Last updated on 4 de jul. de 2024

O cronograma do seu projeto de construção está em risco. Como você lida com solicitações de clientes que podem atrasar a conclusão?

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Gerenciar um projeto de construção é semelhante a reger uma orquestra; o tempo é tudo. Como gerente de construção, você é o maestro que garante que cada seção esteja sincronizada para criar uma conclusão harmoniosa. Mas e se o cliente bater em você com um pedido equivalente a um solo de última hora? É um cenário comum que pode desorganizar o cronograma do seu projeto. A chave para lidar com essas solicitações sem perder o ritmo está na flexibilidade, comunicação e planejamento estratégico. Você deve navegar por essas solicitações com uma mistura de diplomacia e firmeza, sempre mantendo os objetivos do projeto em vista.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 8 contribuições. Saiba mais

1 Avalie o impacto

Ao se deparar com solicitações de clientes que podem atrasar seu projeto, o primeiro passo é avaliar minuciosamente o impacto. Considere as implicações da solicitação no cronograma, orçamento e recursos. Avalie se a mudança é crítica para o sucesso do projeto ou se é algo bom de se ter. Às vezes, o que parece ser um pequeno ajuste pode ter um efeito cascata, causando atrasos significativos. É sua responsabilidade analisar esses resultados potenciais e apresentá-los ao cliente, garantindo que ele entenda as consequências de suas demandas.

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Hany Elmancy, MSc, BSC, SFC, SSYB, PE, PMP, MBA

Senior Program Control | PMO Consultant | Planning & Project Control | Risk Manager | Delay Analysis Expert | Forensic Planner and claim specialist | Instructor | PMC-Senior Portfolio Controls | Public Speaker
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Evaluate how the client's request will affect the project timeline, budget, and resources. Determine the feasibility of incorporating the changes without compromising the overall project delivery.

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Gostei
Suly Encalada, LCAM

Director of Business Development at SOCOTEC USA
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In project management, addressing client requests that may delay a project requires a thorough impact assessment. Evaluate the request's effects on the schedule, budget, and resources, and determine if the change is critical to the project's success or a 'nice-to-have'. Minor tweaks can cause significant delays due to their ripple effects. As project managers, it's our responsibility to analyze these outcomes and present them clearly to the client, ensuring they understand the consequences of their demands. This approach helps maintain project integrity while managing client expectations effectively.

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2 Diálogo com o cliente

A comunicação aberta e honesta com o cliente é crucial quando suas solicitações correm o risco de atrasar o projeto. Envolva-se em um diálogo transparente e educativo. Explique os possíveis atrasos em termos de custo e tempo e forneça alternativas que possam satisfazer suas necessidades sem atrapalhar o cronograma. Lembre-se, seu papel é orientar o cliente durante o processo de tomada de decisão, ajudando-o a entender as compensações envolvidas em sua solicitação.

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Hany Elmancy, MSc, BSC, SFC, SSYB, PE, PMP, MBA

Senior Program Control | PMO Consultant | Planning & Project Control | Risk Manager | Delay Analysis Expert | Forensic Planner and claim specialist | Instructor | PMC-Senior Portfolio Controls | Public Speaker
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Have an open discussion with the client to explain the potential delays and implications of their requests. Ensure they understand the trade-offs and the possible impact on the project completion date.

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Suly Encalada, LCAM

Director of Business Development at SOCOTEC USA
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Effective communication with the client is essential when their requests might delay the project. Foster a dialogue that is both transparent and educational. Clearly explain potential delays in terms of cost and time, and offer alternatives that could meet their needs without disrupting the timeline. As project managers, our role is to guide clients through the decision-making process, ensuring they understand the trade-offs involved. This approach not only manages client expectations but also maintains the project's momentum and integrity.

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3 Priorizar tarefas

Se acomodar a solicitação do cliente for inevitável, priorize as tarefas para mitigar atrasos. Examine o cronograma do projeto para identificar atividades não críticas que podem ser reprogramadas. Procure oportunidades para acelerar ou sobrepor tarefas sem comprometer a segurança ou a qualidade. Ao reorganizar o fluxo de trabalho, você pode absorver alguns dos impactos e manter o projeto avançando da maneira mais eficiente possível.

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Suly Encalada, LCAM

Director of Business Development at SOCOTEC USA
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When accommodating a client's request is unavoidable, prioritizing tasks becomes crucial to minimize delays. Assess the project schedule to pinpoint non-critical activities that can be deferred. Seek opportunities to fast-track or overlap tasks without compromising safety or quality. By reorganizing the workflow strategically, you can absorb some of the impacts and maintain project momentum, ensuring it progresses as efficiently as possible. This approach helps in balancing the client's needs with project timelines, maintaining both efficiency and quality.

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Hany Elmancy, MSc, BSC, SFC, SSYB, PE, PMP, MBA

Senior Program Control | PMO Consultant | Planning & Project Control | Risk Manager | Delay Analysis Expert | Forensic Planner and claim specialist | Instructor | PMC-Senior Portfolio Controls | Public Speaker
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Prioritize critical tasks that align with the project's original timeline. Determine which requests are essential and which can be deferred or adjusted to minimize delays.

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Durva Bhosle

Construction Project Management | Architect | Masters in Project Management student at Northeastern University
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If accommodating the client's request is inevitable, prioritize tasks to mitigate delays. Examine the project schedule to identify non-critical activities that can be rescheduled. Look for opportunities to fast-track or overlap tasks without compromising safety or quality. By reorganizing the workflow, you can absorb some of the impacts and keep the project moving forward as efficiently as possible. This approach ensures that essential tasks remain on track while accommodating changes, maintaining project momentum, and meeting client needs.

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4 Aproveite a tecnologia

Adotar a tecnologia pode ser um divisor de águas ao gerenciar solicitações inesperadas de clientes. Use o software de gerenciamento de projetos para atualizar rapidamente os cronogramas e comunicar as alterações à sua equipe. As ferramentas digitais também podem ajudá-lo a simular diferentes cenários, permitindo que você apresente opções claras ao seu cliente. Com a tecnologia ao seu alcance, você pode tomar decisões informadas rapidamente, mantendo seu projeto no caminho certo.

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5 Negociar termos

Às vezes, é necessário negociar novos termos com o cliente para acomodar suas mudanças. Isso pode envolver estender prazos, aumentar o orçamento ou modificar o escopo do trabalho. Esteja preparado para discutir esses ajustes abertamente e garantir que quaisquer novos acordos sejam documentados. A negociação é um ato de equilíbrio; Você deseja manter a satisfação do cliente e, ao mesmo tempo, proteger sua equipe de expectativas irrealistas.

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Raine Gerber

General Manager | Quantum Contract Solutions | Construction Contract Reviews, Negotiation and Management
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Things go wrong - you could be asked to step in on behalf of another subcontractor or take on additional scope. Never just say yes. Depending on the nature of the request, it could fall completely outside your already agreed terms and pricing. It is important to communicate to your client that you want to help them but in order to be efficient the terms need to be agreed upfront. This includes the timeline, resources and costing. It would be best to negotiate this separately from the rest of the contract. Think of it as a micro project of the project - new resources, teams etc that don't put your existing timeline in jeopardy while still maintaining a good relationship with the client. Open communication here wins the day.

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6 Gerenciar expectativas

Por fim, gerenciar as expectativas é vital para manter um relacionamento positivo com seu cliente, mesmo diante de atrasos. Mantenha-os regularmente informados sobre o progresso e quaisquer problemas que surjam. É melhor que o cliente esteja preparado para um pequeno atraso do que ser pego de surpresa por um significativo. A comunicação constante ajuda a construir confiança e demonstra seu compromisso em entregar o melhor resultado possível, apesar dos desafios.

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1 Avalie o impacto

2 Diálogo com o cliente

3 Priorizar tarefas

4 Aproveite a tecnologia

5 Negociar termos

6 Gerenciar expectativas

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