Você está enfrentando problemas técnicos inesperados em seu evento. Como você pode ajustar o cronograma para garantir o sucesso?

1 Avalie rapidamente

Quando um problema técnico acontece, o primeiro passo é avaliar rapidamente a situação. Determine a natureza e a extensão do problema e como ele afeta a programação do seu evento. É um pequeno soluço ou um grande mau funcionamento? Envolva-se com sua equipe técnica para entender o tempo necessário para uma correção. Com essas informações, você pode começar a refazer sua linha do tempo, priorizando elementos essenciais e identificando quais partes do seu evento podem ser ajustadas ou temporariamente suspensas.

4 Envolva seu público

O engajamento é essencial para manter a atenção do seu público durante as dificuldades técnicas. Tenha um plano para atividades interativas que não exijam tecnologia, como perguntas quebra-gelo ou discussões em grupo. Essas atividades podem ser iniciadas pela equipe do evento ou palestrantes e são excelentes para manter a energia e o foco dos participantes enquanto o trabalho de bastidores está sendo feito para resolver as questões técnicas.

5 Aproveite o suporte

Não hesite em alavancar sua rede de apoio. Se você tiver patrocinadores, parceiros ou fornecedores no evento, veja se eles podem fornecer assistência ou recursos para ajudar a mitigar os problemas técnicos. Eles podem ter equipamentos de backup ou soluções alternativas que podem economizar tempo. Além disso, eles podem se envolver com os participantes, oferecendo oportunidades adicionais de networking ou apresentações improvisadas, contribuindo positivamente para a experiência do evento.

6 Ajustar e Prosseguir

Quando o problema estiver sob controle, ajuste sua linha do tempo de acordo e prossiga com o evento. Certifique-se de que todos os participantes estejam cientes do novo cronograma e do que esperar a seguir. Se certas partes do evento tiverem que ser encurtadas ou omitidas, considere como você pode incorporá-las em eventos futuros ou fornecer o conteúdo aos participantes em outro formato, como downloads digitais ou webinars de acompanhamento.

7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?