Você se depara com um cliente contestando uma fatura. Como você lida com o desafio da precisão?

El detalle es lograr identificar la factura en la cual hay discrepancia, ya que la factura es un contrato implícito y se deben cumplir los términos y condiciones, revisar que el producto y/o servicio se entregó y platicar con el cliente cuál es su discrepancia o su desacuerdo, lograr ser empático, pero directo y que se cumpla con los términos y condiciones!

To address a client disputing an invoice, start by fully understanding the issue. Ask for specific details about the dispute, review the invoice in the context of the client’s concerns, and clarify any misunderstandings. This ensures you address the root cause effectively and work towards a fair resolution.

Double-check the invoice details against your records. Ensure that the amounts, services or products listed, dates, and any other pertinent details are accurate and match your agreements or contracts with the client. Compile all relevant documents such as contracts, purchase orders, delivery receipts, emails, and any other communication that supports the accuracy of the invoice. If you find any errors or discrepancies in the invoice, acknowledge them and take steps to correct the invoice. Communicate the corrections to the client promptly.

Acknowledge the client’s concern as soon as possible to show that you take the issue seriously and Show understanding and assure the client that you will investigate the matter thoroughly.

One thing I have found helpful is to request evidence from customer before going into details. Sometimes records might differ from what has been agreed. If that is the case, effective follow-up will add up to our resolution process.

If the invoice is correct, explain the charges clearly and provide the supporting documentation. Highlight how the charges align with the agreed terms and the work or products delivered.

Revise a fatura contestada comparando-a com o contrato, a ordem de serviço ou qualquer outro documento relevante. Confirme se todos os itens e valores estão corretos e se correspondem ao acordado.Garantir que a fatura está correta ou identificar se houve algum erro ou discrepância.

Upon hearing the client’s issue(s) with the invoice, resolution cannot be made, do verify all documentation from both sides looking for any discrepancies from either side. Look for any changes that could’ve been made by either party and not duly noted.

Verifica-se o contrato se esta de acordo com o ocorrido, e se nessa analise, descobrir algo que não estivesse correto, reconhecer e fazer aos seguintes ajuste.

Colete e apresente documentos que comprovem a precisão da fatura, como contratos assinados, comprovantes de entrega, e-mails de confirmação, e relatórios de serviços prestados. Demonstrar com provas que a fatura está correta e justificar os valores cobrados.

Fast obtain evidence through setting up an automated paper trail system that records all transactions and communications in real-time. Enforce computerized systems such as customer interface and invoicing systems to acquire and consolidate substantiation promptly to enable quick, precise, and accurate data for resolving issues that can protect the trust factor.

Escreva um e-mail ou faça uma chamada telefônica detalhada explicando os motivos pelos quais a fatura está correta, com base nas evidências que você coletou. Use uma linguagem clara e evite jargões técnicos. Evitar mal-entendidos e garantir que o cliente compreenda sua posição e os detalhes que sustentam a fatura.

Transparency is key! Openly communicating your findings and explaining the invoice breakdown, even if there was an error, shows integrity and builds trust. It's a chance to reinforce your commitment to customer satisfaction, even when addressing challenging situations.

Se houver alguma dúvida legítima ou erro identificado, ofereça uma solução justa, que pode incluir ajustar a fatura, conceder um desconto ou oferecer um crédito para futuras transações. Esteja aberto a discussões e propostas do cliente. Resolver a contestação de maneira que atenda às necessidades do cliente e mantenha uma relação positiva, evitando disputas prolongadas.

Je me rappelle un problème qui se répété à chaque fois sur les factures, que parfois le client refuse. cela arrive lorsque vous avez un client à qui vous adressé un type de document regroupant plusieurs factures ( appelé parfois transmittal ). la somme des tva sur le transmittal n'est pas toujours égale au taux de tva appliqué à la somme des facture ( problème d'arrondi) ce problème d'arrondi ( même quelque Euro ) crée un conflit et parfois le client refuse la facture.

Após resolver a questão, atualize os registros e envie a fatura corrigida ou o acordo finalizado ao cliente. Confirme com o cliente que a resolução foi aceita e que não há mais pendências. Garantir que a questão esteja completamente resolvida e que ambas as partes estejam satisfeitas com a solução.