Como evitar desperdícios comuns de tempo no local de trabalho?

1 Identifique suas prioridades

Um dos primeiros passos para não perder tempo é identificar suas prioridades e focar nas tarefas mais importantes e urgentes. Você pode usar uma matriz simples para classificar suas tarefas em quatro categorias: urgentes e importantes, urgentes mas não importantes, importantes mas não urgentes e nem urgentes nem importantes. Em seguida, você pode alocar seu tempo e energia de acordo e evitar gastar muito tempo em tarefas de baixa prioridade que podem ser delegadas, adiadas ou excluídas.

2 Estabeleça metas realistas

Outra forma de evitar o desperdício de tempo é estabelecer metas realistas e específicas para você e seus projetos. Você pode usar o acrônimo SMART para garantir que suas metas sejam Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Limitadas ao Tempo. Isso ajudará você a esclarecer suas expectativas, acompanhar seu progresso e medir seus resultados. Também ajudará você a evitar a procrastinação, que é um grande desperdício de tempo que pode minar sua motivação e desempenho.

3 Evite interrupções

As interrupções são uma parte inevitável do local de trabalho, mas também podem ser uma das principais causas de perda de tempo. Seja um telefonema, e-mail, reunião ou bate-papo, as interrupções podem quebrar seu foco, interromper seu fluxo de trabalho e dificultar a manutenção da tarefa. Para evitar interrupções, você pode tentar agendar blocos de tempo ininterrupto para suas tarefas mais importantes e comunicar sua disponibilidade a outras pessoas. Além disso, você pode desativar ou silenciar notificações e alertas quando precisar se concentrar. Utilizar um sinal ou status de não perturbe também pode sinalizar que você está ocupado e não pode ser perturbado. Além disso, você pode recusar ou adiar educadamente solicitações que não são urgentes ou relevantes para suas prioridades. Além disso, agrupar tarefas semelhantes em lote e manipulá-las em uma sessão, em vez de alternar frequentemente entre elas, pode ajudar a reduzir as interrupções.

5 Faça pausas

Por fim, uma das melhores maneiras de evitar perder tempo é fazer pausas regulares. As pausas podem ser benéficas para ajudá-lo a refrescar sua mente, recarregar suas energias e reduzir seu estresse - tudo isso pode ajudar a prevenir o burnout. Para fazer pausas efetivas, você pode considerar seguir a regra 52-17, que sugere trabalhar por 52 minutos e, em seguida, fazer uma pausa de 17 minutos. Durante esse tempo, você pode se alongar, caminhar, beber água ou fazer algo relaxante ou agradável. Além disso, tente evitar verificar seu e-mail, mídia social ou notícias durante o intervalo, pois elas podem ser fontes de distração ou ansiedade. Para garantir que você não se esqueça de fazer uma pausa, defina um temporizador ou um alarme para lembrá-lo.

6 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?