Last updated on 4 de jul. de 2024

Quando o clima atrapalha seu plano de eventos, como você lida com as expectativas dos clientes de forma eficaz?

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O clima pode ser um elemento imprevisível que afeta significativamente a produção de eventos. Como alguém responsável por orquestrar eventos, você sabe que uma chuva repentina ou uma tempestade inesperada pode transformar sua ocasião meticulosamente planejada em caos. No entanto, gerenciar as expectativas dos clientes diante das interrupções climáticas é crucial para manter o profissionalismo e garantir o sucesso do evento. A chave é estar preparado, comunicar-se de forma eficaz e ser flexível na implementação de planos de backup. Este artigo irá guiá-lo através do tratamento eficaz das expectativas dos clientes quando o tempo ameaça perturbar o seu evento.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 3 contribuições. Saiba mais

1 Planejamento proativo

O primeiro passo para gerenciar as expectativas dos clientes é estabelecer um processo de planejamento proativo. Isso significa que, desde o início, você deve discutir potenciais riscos relacionados ao clima com seus clientes e como eles podem impactar o evento. É essencial ter uma política de intempéries claras em vigor e orientar seus clientes através dela. Certifique-se de que eles entendam as circunstâncias em que o evento pode ser modificado, adiado ou cancelado. Ter essa conversa logo no início estabelece uma expectativa realista de que nem tudo está sob seu controle.

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Alistair Marston

🏳️🌈 Using the power of events to promote inclusion & amplify voices
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No one can control the weather! All you can control is your reaction to it and the back up plans you put in place. I would mainly focus on attendee retention at the event despite the weather. Rain? Have branded event ponchos ready to sell. Heat wave? Fans and sun cream. Lightning? Safety protocols at the ready for stages and structures.

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2 Comunicação Clara

Quando a previsão parece sombria, a comunicação clara torna-se mais crítica do que nunca. Você deve manter seus clientes informados sobre o impacto potencial do clima no evento e as medidas que você está tomando para mitigar os riscos. Isso envolve fornecer atualizações oportunas e ser transparente sobre a situação. Sua capacidade de permanecer calmo e recolhido ajudará a aliviar quaisquer preocupações que eles possam ter. Lembre-se, seus clientes procuram orientação durante esses momentos, portanto, manter linhas de comunicação abertas é fundamental.

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Segun Adepoju

Am at the nexus of Agritech, Cleantech, Mobility Tech & Fintech
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It's always good to incorporate contingency plans into your arrangement, as you anticipate that weather could disrupt your event.

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3 Opções de backup

Ter um plano de backup bem pensado é crucial para lidar com interrupções climáticas. Isso significa identificar locais alternativos ou ajustar a programação do evento para acomodar mudanças. Você deve apresentar essas opções aos seus clientes com bastante antecedência, para que eles não sejam pegos de surpresa se o tempo piorar. Certifique-se de que seu plano de backup seja tão detalhado quanto o original, incluindo logística, como transporte e acomodações, se necessário.

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4 Colaboração do cliente

A colaboração com seu cliente é vital quando surgem problemas climáticos. Você deve trabalhar em conjunto para tomar decisões que se alinhem com sua visão para o evento, ao mesmo tempo em que são práticos, dadas as restrições climáticas. Essa abordagem colaborativa garante que os clientes se sintam envolvidos e seguros de que seu evento está em boas mãos. Capacite-os discutindo possíveis cenários e decidindo em conjunto sobre o melhor curso de ação.

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Selina Mullenax, M.S., CMP, CPCE

✨ Soft Seating Expert | #EventProf Connector | Industry Speaker ✨
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Beyond client collaboration, it's important to ensure the plan is shared with all of your vendors (event stakeholders) involved. This should include the parameters for change, who the key decision maker is and what time a call will be made.

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5 Flexibilidade e Adaptabilidade

Flexibilidade e adaptabilidade são características essenciais na produção de eventos, especialmente quando se lida com condições climáticas imprevisíveis. Você deve estar pronto para tomar decisões rápidas e ajustes para garantir o sucesso do evento, apesar dos desafios. Incentive seus clientes a serem flexíveis também, destacando a importância da adaptabilidade nessas situações. Mostre-lhes que, embora o evento possa não sair exatamente como planejado, ainda pode ser uma experiência memorável.

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6 Acompanhamento pós-evento

Após o evento, seja ele realizado com modificações ou adiado devido ao clima, acompanhe seus clientes. Discuta o que correu bem e o que poderia ter sido melhorado. Essa análise pós-evento não só ajuda no gerenciamento de quaisquer decepções persistentes do cliente, mas também serve como uma oportunidade de aprendizado para eventos futuros. Ele ajuda a construir confiança e demonstra seu compromisso com a satisfação do cliente, independentemente de desafios climáticos imprevistos.

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1 Planejamento proativo

2 Comunicação Clara

3 Opções de backup

4 Colaboração do cliente

5 Flexibilidade e Adaptabilidade

6 Acompanhamento pós-evento

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