Como você pode reduzir custos e, ao mesmo tempo, garantir palestrantes e patrocinadores de alto nível?

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Organizar uma conferência pode ser uma experiência gratificante, mas desafiadora. Você quer atrair e engajar seu público com palestrantes e patrocinadores de alta qualidade, mas também precisa manter seu orçamento sob controle. Como você pode equilibrar essas prioridades concorrentes e entregar um evento de sucesso? Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a reduzir custos e, ao mesmo tempo, garantir palestrantes e patrocinadores de alto nível.

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1 Negocie com palestrantes

Uma das maiores despesas de uma conferência são os honorários dos palestrantes. Você pode ter uma lista de desejos de especialistas e influenciadores que deseja convidar, mas suas taxas podem estar além do seu alcance. No entanto, você pode tentar negociar com eles e oferecer formas alternativas de compensação. Por exemplo, você pode cobrir suas despesas de viagem e hospedagem, fornecer-lhes ingressos ou passes gratuitos para seu evento ou outros eventos, promover seus livros ou produtos ou dar-lhes exposição e reconhecimento em seu site e mídias sociais. Você também pode pedir que eles falem por um tempo mais curto ou participem de um painel de discussão em vez de fazer uma apresentação solo.

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Radhika Arora

Events and Exhibition
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Several key strategies can help reduce costs. To achieve this, one can start with efficient planning and a detailed budget, creating attractive sponsorship packages to encourage maximum partnership. Another important aspect can be covered by early booking and leveraging professional networks for potential participants. Collaborating with organisations, maximising the use of digital marketing, and expert negotiation skills are equally important for reducing expenses. Involving volunteers or interns who can help with event logistics specially pre event and on site can also be a game changer.

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Betty Gerena MBA

Upper level university admin, non profit organization director, actor, certified fitness/dance instructor/consultant, web content writer
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Negotiating with speakers is an excellent way to cut costs and still achieve your mutual goals for an event. If you promote your event to the speakers from the perspective that the subject matter is timely and the audience contains members who need the information to further their organizations goals can be a wonderful way for all to win.

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2 Encontre palestrantes locais ou emergentes

Outra maneira de economizar dinheiro em palestrantes é procurar talentos locais ou emergentes. Você pode acessar sua rede e pedir recomendações, ou pesquisar on-line por palestrantes que tenham conhecimento e experiência relevantes em seu campo. Você também pode procurar palestrantes em outros eventos, podcasts, blogs ou publicações. Palestrantes locais ou emergentes podem cobrar taxas mais baixas ou até mesmo falar gratuitamente, pois podem ver sua conferência como uma oportunidade de construir sua reputação e alcançar um público mais amplo. Você também pode apoiá-los fornecendo feedback, coaching ou mentoria.

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Betty Gerena MBA

Upper level university admin, non profit organization director, actor, certified fitness/dance instructor/consultant, web content writer
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Emerging speakers are great to seek as they will welcome the opportunity to gain exposure and also may be better able to negotiate fees that work for both parties. This potential agreement if successful can work towards more events down the road that can be collaboratively produced.

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3 Busque patrocinadores com antecedência

Os patrocinadores podem fornecer apoio financeiro e em espécie valioso para sua conferência, mas também podem ter orçamentos limitados e demandas concorrentes. Portanto, você deve procurar patrocinadores com antecedência e apresentar a eles uma proposta de valor atraente. Você precisa mostrar a eles como sua conferência se alinha com seus objetivos e valores, como ela pode ajudá-los a alcançar seu mercado-alvo e quais benefícios eles podem obter com a parceria com você. Você também pode oferecer diferentes pacotes de patrocínio e níveis, como platina, ouro, prata ou bronze, com preços e vantagens variados. Você também pode ser flexível e criativo com as opções de patrocínio, como naming rights, oportunidades de marca, estandes de exposição, bolsas de swag ou anúncios digitais.

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Betty Gerena MBA

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Sponsors are an additional way to extend your brand and possible future collaborations. Seeking them out in advance is crucial as this will provide you with an idea of the eventual cost reductions you can achieve in other areas of your production. Those sponsor are potential future collaborative partners as well.

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4 Parceria com outras organizações

Outra estratégia para reduzir custos e aumentar o valor é fazer parcerias com outras organizações que compartilhem sua visão e missão. Você pode colaborar com associações, organizações sem fins lucrativos, universidades, meios de comunicação ou outros grupos que tenham um público, tópico ou tema semelhante ao da sua conferência. Você pode aproveitar seus recursos, redes, contatos e experiência para aprimorar o conteúdo, a promoção e a logística da conferência. Você também pode promover eventos uns dos outros, oferecer descontos ou incentivos para os participantes ou coorganizar sessões ou workshops.

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Upper level university admin, non profit organization director, actor, certified fitness/dance instructor/consultant, web content writer
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Partnering with other organizations not only reduces costs it sets the stage for future collaborations if the initial event goes well. Ideas can spring from these collaborations that promote team work and resource sharing. This can extend the reach of your organization's product or services to audiences that you may never have initially thought to reach.

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5 Utilizar plataformas e ferramentas online

Graças aos avanços da tecnologia, você pode usar plataformas e ferramentas on-line para agilizar sua organização de conferências e reduzir custos. Você pode usar plataformas on-line para criar e gerenciar seu site de conferência, registro, emissão de ingressos, agenda, feedback e comunicação. Você também pode usar ferramentas on-line para projetar e produzir seus materiais de conferência, como logotipos, panfletos, banners, emblemas ou slides. Você também pode usar ferramentas on-line para encontrar e contratar freelancers ou contratados que podem ajudá-lo com várias tarefas, como marketing, criação de conteúdo ou administração. Você também pode usar ferramentas on-line para medir e analisar o desempenho e os resultados da conferência.

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6 Opte por um formato híbrido ou virtual

Finalmente, você pode considerar optar por um formato híbrido ou virtual para sua conferência, especialmente à luz da pandemia de COVID-19 e seu impacto em viagens e reuniões. Um formato híbrido ou virtual pode ajudá-lo a economizar dinheiro em custos de local, alimentação, equipamentos e transporte, ao mesmo tempo em que alcança um público grande e diversificado. Você pode usar plataformas on-line para hospedar e transmitir suas sessões de conferência, interagir com seus palestrantes e participantes e criar uma experiência rica e envolvente. Você também pode gravar e arquivar suas sessões de conferência e disponibilizá-las sob demanda ou por uma taxa.

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Betty Gerena MBA

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Hybrid formats are excellent as they enable those who cannot attend in person to participate. This broadens the participation and audience demographics as well. Those who attend both in person and virtually can eventually become collaborators in future events. It's a great potential avenue for future projects and extension of your organization's reach.

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