Balancing IT and finance team priorities for project deadlines: How will you ensure success?

Compreender os objetivos distintos das equipes de TI e finanças é o primeiro passo para alcançar uma abordagem equilibrada para o gerenciamento de projetos. As equipes de TI geralmente priorizam a inovação, a funcionalidade e a segurança, enquanto as equipes de finanças se concentram na relação custo-benefício e no retorno do investimento (ROI) e conformidade orçamentária. Ao definir claramente essas metas, você pode identificar conflitos potenciais com antecedência e trabalhar em direção a um objetivo comum. É vital estabelecer uma visão compartilhada que englobe tanto as aspirações tecnológicas quanto as realidades financeiras do projeto.

The key word is together and agreed upon. Finance usually prefers figures easy connected to result effects and IT to security and enhancement. Find KPIs that is easy to follow up frequently and that the Team understand how to reach. Make sure that vision and timeline is aligned.

A comunicação eficaz entre as equipes de TI e finanças é inegociável. Diálogos regulares e estruturados permitem que ambos os lados expressem preocupações, compartilhem ideias e se atualizem mutuamente sobre o progresso e os desafios. Ao promover um ambiente onde a comunicação aberta é incentivada, você permite que uma compreensão mútua se desenvolva. Isso pode levar a uma tomada de decisão mais informada, com cada equipe apreciando as restrições e os objetivos da outra, levando a resultados de projeto mais coesos e bem-sucedidos.

Alinhar orçamentos com os requisitos de projetos de TI é um ato de equilíbrio delicado. As equipes de finanças precisam entender as necessidades técnicas que impulsionam os gastos de TI, enquanto os profissionais de TI devem apreciar as restrições financeiras. Para harmonizar essas perspectivas, empregue estratégias orçamentárias que acomodem a inovação e os desafios imprevistos de TI, sem comprometer a disciplina financeira. Isso pode incluir a reserva de fundos de contingência ou a consideração de opções de financiamento flexíveis que possam se adaptar às necessidades em evolução dos projetos de TI.

Priorizar tarefas é essencial para equilibrar as prioridades da equipe de TI e finanças. Isso envolve avaliar a criticidade de cada tarefa em relação aos prazos do projeto e aos recursos disponíveis. Use ferramentas como o método MoSCoW (Deve ter, Deve ter, Poderia ter, Não terá) categorizar as tarefas com base em sua importância e urgência. Ao fazer isso, você garante que ambas as equipes concentrem seus esforços no que é mais crucial para o sucesso do projeto, enquanto adia atividades menos críticas que podem sobrecarregar o orçamento ou inviabilizar cronogramas.

O monitoramento regular do progresso do projeto em relação aos marcos estabelecidos é fundamental para manter o alinhamento entre os objetivos de TI e financeiros. A implementação de um sistema robusto de gerenciamento de projetos pode ajudar a controlar os gastos, a alocação de recursos e a adesão ao cronograma. Essa visibilidade permite que ambas as equipes façam ajustes oportunos se o projeto se desviar de suas metas financeiras ou técnicas. Também ajuda a reconhecer conquistas e aprender com contratempos, o que pode informar projetos futuros e refinar ainda mais o equilíbrio entre inovação em TI e prudência financeira.