Sua equipe e parceiros externos têm expectativas diferentes. Como você pode preencher a lacuna de forma eficaz?

Have a joint workshop/meeting between the external partners and the internal team to discuss implementation plan and understanding of the goals, outcomes and impact of the project. Alternately the team can be sent to visit the external partner for a friendly visit and discussion regarding the project. It will fill any gaps of understanding or expectations of each other and increase the bonhomie.

To bridge the gap between your team and external partners with different expectations, start with open communication to align goals. Clearly define objectives, fostering mutual understanding and respect. Regular check-ins ensure everyone stays on track, while flexibility allows for necessary compromises. Document agreed-upon roles and responsibilities to maintain accountability. By focusing on collaboration and adaptability, you can effectively close the gap and strengthen partnerships.

Esse tipo de problema é sempre relacionado a falha de comunicação. Um problema muito comum em diversos setores e empresas. A primeira atitude a ser tomada, é colocar todas as partes em uma reunião e refazer o alinhamento de expectativas. Após essa atitude, formalize tudo que foi acordado e acompanhe de perto, cada etapa do projeto, garantindo que o acordado será cumprido.

First, make sure you have an internal resource who is responsible for partner relations and bridging the gap with internal teams. This person (or team) can then manage the other processes / steps listed here.

Alinhar as expectativas de um e outro lado é fundamental. E isso acontece a partir do momento que as pessoas têm plena consciência de seus papéis dentro da estrutura dos diferentes projetos para os quais cooperam. Isso pode ser feito presencialmente, através de eventos imersivos, a fim de que se criem laços de cooperação ou mesmo através do uso de ferramentas de planejamento estratégico, como o Miro, com a qual é possível se desenhar fluxos de trabalho compreensíveis Quando equipes conhecem seus papéis e entendem os objetivos da sua função e do projeto em que trabalham como um todo, tornam-se mais criativos e sentem-se mais livres para contribuir com ideias inovadores e que melhorem tanto a eficiência, quanto a eficácia do trabalho.

A comunicação é eficaz em qualquer projeto e torna-se ainda mais importante quando você ocupa posições de comando, como a coordenação ou gerência. Profissionais que não têm orientação para desenvolver de forma coerente suas funções acabam caindo num limbo de inatividade, o que pode deprimir não só o funcionário em questão, como toda a equipe. E equipes deprimidas porque não se comunicam, não funcionam, não produzem e não atingem os resultados esperados. A comunicação clara, de mão dupla e aberta melhora as relações dentro das equipes, otimiza o ROI, possibilita resultados acima dos planejados e torna o trabalho mais fluido, com equipes que confiam no trabalho umas das outras, posto que atuam alinhadas e em sintonia fina.

Todo projeto bem sucedido parte da premissa de existir sob a égide de um plano estratégico, tático e operacional bem estruturado. Nele, estarão conceitos importantes para o norte que se pretende atingir, como missão, visão, objetivos, metas, análise SWOT, além de estratégias como a análise de Pareto e a 5W2H, a fim de delimitar com clareza quem fará o quê, com que recursos, de que forma, em que prazo e com que finalidade. Entretanto, tais planos não podem ser estanques no tempo. Ao contrário: eles precisam adaptar-se às circunstâncias econômicas, sociais, do nicho do negócio em que atuam, internas e externas que não estejam sob o controle da empresa. Assim, a adaptabilidade e a flexibilidade se tornam ferramentas essenciais.

When building trust it is important to be open and honest. When there is a gap in expectations you will need to address it with an open and honest conversation. Review the expectations with the partner and be honest about the gap and find a solution that meets both the needs. Never over promise best to under promise and over deliver. This will build the trust that is needed. Building the groundwork is key to success with partners as when a set back happens you have built a relations that will be able to come up with the solution.

Construir confiança com parceiros externos exige que ela exista também internamente, visto que uma espelha a outra. Relacionamentos saudáveis são construídos a partir de culturas saudáveis. Tais culturas devem ser baseadas em respeito aos colaboradores, suas necessidades, dores e forças. Devem, ainda, contar com lideranças que tenham consciência do seu papel aglutinador, os quais passem segurança para suas equipes a fim de que se sintam seguras para contribuir e motivadas a reproduzirem com os parceiros externos a mesma confiança que enxergam no ambiente interno. Assim, invista em momentos de confraternização, reuniões de alinhamento, benefícios que elevem a confiança e a saúde mental. Cuide do interno e, assim, cuidará do externo.

Uma visão compartilhada é construída a partir do alinhamento de objetivos e metas que sejam visualizados por todos. Construa isso usando ferramentas gratuitas, tais como o Google Sheets, o Miro e o Trello. Quando eu era Gerente de Estratégias de Comunicação e Marketing p/ mobilização de parcerias e captação de recursos da ONG Gestos, utilizava o Google Sheets, o Trello e o Miro p/ compartilhar informações, metas, objetivos, tarefas e cronogramas. Cito três ocasiões: a campanha de financiamento coletivo de 2020, a formatação de documentos p/ a eleição da Gestos, em 2022, como 1 das 100 Melhores ONGs do Brasil pelo Instituto Doar e o evento pelos 30 anos da ONG, que exigiu a coordenação de esforços conjuntos de equipes diversas.