Cuidados simples para evitar problemas de comunicação no trabalho remoto

Em um contexto onde as comunicações são feitas remotamente - via e-mail, whatsapp, slack, telegram, entre outros -, tenho me deparado com uma dúvida: como posso me comunicar de maneira efetiva? Como devo interagir para que minha mensagem chegue nas pessoas da maneira que eu gostaria?

Buscando alternativas, encontrei alguns materiais que relacionam o trabalho remoto com a comunicação não-violenta, incluindo o podcast CNV Cast. Por isso, te convido a vir comigo discutir sobre essas reflexões. Você vem? 

Os desafios da comunicação no trabalho remoto

Os meios de comunicação aos quais somos postos no trabalho remoto, trazem consigo um elemento que dificulta a construção de uma comunicação eficiente: a pressa.

Com a alta velocidade que as coisas acontecem online, esses espaços muitas vezes nos incentivam - e algumas vezes nos exigem - a trocar mensagens com uma rapidez imensa, não é?  

Nesse contexto, acabamos encontrando alguns obstáculos para alcançar uma comunicação transparente e eficaz. E, um deles é a confusão que fazemos entre escrever uma mensagem direta vs escrever uma mensagem curta e com poucas palavras.

Enviando mensagens curtas

Talvez você esteja pensando: “como assim confusão entre ser objetivo e escrever uma mensagem curta? Não dá tudo na mesma?🤔” 

Bom, para não me complicar com os significados, resolvi recorrer ao dicionário. As descrições da imagem abaixo foram retiradas de um dicionário online.

Saindo um pouco do aspecto literal que o dicionário nos traz, podemos dizer que mensagens curtas são aquelas que escrevemos com pressa e sem pensar muito. Com as altas demandas de trabalho e a necessidade de agilidade da comunicação remota,  é na melhor das intenções que, na hora de escrever, cortamos grande parte do que está se passando na cabeça com o objetivo de falar sem rodeios.

Aqui arrisco dizer que a pressa não é só inimiga da perfeição, mas também da comunicação. 😂 Isso porque, quando encurtamos demais nossas mensagens, podemos acabar não passando exatamente o que gostaríamos. E, como consequência, geramos inúmeros ruídos da comunicação, desentendimentos e até mesmo ansiedade em quem está recebendo a mensagem.

Vamos imaginar uma situação prática?

Imagine você no papel de líder que recebeu de outra liderança da empresa alguns elogios e uma crítica sobre um projeto de uma pessoa da sua equipe. Sua reação natural é agendar uma chamada para conversar sobre os pontos e encaminhar algumas mudanças. 

Nesse cenário, como você pretende falar sobre tudo em uma videochamada, não quer perder muito tempo no convite. Por isso, você envia a seguinte mensagem: “Precisamos conversar! Você tem tempo hoje?” 

A princípio não há nada de errado com a mensagem, certo? Mas imagine você trabalhando tranquilamente quando, de repente, sem nenhum contexto, surge uma mensagem da sua gerência escrita “precisamos conversar!” 🤯 Qual é a primeira coisa que se passa na sua cabeça?  

A menos que vocês já tenham bastante proximidade e costume de se comunicar assim, provavelmente sua primeira reação será pensar que algo aconteceu, certo? 

Além disso, mesmo que para você uma mensagem como essa não gere estresse, ansiedade e outros sentimentos ruins, é importante lembrar que nem todos reagem da mesma maneira. Por isso, é importante ter cuidado com a pessoa do outro lado, mesmo que ela tenha uma forma de reagir bem diferente da sua. 

Talvez agora você esteja pensando: “nossa, mas uma mensagem tão simples pode gerar conflitos? Como resolver essa situação?”. E, realmente, são muitos detalhes e pontos sensíveis na comunicação, então esse sentimento de “para onde eu vou?” é natural. 

Além disso, não estou aqui para dizer que uma mensagem assim necessariamente resultará em algum problema, mas sim para refletir sobre como a forma que nos comunicamos pode impactar nas pessoas. 

Alternativas

A verdade é que não existe uma receita exata do que fazer para nos comunicarmos sempre de maneira compreensiva. Porque, cada diálogo é único e reflete as vivências particulares de cada pessoa. 

Porém, podemos buscar formas simples e diferentes das convencionais no intuito de evitar criar espaço para confusão. 

Uma possível forma para lidar com esses momentos é, anterior ao envio da mensagem, nos perguntarmos: “Qual o meu objetivo e intenção com essa mensagem?”.  

Pensando na situação descrita acima, a resposta na minha cabeça para essa pergunta é algo mais ou menos nesse sentido: “meu objetivo com essa mensagem é marcar uma reunião para repassar um feedback que recebi”.  

Pois bem, tendo a resposta, devo usar o objetivo e intenção na mensagem, deixando eles explícitos para a pessoa com quem estou me comunicando!

Tendo esse direcionamento, a mensagem poderia ser: “Olá, fulana de tal! Recebi um feedback com vários pontos positivos e alguns pontos de melhoria sobre o projeto que você está gerindo e quero te repassar! Você tem 30 minutos sobrando hoje?” 

Agora, façamos o exercício de comparar as duas mensagens:

1.  “Precisamos conversar! Você tem tempo hoje?” 
2. “Olá, fulana de tal! Recebi um feedback com vários pontos positivos e alguns pontos de melhoria sobre o projeto que você está gerindo e quero te repassar! Você tem 30 minutos sobrando hoje?” 

Você percebe que a segunda mensagem é muito mais objetiva mesmo tendo duas linhas a mais?  Ela comunica sobre o que vamos conversar e traz especificidade na medida certa ao informar o tanto de tempo que precisamos para essa conversa. Afinal, o que é “ter tempo”? A pessoa pode “ter um tempo” sobrando de 5 minutos, mas será suficiente para a conversa que estamos imaginando? 

Dessa forma, vemos como “ser curto”, nem sempre está ligado ao “ser objetivo”. Além disso, com esse pequeno cuidado podemos evitar situações desnecessárias de angústia e preocupação entre as pessoas que participam da nossa equipe, construindo um espaço mais acolhedor.

Recebendo as mensagens curtas

Para termos uma visão ampla dessa mesma situação, vamos imaginar agora a mesma questão anterior, porém se colocando no lugar de pessoa liderada: sua liderança te enviou uma mensagem escrita: “Precisamos conversar! Você tem tempo hoje?” 

Como você se sentiria? Há uma grande possibilidade de a mensagem gerar alta insegurança e perguntas como: “Será que eu fiz alguma coisa?” ou “O que será que aconteceu?” 

Para além disso, se você sofre com algum nível de ansiedade mais alto, assim como eu ou como aproximadamente 9,3% da população brasileira, não será difícil sua cabeça te levar de um “precisamos conversar” até “vou ser demitido(a)” em poucos segundos, não é? 🥵

Com esse cenário, tendo ou não tempo, existe a possibilidade de acabarmos despriorizando tudo que está na agenda para ter essa conversa logo. Ou, tem ainda as pessoas que fingem que não viram para não ter que lidar com aquilo naquele momento (lembrando que não lidar, não significa não pensar!). 

Além dessas, você pode estar imaginando ainda outras situações que nossa cabeça é capaz de criar, não é? Isso porque respondemos de maneira reativa a situações em que nos deparamos com o medo. 

Brene Brown em seu livro, “Coragem para liderar”, fala que quando somos confrontados por emoções que nos deixam com a necessidade de proteção (como o medo), acabamos montando armaduras, que nos levam a pensar coisas como

1. Não sou suficiente.

2. Se eu for sincero sobre o que está acontecendo, eles vão pensar mal de mim ou até mesmo usar isso contra mim.

3. De jeito nenhum que vou ser sincero. Ninguém faz isso. Por que eu preciso me expor desse jeito?

4. É, eles que se danem. Eu nunca os vejo sendo sinceros sobre o que os assusta. E eles estão cheios de problemas.

5. Na verdade, são os problemas e os defeitos deles que me fazem agir e pensar assim. É culpa deles.”

 E, quando estamos guiados por essas armaduras, são infinitas as histórias que nossa mente é capaz de criar ao se deparar com a ansiedade e estresse, mesmo que eles venham de uma simples mensagem.

Alternativa

Nesses casos, se sua mente já está indo para longe, talvez o primeiro passo seja respirar! Inspira em 4 segundos pelo nariz, expira em 4 segundos também pelo nariz. 

Depois, podemos nos questionar: “o que essa pessoa está querendo dizer é o mesmo que eu estou entendendo? O que ela quis dizer, afinal?”

A ideia aqui é que façamos exercícios que nos ajudem a distinguir os fatos das histórias que nossa ansiedade cria. Para isso, não há outra saída senão: perguntar para a pessoa!

Nesse caso, antes de deixar a ansiedade tomar dos nossos pensamentos, podemos chamar a pessoa e questionar: “De quanto tempo você precisa?” ou “Sobre o que vamos conversar?”. 

Se você tiver mais proximidade com a pessoa em questão, pode até expor como se sentiu: “Confesso que fiquei um pouco preocupado(a) com sua mensagem. Você pode me abrir sobre qual assunto vamos conversar?”

Dessa forma, compreendemos melhor a situação e também auxiliamos a outra pessoa a entender como as mensagens que ela está passando, estão chegando para nós.

Conclusão

Para evitarmos ruídos na comunicação remota é preciso antes de mais nada: ter consciência sobre nossos atos. E isso só é possível quando delegamos atenção para tudo que estamos fazendo. 

Portanto, quando você for se comunicar, busque desligar o modo automático e lembrar de colocar sua atenção no que você está escrevendo. Lembre-se que há uma pessoa do outro lado e se pergunte: qual é a minha intenção e objetivo com essa comunicação? Como posso deixar isso explícito na minha mensagem? 

No caso de você receber uma mensagem atravessada, sem clareza e que possa soar grosseira, tente dar a outra pessoa o benefício da dúvida: pergunte e converse com a pessoa para entender o que ela quis dizer. 

Por fim (e mais importante!), é legal pensarmos como temos vivências diferentes das de outras pessoas. Essas diferenças podem gerar divergências e ruídos na comunicação, mesmo que todas as pessoas envolvidas sejam cuidadosas.  

Por isso, o primordial é partir do princípio que é sempre necessário dialogar para procurar caminhos e acordos que sejam confortáveis para todas as pessoas envolvidas na sua equipe. 

Abaixo vou deixar um cartão com lembretes que carrego sempre comigo. Ele é bem simples, mas é uma das formas que encontrei de tentar não me deixar levar pelo modus operandi automático. E digo “tentar”, porque esse é um processo contínuo de identificação dos detalhes. Além de uma eterna caminhada entre tentativa e erro. 

E aí, o que achou do texto? Faz sentido para você? Fale comigo e vamos continuar essa conversa. 🗣️🙇‍♀️