Você está enfrentando uma grande interrupção do sistema. Como você lida com a solicitação urgente de assistência não crítica de um cliente?

2 Priorizar tarefas

Em seguida, priorize as tarefas com base no impacto e na urgência. Isso não significa ignorar a solicitação não crítica do cliente; em vez disso, trata-se de gerenciar seus recursos de forma eficaz. Se possível, delegue o problema do cliente a um membro da equipe que não esteja diretamente envolvido na resolução da interrupção. Dessa forma, você mantém o progresso em ambas as frentes. Se a delegação não for uma opção, forneça ao cliente um cronograma realista para quando você pode atender à solicitação e cumpra-o.

3 Comunicação clara

A comunicação clara é vital durante uma interrupção do sistema. Informe seu cliente sobre a interrupção e seus efeitos em sua capacidade de ajudar imediatamente. Seja transparente sobre suas prioridades atuais, mas assegure-os de que seu pedido não foi esquecido. Ofereça soluções provisórias ou soluções alternativas, se disponíveis, e forneça atualizações regulares. Essa abordagem ajuda a manter a confiança e demonstra seu compromisso com o serviço, apesar das circunstâncias.

4 Gerenciar expectativas

É importante gerenciar as expectativas do seu cliente de forma realista. Não faça promessas que você não pode cumprir apenas para apaziguá-los no curto prazo. Se a interrupção atrasar o atendimento à solicitação, seja franco sobre isso. Explique as etapas que você está seguindo para resolver a interrupção e como isso afeta seus tempos de resposta. Uma explicação clara ajuda os clientes a entender a situação e reduz a frustração.

5 Oferecer alternativas

Ao corrigir a grande interrupção do sistema, considere oferecer alternativas ao seu cliente. Se houver uma solução temporária para o problema não crítico, sugira-a. Essa abordagem proativa mostra que você está pensando nas necessidades deles mesmo quando há uma crise maior em mãos. Também lhe dá tempo para consertar a interrupção sem deixar o cliente se sentindo negligenciado.

7 Aqui está o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais você gostaria de acrescentar?