Descubra como manter os participantes da conferência engajados e tranquilos quando seu palestrante principal cancela de última hora com estratégias e alternativas eficazes.

Happened to me last week. As an event producer and conference MC, I've learnt to always have a relevant talk up my sleeve. Something engaging and on topic, just in case.

Last updated on 13 de jul. de 2024

Seu palestrante principal cancela de última hora. Como manter os participantes engajados e tranquilos?

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Imagine que você está em uma conferência e o burburinho é palpável. De repente, você recebe a temida notícia: seu palestrante não consegue chegar. O pânico se instala por um momento, mas lembre-se, este não é o fim do mundo. As conferências são dinâmicas e, embora os palestrantes principais sejam muitas vezes um destaque, eles não são o único valor do evento. Seus participantes investiram tempo e recursos para estar lá, e você tem a responsabilidade de garantir que a experiência deles valha a pena. Mantenha a calma e vamos explorar algumas estratégias eficazes para manter sua conferência no caminho certo e seus participantes engajados e tranquilos.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 12 contribuições. Saiba mais

1 Resposta Rápida

No caso de um cancelamento de última hora, sua capacidade de responder rapidamente é crucial. Informe imediatamente seus participantes sobre a situação com transparência e empatia. Explique que circunstâncias imprevistas levaram à mudança de cronograma, mas tranquilize-os de que o valor da conferência permanece intacto. Comunique-se por meio de todos os canais disponíveis — e-mails, notificações de aplicativos, mídias sociais e anúncios no local — para alcançar todos de forma eficaz. Sua honestidade fomentará a confiança, e sua abordagem proativa mostrará seu compromisso com a experiência deles.

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Matt Desmier

Strategy, innovation, culture, branding, blah, blah, blah...
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Happened to me last week. As an event producer and conference MC, I've learnt to always have a relevant talk up my sleeve. Something engaging and on topic, just in case.

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Gostei
Andy Edwards

Your next conference speaker? ‘Highly Commended’ at the 2024 Speaker Awards: BEST LIVE SPEAKER and BEST STORYTELLER. As a behavioural psychologist & author, I speak about relationships as the primary workplace currency.
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It happens! Conference 'Curve-Balls'! QUICK - TALK TO THE OTHER SPEAKERS! Before you let the audience know, of any change you should check with the other speaker(s) to see if they could do an impromptu cover. Then explain the change to your delegates with full candour and transparency. If you are in the habit of booking experienced, professional speakers, then one or more of them at your event should be able to step up for you. As a professional speaker, I have been asked several times to 'make up some time' based on a speaker not turning up, technical problems with the live link to a remote speaker, or that previous speakers have finished too early! Offer a meaningful payment. The right speaker could save your whole conference.

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Gostei
Karen Sero

--
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Always ALWAYS have a backup plan & leap into it as soon as possible. Own it, admit it and with good eye contact, bond with the audience. Even if you lean towards how awkward this experience can be, they will respect your honesty and with a little luck, you will win their patience!

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Hayley Meakes (Grigor)

Founder at SnipBit Podcast, marketer, speaker and trainer and named one of the Top 20 Mindset Coaches in the World by the Coach Foundation
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Call me! But seriously, most good speakers have a pre-prepared talk that they could pull out of the hat at a moment's notice. Alternatively, ask your existing speakers to fill the gaps, whilst you call round your network to see if there are any other experts who could fill in

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Rhonda Babins, IIDA

Interior Architecture and Design
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This happened to me! I worked as a Legislative Aide for a PA State Representative. He was unable to attend a huge luncheon where he was to receive an award. He called me and asked me to go in his place, I said yes! I walked into the luncheon and ushered to the front table by a State Senator. He quickly told me that I needed to accept the award and give a small speech… I was like, no way! I have nothing prepared, I thought this was me showing up for lunch on his behalf?! There are over two hundred people in this room, I’m not saying anything! Long story short, during lunch I wrote a speech on my napkin and graciously accepted the award on my boss’s behalf. Lesson learned, there is no such thing as a free lunch!

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Gostei

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2 Plano B

Ter um plano de backup é essencial para momentos como esses. Idealmente, você deve ter uma lista de palestrantes alternativos ou painelistas que podem intervir em curto prazo. Esses indivíduos não precisam ser substitutos diretos, mas devem ser capazes de fornecer insights valiosos para seu público. Se um palestrante substituto não for viável, considere converter o slot de palestra em um painel de discussão ou um workshop interativo. Isso não apenas preenche a lacuna, mas também oferece um novo formato que pode revigorar seus participantes.

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Jesse Dameron

➡️ Corporate Event Entertainment
(editado)
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* If I ran a nice event and could not find any professional keynote speaker in time, I would just extend a different part of the agenda to fill the time vacancy (e.g. networking segment) or reduce the total time. Trying to wing it could be a disaster. * It may be worth brainstorming how to prevent the situation in the first place. Before hiring someone, it's worth asking a keynote speaker if they know other speakers in the event of a cancelation. An agency can be asked the same question. * When we hire a speaker, do we limit our options by only asking around within our existing network? If we choose speakers based on who happens to know someone in our network (or be in our network), it's not a very secure way to select a speaker.

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Cox Benjamin

Recreation Specialist at Harford County Parks and Recreation
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ALWAYS have a backup plan or even two. One of the many jobs as management is to anticipate the unexpected and be prepared for it. This means having someone or even two people who are willing to be on standby if something goes wrong, be it that your keynote speaker gets sick or injured, has a travel issue or a family emergence.

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3 Envolva-se diretamente

Use essa mudança inesperada como uma oportunidade para aumentar a participação dos participantes. Facilite sessões de networking, mesas redondas ou sessões de perguntas e respostas com outros palestrantes. Incentivar os participantes a compartilharem suas próprias experiências e conhecimentos, transformando o evento em um ambiente mais colaborativo. Essa abordagem não apenas preenche o vazio deixado pelo palestrante, mas também adiciona um toque único e pessoal à conferência, o que pode ser incrivelmente gratificante para os participantes.

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4 Aproveite a tecnologia

A tecnologia pode salvar vidas nesses cenários. Caso o palestrante não possa comparecer presencialmente, verifique se ele pode fazer sua apresentação virtualmente. Isso pode ser transmitido ao vivo ou pré-gravado, dependendo de sua disponibilidade. Além disso, use as mídias sociais e aplicativos de votação ao vivo para criar uma experiência interativa para os participantes. Essas ferramentas podem manter o engajamento alto e fornecer feedback imediato sobre a nova direção do evento.

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5 Oferta de Compensação

Se o palestrante principal foi um atrativo significativo para os participantes, considere oferecer uma compensação por sua decepção. Isso pode ser na forma de reembolsos parciais, descontos em eventos futuros ou acesso exclusivo a conteúdo ou sessões adicionais. Embora isso nem sempre seja viável, demonstra que você valoriza a satisfação deles e está disposto a fazer as pazes com circunstâncias além do seu controle.

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6 Comunicação Contínua

Mantenha linhas de comunicação abertas durante toda a conferência. Mantenha os participantes atualizados sobre quaisquer outras alterações e continue solicitando seus comentários. Esse diálogo contínuo pode ajudar a mitigar qualquer frustração e permite que você se adapte às necessidades e expectativas em evolução do seu público. Ao mostrar que sua voz importa, você reforça sua importância para o evento e garante que eles se sintam ouvidos e respeitados.

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1 Resposta Rápida

2 Plano B

3 Envolva-se diretamente

4 Aproveite a tecnologia

5 Oferta de Compensação

6 Comunicação Contínua

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