Last updated on 17 de jul. de 2024

Veja como você pode comunicar expectativas de forma eficaz ao delegar tarefas na organização da conferência.

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Organizar uma conferência não é pouca coisa; É uma tarefa que requer planejamento meticuloso, uma visão clara e delegação eficaz. Quando você delega tarefas, é crucial comunicar suas expectativas claramente para garantir que cada detalhe seja executado conforme previsto. Isso significa ser transparente sobre as metas, os padrões esperados e os cronogramas de cada tarefa. Ao fazer isso, você capacita sua equipe a assumir a responsabilidade de suas responsabilidades, o que não apenas aumenta sua confiança, mas também garante que a conferência funcione sem problemas. Lembre-se, delegação bem-sucedida não é apenas distribuir tarefas; trata-se de criar uma compreensão compartilhada de como é o sucesso.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 8 contribuições. Saiba mais

1 Definir funções

Ao delegar tarefas para uma conferência, é essencial definir funções com clareza. Cada membro da equipe deve entender suas responsabilidades específicas e como sua função se encaixa no panorama geral. Essa clareza evita sobreposições e confusões, garantindo que todos estejam trabalhando de forma eficiente em prol de objetivos comuns. Seja explícito sobre o que você espera de cada função, incluindo o escopo de sua autoridade e sua responsabilidade. Isso ajudará os membros da equipe a se sentirem seguros em suas posições e confiantes na tomada de decisões alinhadas com os objetivos da conferência.

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Fahime N.

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a socially expected behavior pattern usually determined by an individual's status in a particular society. b. : a part played by an actor or singer. 2. : a function or part performed especially in a particular operation or process.

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Gostei
Wil Brown

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I used to keep a Trello board with all the conference roles defined so that we could quickly on-board new organisers. Trello has limited access to their free level to 10 users, so I've moved all the conference details, including roles, to ClickUp. Each role is clearly defined, including responsibilities.

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Gostei

2 Definir marcos

A delegação eficaz envolve a definição de marcos e prazos claros. Quando você divide as tarefas em metas menores e gerenciáveis, você fornece à sua equipe um roteiro para o sucesso. Esses marcos servem como pontos de verificação para monitorar o progresso e fazer os ajustes necessários. Garantir que os prazos sejam realistas e proporcionem tempo suficiente para um trabalho de qualidade. Revisar regularmente esses marcos com sua equipe pode ajudar a manter o ímpeto e resolver quaisquer problemas logo no início, mantendo o planejamento da conferência no caminho certo.

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Clearly understand your project goals. ... Break down your plan into phases and tasks. ... Look for milestones in key transitional moments. ... Hunt down additional milestones in approvals and review points. ... Overlay your milestones onto your project plan.

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Wil Brown

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When defining delegation milestones, I like to work backward from the conference date. I use the T-day, T-week, and T-month terminology to make them generic. For example, our WordCamp Sydney conference has a Volunteer Lead. They will open a "Call for Volunteers" T-2 Months before the event. The volunteer training session is T-1 week before the conference day.

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Gostei

3 Fornecer recursos

Para delegar tarefas com êxito na organização da conferência, você deve garantir que sua equipe tenha acesso aos recursos necessários. Isso inclui informações, materiais, contatos e qualquer treinamento necessário. Ao equipar sua equipe com as ferramentas de que eles precisam, você permite que eles executem suas tarefas de forma eficaz e independente. Não se esqueça de estar disponível para tirar dúvidas e oferecer orientações quando necessário, pois esse apoio é fundamental para fomentar uma equipe capacitada e autossuficiente.

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Fahime N.

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If you provide something that someone needs or wants, or if you provide them with it, you give it to them or make it available to them

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Wil Brown

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I keep everything about the conference management in ClickUp. We use external services like Dropbox and Google Workspace, but the links to access those resources are on ClickUp. I like having a central source of truth that then organising team can access for all resource links.

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Gostei

4 Comunique Visão

Uma visão compartilhada é a pedra angular de um esforço coeso de planejamento de conferências. Ao delegar tarefas, comunique as metas gerais e os resultados desejados da conferência a todos os membros da equipe. Essa visão norteará suas tomadas de decisão e os inspirará a alinhar seus esforços com o propósito do evento. Uma compreensão clara dos objetivos da conferência motivará sua equipe a contribuir com seu melhor trabalho e garantir que todas as tarefas sejam concluídas com o objetivo final em mente.

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Wil Brown

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During conference planning, I create a roadmap of dates, milestones and goals. This is shared and discussed at the conference kick-off meeting. Everyone needs to understand why the event is taking place and what the main purposes are a) for the event organisers and b) for the attendees.

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5 Incentive o feedback

Incentivar o feedback é vital ao delegar tarefas para a organização da conferência. Ele cria um canal de comunicação bidirecional onde os membros da equipe podem expressar preocupações, sugerir melhorias ou buscar esclarecimentos. Esse diálogo aberto promove um ambiente colaborativo e permite o refinamento de processos e ideias. Ao valorizar a contribuição de sua equipe, você demonstra confiança e respeito, o que pode levar a uma maior motivação e a um compromisso mais forte com o sucesso da conferência.

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Wil Brown

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Roles and goals can change from event to event. Your new team members may also have a better way of handling a task, so encourage them to pitch in with their ideas during regular team catchups. Even if their suggestion isn't relevant to the current event, I jot it down in a suggestions task as it may be relevant to the next event.

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6 Monitorar o progresso

O monitoramento do progresso é parte integrante da delegação de tarefas efetiva na organização da conferência. Check-ins regulares com sua equipe permitem que você avalie como as tarefas estão avançando e fornecem uma oportunidade para correção de curso, se necessário. Estas sessões devem ser construtivas e focadas em encontrar soluções em vez de atribuir culpas. Ao acompanhar de perto o progresso, você garante que os preparativos da conferência prossigam conforme planejado e possa resolver possíveis problemas antes que eles aumentem.

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1 Definir funções

2 Definir marcos

3 Fornecer recursos

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5 Incentive o feedback

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