Você está navegando por obstáculos imprevistos do projeto. Como você lida com as expectativas do cliente de forma eficaz?

1 Avalie o impacto

Quando surge um obstáculo, o primeiro passo é avaliar seu impacto no escopo, cronograma e orçamento do projeto. Mergulhe fundo no problema, entendendo suas implicações completamente antes de entrar em contato com o cliente. Lembre-se de considerar todos os resultados possíveis e preparar uma série de soluções. Essa preparação garante que, ao discutir o problema com seu cliente, você não esteja apenas apresentando um problema, mas também oferecendo possíveis caminhos a seguir, demonstrando controle e previsão.

2 Comunique-se cedo

Uma regra de ouro na coordenação de projetos é comunicar os problemas assim que forem identificados. Atrasar as más notícias não as torna menos impactantes e pode corroer a confiança. Ao abordar seu cliente, seja claro sobre o que aconteceu e por quê. Use termos leigos para explicar os aspectos técnicos do obstáculo, garantindo que eles entendam a situação completamente. Essa transparência cria credibilidade e mostra que você respeita o direito deles de serem informados.

3 Oferecer soluções

Depois de informar seu cliente sobre o assunto, apresente imediatamente suas soluções propostas. Estes devem ser acionáveis e realistas, levando em consideração quaisquer restrições que o projeto já possa estar sofrendo. Ao oferecer opções, você dá ao seu cliente uma sensação de controle e envolvimento no processo de tomada de decisão. Essa abordagem colaborativa pode fortalecer seu relacionamento e levar a uma resolução mais satisfatória para todas as partes envolvidas.

4 Ajustar cronogramas

Em muitos casos, obstáculos imprevistos exigirão alterações no cronograma do projeto. Ao apresentar cronogramas revisados ao seu cliente, explique a lógica por trás de cada ajuste. Se os prazos precisarem ser adiados, forneça um novo cronograma do projeto e certifique-se de que eles entendam os motivos de cada mudança. Isso ajuda a gerenciar suas expectativas e reforça seu compromisso com a transparência e a responsabilidade.

5 Gerenciar custos

Problemas inesperados geralmente vêm com implicações de custo. Se for necessário um orçamento adicional, apresente uma análise clara dos custos extras e por que eles são necessários. Seja honesto sobre o impacto financeiro e trabalhe com seu cliente para explorar todas as opções disponíveis, seja aumentando o orçamento ou reduzindo certos aspectos do projeto para acomodar a nova realidade financeira.

6 Manter o engajamento

Por fim, mantenha seu cliente envolvido durante todo o processo de superação do obstáculo. Atualizações regulares, mesmo que não haja grandes progressos, podem tranquilizá-los de que você está gerenciando ativamente a situação. Incentive suas contribuições e comentários, pois isso pode levar a soluções inovadoras que você pode não ter considerado. Um cliente que se sente envolvido tem mais probabilidade de ser compreensivo e solidário enquanto você navega pelos desafios juntos.