Process Mining: A Ferramenta que vai potencializar o valor do seu negócio

Extrair e maximizar o valor dos dados se tornou essencial para o crescimento de qualquer negócio. O Process Mining é uma ferramenta que utiliza registros de atividades e dados para visualizar e entender como os processos de negócio realmente funcionam, revelando todas as suas variações e etapas com precisão. Sua principal vantagem é a capacidade de mostrar os processos exatamente como eles são, sem suposições.

Para te ajudar a entender sobre essa ferramenta trouxemos nossa especialista em mining Érica Juliani de Freitas da nossa área de beBold, para explorar como ferramenta pode transformar dados em insights valiosos, potencializando o desempenho e a tomada de decisões estratégicas em sua empresa.

Mas afinal o que é Mining?

É uma técnica que utiliza registros de atividades e dados para visualizar e entender como os processos de negócio realmente funcionam, mostrando todas as suas variações e etapas. A principal vantagem do Process Mining é mostrar os processos exatamente como eles são.

Diferentes tipos de análise de causa-raiz, para problemas levantados pelo negócio podem ser estruturadas com maior excelência através da mineração. Por exemplo, discursos exploratórios e confirmatórios – utilizados comumente para guiar tais análises – com a mineração, serão apoiados em uma fonte da verdade baseada em dados (operacional/produtivo), o que traz alto grau de certeza em suas críticas e conclusões.

Além disso, com as ferramentas de mining é possível gerar diversas análises simultâneas, aplicando filtros e navegando pelo processo de forma dinâmica, o que possibilita a confirmação da hipótese de uma maneira muito mais ágil.

Conectando TI e Negócios: Como funciona a conexão com os dados e a estruturação das análises na prática

Projetos de mineração de processos possuem uma abordagem colaborativa, com entendimento compartilhado sobre os levantamentos para a descoberta dos processos.

Para garantir o uso e uma configuração bem-sucedida a dimensão da equipe e recursos pode ser diversa. Por isso, é importante fazer o dimensionamento corretamente para garantir o sucesso do projeto e aproveitar ao máximo a ferramenta adquirida.

Durante a fase inicial de projeto deve capturar informações que auxiliem na criação de um modelo futuro, equilibrando o foco comercial com a disponibilidade de dados. Para isso, promovemos encontros para levantamento das atividades envolvidas no processo com os especialistas que possuam esse conhecimento, bem como seus indicadores, frequências e casos de uso dos KPIs (Key Performance Indicator). Também são definidos os critérios de sucesso ajudará no direcionamento das análises de valor, como o desenho do “caminho feliz” do processo com a indicação dos desvios e pontos de dor.

É importante também, nestes primeiros levantamentos, capturar uma lista de requisitos de conexão, considerando parâmetros como timestamp (horário das análises) e métodos de extração e conexão para os sistemas e arquivos que compõem o projeto.

A conexão entre a ferramenta de mining e os sistemas de origem de dados podem ocorrer de inúmeras maneiras, além disso, diversos sistemas e bases podem ser conectados simultaneamente em uma mesma análise. Todo esse processo de configuração inicial deve acontecer juntamente a equipe de TI do cliente e com o suporte de um engenheiro de dados do seu time de Mining.

O engenheiro de dados é o principal responsável por garantir a eficiência na extração e construção das análises que agregam valor ao negócio, já o seu suporte de TI será responsável por garantir que os sistemas funcionem bem durante e depois da conexão, seguindo as melhores práticas durante toda a conexão (ex: tabelas enxutas, análises menores e evolui-las progressivamente, usar períodos de inatividade do sistema). O time de mining e tecnologia serão os responsáveis por tornarem os dados um Data Model, possibilitando as análises através da mineração dos processos.

Essas duas figuras de tecnologia e mining, bem como todas as outras envolvidas no projeto (ex.: Process Owner, Key Users e Analistas) deverão ser gerenciadas por um Project Lead, o qual fará o papel de contato entre os times de Mining, TI e Negócio, e garantirá que todas as necessidades sejam absorvidas no projeto. Por isso, os projetos de mining muitas vezes são considerados uma tarefa conjunta entre as áreas de negócio e de tecnologia, e devem ter representantes de ambas as áreas.

Do Valor à Visão: Estruturação Organizacional e Melhoria Constante

Nosso time tem observado isso em diversos clientes, de diferentes setores, utilizando ferramentas de mining para construir uma estrutura organizacional de melhoria contínua, governança e gestão da mudança. Isto ocorre porque, com essas ferramentas, é possível gerar um Business Case muito mais rápido, comprovando a necessidade da mudança no processo e podendo até mesmo prever como o processo se comportaria após a mudança.  

Por serem tão dinâmicos, os projetos precisam de uma estratégia sólida. É também necessário avaliar criticamente como as mudanças contribuem para o crescimento e se alinham com os valores que sustentam sua empresa.

Se conecte ao nosso time Hugo Costa Couto , Érica Juliani de Freitas Vinicius José Bonani Françoso e acompanhe nossos próximos posts, onde vamos explorar casos reais, benefícios gerados e as dificuldades encontradas na implementação.

Esperamos você nas próximas postagens!