Your team is divided on virtual collaboration tools. How can you find common ground and boost productivity?

Antes de falar de ferramenta é importante avaliar todas as necessidades dos times e ver uma ou mais ferramentas de colaboração que podem atender, aumentar a interação do time e melhorar a comunicação, tornando-a mais simples e mais rápida, sem precisar marcar uma reunião por exemplo. Ferramentas como Slack podem facilitar a interação e rapidez nas respostas.. Com base nos requisitos e necessidades dos times experimente algumas ferramentas, meça a interação, faça pesquisas e treinas pessoas chaves para replicar. Com isso pode-se ter uma mapa de efetividade.

This has to be the initial step even if the team is not using multiple tools. Evaluating squad needs and purpose for each collaboration tool is key in order to later shape how each should be used on the different squad interactions. Being it a virtual team or a traditional team first step should be analyzing the scenario, what is the team's objective and getting processes in place that will help the team to work better together. Do not expect to make it right from the start, adapt as you go.

Não sei qual ferramenta esta sendo utilizada. Mas creio que qualquer ferramenta, dá suporte ao uso de hastags. Uma forma de encontrar congruências e afinidades, seria o uso da hashtags.

When learning more about collaboration tools, it can be helpful to reach out to a CSM for that tool and request a demo where they can show the team all the features and answer questions. Some companies will have someone in-house on RecOps, BizTech, or Employee Tech who is a SME for collab tools and they can set up time to give your team a demonstration. This is also incredibly helpful because they may know about features that will benefit your team that you aren't even aware of, or they can also suggest workarounds for what you need the tool to do. Another suggestion, is to let the CSM or SME know all the collab tools you use (i.e. Slack, Asana, etc.) because there are often integrations that will unlock features you didn't know existed.

Dar oportunidade para os colaboradores explorarem a variedade de ferramentas de colaboração virtual disponíveis é fundamental para uma boa comunicação entre eles (Afinal são eles que vão utilizar rsrs). Esse processo de exploração não apenas ajuda a identificar as ferramentas mais adequadas, mas também promove a inovação e o aprendizado contínuo dentro da equipe. Além disso, ao envolver esse colaboradores na escolha das ferramentas, cria-se um sentimento de propriedade e engajamento, aumentando a probabilidade de adesão e utilização efetiva das soluções escolhidas.

O primeiro passo é definir os objetivos e propósitos, ou seja, saber quais as dores da equipe. Feito isso, é hora de analisar as ferramentas do mercado que são mais adequadas a sanar essas dificuldades, e que não tenha um alto grau de conhecimento demandado (caso contraário deverá treinar muito bem a turma rsrs). Normas de utilização, obter feedback dos utilizadores e estabelecer a segurança das informações que estão ali, fecha o pacote de diretrizes que são fundamentais para êxito do processo.

Après le choix de l’outil ou des outils, il faut permettre au membre d’avoir une maîtrise sur comment il marche, comment l’exploiter, comment atteindre les objectifs avec cet outils en gardant en tête le ou les rôles de l’outils en question. Nous savons déjà que chaque outil a un rôle ou des rôles précis. Il est donc impérative que chaque membre puisse en prendre connaissance et cela passe le plus souvent par des formations sur l’outil afin de mieux s’y familiariser.

Um jogo só é bem jogado quando todos conhecem bem a sua dinâmica. Acredito que um bom treinamento é essencial para o sucesso do engajamento dos colaboradores com novas ferramentas. Ao capacitar a equipe, eliminamos barreiras e promovemos uma adoção mais eficaz.

Two ways to provide training, I found helpful are: 1. Organize hands-on workshops where team members can practice using the new tool in real-time scenarios. Assign small tasks or projects that mimic actual work processes, allowing everyone to apply what they've learned immediately. Follow up with Q&A sessions to address any issues or questions that arise during practice. 2. Establish a mentorship program where experienced users of the tool provide one-on-one support to their colleagues. This could involve regular check-ins, troubleshooting sessions, and personalized guidance. This approach ensures that team members have a go-to person for any difficulties they encounter, fostering a supportive learning environment.

La formación no es siempre suficiente para adquirir las competencias básicas para el manejo de una nueva herramienta colaborativa. Se debe animar a la exploración de la herramienta y proporcionar un apoyo frente a las dificultades que pueden surgir al inicio de su uso. Se deben conectar las personas que poseen una mayor facilidad de adaptación al cambio con las que tienen mayor dificultad para que las puedan guiar en su adaptación.

Quando a gente fala de uma boa plataforma de comunicação para o time, temos um impacto positivo, pois conseguimos centralizar informações, reduzir barreiras de comunicação e simplificar processos. Com isso, ela promove uma maior transparência, eficiência operacional e uma cultura de colaboração mais forte.

Suivre le progrès des membres après formation, c’est l’étape primordiale pour être sur de comment chaque membre se familiarise avec l’outil. Après les sessions de formations pour prendre en main l’outil, il faut un suivi rigoureux et régulier. Ce suivi permettra de savoir le niveau actuel des membres de se familiariser avec l’outil. Aussi ce suivi permettra de voir l’impact de l’utilisation de l’outil dans la productivité surtout et la dynamique des membres de l’équipe. En tant que leader il est nécessaire de demander des feed-backs sur l’utilisation de l’outil afin de savoir si il y a des améliorations à faire ou pas.

Have regular feedback sessions where team members openly discuss their experiences with new tools and processes. Encourage sharing both positive and negative feedback and brainstorm solutions together. This fosters a culture of continuous improvement and adaptability, ensuring everyone feels heard and involved in evolving virtual collaboration practices. Promote cross-training initiatives where team members learn each other's roles and tool usage. This builds a versatile team, fostering empathy and understanding of various challenges. As team members become more adaptable and knowledgeable, they better handle changes and support each other in a dynamic digital environment.

It is important for all leaders (Project owners or Software Architects) to communicate with all team members in an appreciative style, especially when the majority is done remote and/or the results placed in the cloud. Have an ear for problems that may arise. Keep your mind open for different styles of solutions (like using MS-Tools in contrast to Atlassian tools, or the different Office sets in use), and avoid tool-lock-in situations. It may be advisable to review the toolset in use after major project milestones reached.

Na minha opinião, é essencial promover uma cultura de adaptabilidade dentro da equipe. À medida que a colaboração virtual evolui, nossa abordagem para usar essas ferramentas também deve evoluir. Devemos estar abertos à mudança e flexíveis para nos mantermos produtivos em um cenário digital. Ao nutrir essa mentalidade, não apenas tornaremos mais fácil navegar pelos desafios atuais, mas também prepararemos nossa equipe para desafios semelhantes no futuro.

John Maxwell Shares some time-tested advice for finding common ground in these situations. You may need to guide your team to a "Common Ground Mindset" before the team is going to be able to agree upon a collaboration tool that helps the whole team reach its goals. The most important concept? Being able to demonstrate that they want to "Listen their way to common ground." Additionally, there are always "Must-Haves" and "Great to Haves" when choosing a collaboration tool. Break those down into two categories as a team to better vet tools and make a decision that helps the team better reach its goals. At the end of the day, this is a leadership exercise.

It is advisable to remember that different toolsets are needed for different language flavors: JavaScript development uses different tools than Java, and C# uses also a very different set of tools and frameworks. It is a good style to let your teams that do work in the different styles stay in touch from time to time, and exchange ideas and news of the other flavors. Customer needs may change fast and often, and the professionalism your developers have depends on keeping in touch with the leading edge of all flavors.