Here's how you can handle complex logistical challenges like experienced event producers.

Faça a mágica acontecer na pré-produção. Ela evita meio que 80% dos problemas que um evento vai ter na execução. Se a pré for realizada com folga, verba e muito planejamento, o evento é sempre um sucesso.

Once chosen, get any information about the regulations and /or guides for the venue. Any restrictions , exclusivities , security rules. Anything that you can get your hands on that will help you with any logistics. Knowing what you can not do or bring , will prevent any potential issues once you are on site .

All information should be reviewed, whether it seems relevant or not. This is how you can detect threads and clues. As you review everything you begin to know what will matter and what is just window dressing. Catching a potential issue early before it becomes a problem is critical. I know people teach that failure is a great learning tool but I prefer to learn through research and studying.

Acredito que a chave para o sucesso de um projeto é a conexão da equipe através da comunicação eficaz, de modo que cada um esteja ciente das suas responsabilidades, e que os gestores consigam acompanhar a execução das demandas. Essas demandas precisam ser estabelecidas, de maneira clara para que a execução funcione. Sinto que dessa maneira a possiblidade da pre-produção funcionar aumenta exponencialmente.

First and foremost, regardless of the unexpected event you have to face, remember to maintain a positive attitude and be flexible in finding optimal solutions. Keep in mind that there is always one or even several solutions. No plan or program goes exactly as planned. With the help of available volunteers and by adapting the event organization accordingly, you will be able to stay on track! By adopting a proactive approach, you may even be able to turn unexpected events into opportunities to improve your event. In any case, your event will be a valuable learning experience for your organization.

Dans le choix des fournisseurs (surtout les plus stratégiques pour votre événement), ne pas hésiter à leur rendre visite dans leurs locaux avant même de les sélectionner, afin de s'assurer qu'ils disposent des moyens humains et matériels ou même logistiques. Votre responsabilité sociétale vous oblige aussi à vous assurer que vos fournisseurs travaillent conformément aux normes sécuritaires, environnementales et d'hygiène.

Acredito que dentro do processo de contratação de fornecedor é essencial ter nítido a necessidade de cada projeto. Para que desse modo seja atendido integralmente as requisições dos gestores. É de extrema importância se planejar com antecedência, entender as lacunas que precisam ser preenchidas e contratar os profissionais e serviços necessários, para que durante o processo não apareçam demandas de última hora, que sempre são mais custosas e geram um desgaste em toda a equipe.

Los proveedores son aliados muy importantes en los eventos, por ello desde su selección y contratación se deben aplicar procesos claros que garanticen el cumplimiento de lo requerido. Capacitarlos para homogenizar la calidad de servicios es una buena practica para no tener "sorpresas" en el evento. Establecer líneas de comunicación y control también ayudará a garantizar la calidad y la entrega en tiempo y forma. La eficiente coordinación de proveedores debe ser una gran habilidad de cualquier productor de eventos.

Quanto mais sólida for sua relação com fornecedores, melhor será a entrega do seu projeto. Quando todos falam a mesma lingua a respeito do que é esperado como técnica e entrega, as espectativas acabam sempre sendo melhor alinhadas entre todos com relação a prazo, orçamento e todos os aspectos.

I typically lay the groundwork with the vendors but then have a team member trained and ready with copies of all relevant paperwork, contact numbers, payments etc. on the day of the event. My team member(s) meets and/or speaks with each vendor before the event and they receive information both before the event and when they arrive with their team contact’s information and hard copies of signed agreements as well as a welcome letter. During the event, I always try my best to see every vendor and make sure they are well informed and thank them for their participation-but I am not their point of contact.

Acredito que ao realizar um evento, é essencial conhecer o lugar onde você irá executar o seu projeto. Por isso é de suma importância a realização de visitas técnicas. Caso seja necessário montar uma planta baixa para guiar a montagem do evento, além das questões mais técnicas. Entendo que é importante envolver os profissionais responsáveis por cada área nesse processo, para que todos os pormenores sejam considerados.

Visita técnica é algo essencial pra que as coisas aconteça. Se possível, faça mais de uma visita com fornecedores distintos, pra que a entrega seja a mais excepcional possível, pois a cada visita, novas ideias e parâmetros surgem com as experiência individual de cada um.

Elegir el mejor lugar para un evento es clave, pero saber negociarlo y contratarlo también es muy importante. Ligado a la planeación con anticipación, entre mejor tengamos definido el objetivo del evento, el perfil de la audiencia y las acciones esenciales a realizar elegiremos mejor el recinto. Por ejemplo si realizamos una convención corporativa, un hotel con varios opciones de salones y espacios puede ser suficiente, pero si haremos el lanzamiento de un camión, debemos contar con un recinto con amplios accesos de carga y una resistencia de piso acorde. Mantener una excelente relación colaborativa con el recinto será muy útil en todo el proceso.

I usually walk through the venue several times and have a list of questions for the facility coordinator that I go through. I’ll take team members with me as well because they almost always have questions that I might not think of myself. We ask about everything - from parking, to security, to the number of bathrooms available, the list goes on and on. But all those questions up front can save a lot of time and energy down the road. Once again I have a team member that becomes the point of contact with the facilities person and I make sure we keep all questions and answers in emails so we have every conversation in writing. It also helps me keep everything straight as the event approaches.

Tener en cuenta que para la realización de un evento se debe tener identificado las condiciones climatológicas, priorizando aquella época del año más manejable en términos logísticos.

En la actualidad ya no podemos imaginar un evento sin tecnología, pero debemos de tener cuidado en su manejo. Un registro por ejemplo, requiere primero tener definidos sus procedimientos y políticas, para después automatizarlo y explotar todas las ventajas tecnológicas. El no contar con dichos procedimientos y políticas pueden hacer fracasar la mejor tecnología para registro. Incorporar herramientas tecnológicas a los procesos de planeación y al evento mismo, es algo que todo productor debe dominar.

Dentro da minha expertise lidando com questões técnicas relacionados a eventos é de suma importância o diálogo entre as partes, para que todas as demandas sejam atendidas. Desse modo é preciso compartilhar os riders técnicos, assim como os contrariders. Ter um produtor técnico se faz necessário para que o acompanhamento dos processos de produção sejam eficazes.

Ne pas négliger les tests techniques avant l'événement pour s'assurer que tout fonctionne bien, particulièrement si plusieurs fournisseurs sont impliqués.

Tech professionals seem to be the most neglected group at events. People throw them things at the last minute and don’t consider how difficult that makes their job. Whether I’m in charge of an event or simply performing somewhere I always take time to develop a relationship with the techs. If I’m heading up an event I schedule a deadline for all the speakers/performers/musicians to have their slides turned in a week in advance. That allows time to change formats or correct errors. I also schedule a run through with speakers and tech a day in advance if possible. Or we can do a zoom call. I want to hear what they are going to say so I know they are prepared and what they are saying makes sense. This has proven to be a life saver!!

Contar con proveedores expertos en logística de transporte de personas o de carga es muy importante. Ellos nos pueden apoyar a crear una logística que asegure el buen funcionamiento y a optimizar presupuestos. La logística tiene su origen en los tiempos y movimientos de desplazamiento de los ejércitos y todo su aprovisionamiento, con la proporción guardada, en los eventos es igual de compleja e importante.

I don’t have much experience in transportation logistics. My experience is more specific to security, parking teams, being sure there is enough light at night and plenty of signage. If you think you have enough signage multiply that by two and make sure you have people with lanyards or T-shirts everywhere around the venue.

Es muy importante también contar con un plan escrito al que tengan acceso todos los involucrados, que les permita actuar por su cuenta aunque no tengan al organizador o productor pendiente para cada paso, y también servirá de hoja de ruta en caso de una contingencia de alguien del equipo de producción. Este plan debe incluir contactos, teléfonos, recomendaciones, planes de comunicaciones en caso de contingencias, minuto a minuto, plan de montaje, renders, planos, etc.

Também gostaria de ressaltar a importância de manter uma boa comunicação entre a equipe, imprevistos podem acontecer, e ter uma equipe em sincronia e preparada, pode diminuir 80% desse problema, e se a equipe estiver com problemas, o contrário também pode acontecer. Então manter uma boa comunicação com seu time pode mudar o cenário.