma imagem mais clara do que está dando errado e servirá como base para o desenvolvimento de um plano para seguir em frente.

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Timothy H.

Communications | Public Relations | Social Media | Brand | Culture | Digital Transformation and AI
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Given it’s a collaborative project, determine whether priorities of other departments’ team members have shifted and that affects their ability to deliver against timelines. The openness and honesty to share what their own manager prioritises depends greatly on how much they trust and are comfortable with you and your leadership and management style. Knowing what exactly is proving a challenge sometimes may not be that simple and straightforward.

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2 Diálogo Aberto

A comunicação é a tábua de salvação de qualquer projeto de sucesso, portanto, crie um ambiente onde os membros da equipe se sintam confortáveis para compartilhar seus pensamentos e preocupações. Incentive o diálogo aberto, pedindo feedback sobre o que poderia melhorar a gestão e a delegação de tarefas. Ouça ativamente e reconheça as questões levantadas. Esta etapa não é apenas sobre encontrar soluções rápidas, mas sobre entender as perspectivas e experiências de sua equipe para promover uma cultura de colaboração.

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Heather Catalino Tansley, EdD, LPCMH

Strategic Communication Leader, Educator & Mental Health Professional with a Passion for Student Success
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As a leader, it is essential to set the right tone in order to be able to assess the situation and have open dialogue about potential solutions for bringing the project back on track. Teams that feel like they are being scolded or blamed will be less inclined to offer up ideas. Creating a culture of curiosity and where it is ok to make mistakes will breed creativity and innovation!

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3 Esclarecer funções

Esclarecer as funções dentro da equipe é essencial para o gerenciamento eficaz de tarefas. Garantir que cada membro compreenda suas responsabilidades e as expectativas associadas ao seu papel. Se necessário, redefina as funções para melhor se alinhar com os pontos fortes individuais e as necessidades do projeto. A definição clara de funções ajuda a evitar sobreposições e confusões, tornando mais fácil para os membros da equipe se concentrarem em suas tarefas e contribuírem para o sucesso do projeto.

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Chared Verschuur, MA MSc

Experienced social impact-driven communication professional • Inclusive communication & leadership (belonging at work) consultant • Certified coach & facilitator • Board Director, IABC EMENA • Multilingual 🇵🇭🇬🇧🇳🇱
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In my experience, a RACI chart helps a lot in clarifying roles. RACI stands for responsible, accountable, consulted and informed. When this chart is accessible and visible to the team, roles are clear to everyone involved.

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4 Definir prioridades

Com os papéis esclarecidos, o próximo passo é definir prioridades claras para o projeto. Determine quais tarefas são críticas e devem ser abordadas primeiro e quais podem ser adiadas ou delegadas. Essa priorização orientará sua equipe a gerenciar sua carga de trabalho de forma mais eficaz e garantirá que todos estejam trabalhando para os mesmos objetivos. Também ajuda na tomada de decisões informadas quando novas tarefas surgem ou quando os recursos são limitados.

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Heather Catalino Tansley, EdD, LPCMH

Strategic Communication Leader, Educator & Mental Health Professional with a Passion for Student Success
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If you have more than 3 priorities, you have no priorities. Sometimes moving a project forward is about identifying what small steps can be taken immediately to move toward the end goal. Those small steps can breath life back into a project and build momentum to get the work done.

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5 Implementar ferramentas

Aproveite a tecnologia implementando ferramentas de gerenciamento de projetos que facilitam o melhor gerenciamento e delegação de tarefas. Essas ferramentas podem ajudar sua equipe a se manter organizada, acompanhar o progresso e se comunicar com mais eficiência. Escolha uma ferramenta que atenda às necessidades e preferências de sua equipe e certifique-se de que todos estejam treinados sobre como usá-la de forma eficaz. A ferramenta certa pode fazer uma diferença significativa na forma como sua equipe colabora e gerencia tarefas.

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Dr. Saleh ASHRM

💡 LinkedIn Top Voice | Ambassador | Ph.D in Accounting | Financial Manager | Accounts Manager | Lecturer | Data Analyst | Supporting ESG Sustainability by Innovative Financial Strategies and Effective Risk Management
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Implementing tools for task management involves several steps: 1. Research: Find tools with task assignment, progress tracking. 2. Selection: Choose a tool that suits your project's size, complexity, and budget. 3. Training: Provide comprehensive training to ensure everyone understands the tool's features and benefits. 4. Customization: Customize the tool to fit your project's specific needs. 5. Integration: Integrate the tool with other relevant systems to enhance efficiency. 6. Communication: Encourage open communication through the tool for task assignment, deadline setting, and progress updates. 7. Monitoring: Regularly monitor tool usage and gather feedback to refine processes.

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6 Monitorar o progresso

Por último, estabeleça um sistema de acompanhamento dos progressos e de resolução dos problemas à medida que estes surgem. Check-ins regulares e relatórios de progresso podem ajudar a manter todos no caminho certo e permitir que ajustes sejam feitos quando necessário. Essa avaliação contínua não apenas garante que as tarefas estão sendo gerenciadas corretamente, mas também reforça a responsabilidade dentro da equipe. É uma maneira de celebrar os sucessos e aprender com os contratempos, melhorando continuamente sua abordagem de gerenciamento de tarefas e delegação.

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7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?

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1 Avaliar a situação

2 Diálogo Aberto

3 Esclarecer funções

4 Definir prioridades

5 Implementar ferramentas

6 Monitorar o progresso

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