Onboarding : comment bien intégrer une nouvelle recrue ?

Un temps dédié à l'accueil d'autant plus important que d’après une enquête Aberddeen menée en 2013, 80% des recrutés prennent la décision de rester dans les 6 premiers mois.

Où en sont les entreprises française en matière d'intégration des nouvelles recrues ? Quelles sont les bonnes pratiques ? Comment le digital peut aider à optimiser le onboarding ? « Même si le programme de onboarding n’est pas fantastique, il est évident que les entreprises les mieux préparées ont plus de chances de réussir l’intégration d’un collaborateur et ainsi d’éviter les coûts financiers et opérationnels d’un départ anticipé » remarque Noémie Cicurel, directrice Robert Half Finance & Comptabilité. Dans la pratique, quelques entreprises sont mieux organisées que d’autres. Lorsqu’elles doivent gérer d’importants volumes d’embauches, elles vont mettre en place des programmes d’intégration et de formation spécifiques afin de regrouper les nouveaux arrivants et faire en sorte que la montée en compétences soit progressive.

C’est le cas par exemple pour les Big 4 (Deloitte, PwC, EY, Mazars) qui accueillent de nombreux jeunes diplômés. De l’autre côté, les entreprises intégrant au compte-goutte ne proposent généralement pas un programme spécifique et sont plutôt en mode bricolage. Pourtant, ce processus peut être couvert assez simplement.   

Comment onboarder ?

« Durant l’intégration, il existe une partie technique relative au métier mais également une partie culture d’entreprise. Pendant longtemps, les entreprises ont concentré tous leurs efforts sur la partie technique et négligé d’accrocher émotionnellement les salariés sur l’histoire et la culture de leur organisation » souligne Noémie Cicurel. Dès lors, comment faire ? Voici quelques exemples de pratiques, qui vont au delà du simple livret d'intégration que l'on remet au nouveau collaborateur :

• Des sessions d’intégration quelques jours après l’arrivée du salarié (parcours fléché permettant la prise de poste, la découverte du métier et l’assimilation progressive à la culture de la société)
• Des afterworks organisés avec les nouveaux entrants
• L’organisation de rencontres avec des nouveaux arrivants
• Pendant une demi-journée, un nouvel arrivant va à la rencontre des membres de son équipe pour partager avec chacun un savoir ou une passion.
• Un mur de correspondance à l’entrée de l’entreprise où chaque salarié souhaite un bon accueil au nouveau salarié

Assurer le suivi

Un nouvel environnement est compliqué à appréhender pour les onboardés. « Il est nécessaire de désigner une personne référente afin que le candidat soit accompagné et puisse régulièrement faire le point sur son rythme d’apprentissage » ajoute-t-elle. Avec le référent, le nouvel entrant peut apprécier la trajectoire de sa progression et peut se confier à quelqu’un en cas de difficultés. « Une intégration réussie, ce n’est pas simplement un transfert de savoir-faire, c’est aussi s’assurer que le nouvel entrant se sente bien avec son équipe et son manager. »

Quels outils ?

En matière de onboarding, le digital a un premier impact sur tout l’aspect légal. De nombreux papiers et procédures (contrat, paie…) doivent être mis en œuvre et certains programmes logiciels permettent justement d’anticiper ces aspects. Tout est fait en ligne, et donc plus rapide. Avec les modules onboarding, le RH et/ou le manager disposent de plusieurs reminders pour accompagner efficacement le nouvel entrant : préparer son poste de travail, faire en sorte que le badge soit prêt, organiser des rencontres, proposer les bons workflows... L'objectif étant aussi de se dégager du temps pour des moments d'échange avec la nouvelle recrue. 

Romain Giry