Last updated on 15 de jul. de 2024

Seu parceiro de local de evento fica aquém dos serviços. Como você vai navegar por esse revés inesperado?

Alimentado por IA e pela comunidade do LinkedIn

Ao planejar um evento, descobrir que o local escolhido não está entregando os serviços prometidos pode parecer um pesadelo. Como planejador de eventos, você tem a tarefa de garantir que tudo corra bem, e um local aquém é um obstáculo significativo. No entanto, com uma abordagem calma e pensamento estratégico, você pode navegar por esse revés inesperado. A chave é avaliar a situação, comunicar-se de forma eficaz e encontrar soluções viáveis para atender às necessidades do seu evento. Lembre-se, sua adaptabilidade como planejador de eventos é crucial para transformar possíveis desastres em sucessos.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 5 contribuições. Saiba mais

1 Avalie rapidamente

Quando confrontado com um local que não atende às expectativas, o tempo é essencial. Avalie rapidamente os serviços ausentes e determine o quão críticos eles são para o seu evento. Esses serviços podem ser adquiridos em outro lugar a curto prazo ou você pode ficar sem eles? Priorize os problemas com base em seu impacto no evento e na experiência de seus convidados. Esta avaliação inicial orientará seus próximos passos e ajudará você a se comunicar de forma eficaz com o contato do local para buscar soluções ou alternativas imediatas.

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Nicole Gajda

Head of Marketing @hypatos.ai
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Sometimes a creative solution is just one step away and can be accessed quickly. In order to get there I can only recommend to clearly communicate your expectations and needs and proactively ask for alternative solutions to fulfill it. A simple "What else could you offer to fulfill xyz" may trigger right thoughts and action steps. Some flexibility and willingness is a prerequisite.

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2 Diálogo aberto

A comunicação aberta e clara com seu parceiro de local é vital. Aborde a conversa com foco em encontrar soluções em vez de atribuir culpa. Explique as discrepâncias entre os serviços prometidos e as ofertas atuais e peça sua ação imediata para corrigir a situação. Seja específico sobre suas necessidades e o prazo com o qual está trabalhando. É essencial manter um comportamento profissional, pois isso pode promover uma atmosfera cooperativa e incentivar o local a trabalhar diligentemente na resolução dos problemas.

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Nicole Gajda

Head of Marketing @hypatos.ai
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In my experience there is always a way to find solutions. If you have a positive mindset and believe that everybody is doing their best in their best intention, you will attract those things accordingly.

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3 Encontre alternativas

Se o local não puder fornecer os serviços que faltam, é hora de procurar alternativas. Confie em sua rede de fornecedores e contatos para encontrar substituições rápidas. Quer se trate de catering, equipamento audiovisual ou decoração, provavelmente há um fornecedor que pode intervir no último minuto. Lembre-se de negociar os custos e expressar a urgência da situação. Sua capacidade de pensar rápido e garantir opções de backup salvará o dia.

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4 Ajustar planos

Às vezes, você deve ajustar seus planos de eventos para acomodar a mudança nos serviços. Isso pode significar alterar o layout, o cronograma ou até mesmo as atividades planejadas. Mantenha a experiência de seus hóspedes na vanguarda de quaisquer ajustes que você fizer, garantindo que as mudanças não afetem negativamente sua diversão. Comunique quaisquer mudanças significativas aos participantes o mais rápido possível para gerenciar as expectativas e manter a confiança.

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Nicole Gajda

Head of Marketing @hypatos.ai
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One very important point here is to distinguish between the information that was accessible externally already and what has only been an internal plan. Sometimes you may encounter that you are dealing first and foremost with internal changes, depending on which phase you are in planning. Therefore, make sure to not over-communicate either and only provide relevant updates really needed.

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5 Aproveite o trabalho em equipe

Sua equipe de eventos pode ser seu maior trunfo em tempos difíceis. Reúna sua equipe e delegue tarefas para resolver o déficit de serviços. Cada membro pode assumir uma responsabilidade específica, seja encontrar um novo fornecedor ou configurar equipamentos de áudio. Trabalhar em conjunto de forma eficiente pode ajudar a superar os obstáculos mais rapidamente e garantir que nenhum detalhe seja esquecido no processo de retificação da situação.

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6 Mantenha-se positivo

Manter uma atitude positiva é crucial ao lidar com contratempos. Sua confiança e otimismo podem inspirar sua equipe e tranquilizar seus clientes de que o evento será um sucesso, apesar dos desafios. Concentre-se nas soluções em vez de se debruçar sobre os problemas. Uma abordagem positiva ajudará você a se manter criativo e engenhoso, o que é essencial para navegar por contratempos inesperados no planejamento de eventos.

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Ashlee Braxton

Global Event Strategist | EMCEE | VIP Hospitality Specialist
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I actually love when this happens because I always say: "THANKS and its okay." Look things happen in life and if you're willing to look for it, then it always happens for a good reason. There's always something better that can happen for you if you allow it. It's too easy to get upset and build bad relationships. Plus it's another way for you to use your brain and come up with plan B. Don't let the small stuff get ya. Just believe that there's something better awaiting you :)

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7 Aqui está o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais você gostaria de acrescentar?

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Laura Notarbartolo
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It's important to think about the long-term relationship with your venue partner. Consider documenting the issues and how they were resolved, then schedule a follow-up meeting to discuss how future events can be better managed. This proactive approach can lead to improved service and stronger partnerships. Also, look into obtaining event insurance that covers unexpected shortfalls in services.

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1 Avalie rapidamente

2 Diálogo aberto

3 Encontre alternativas

4 Ajustar planos

5 Aproveite o trabalho em equipe

6 Mantenha-se positivo

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