Here's how you can optimize inventory processes and workflows through team collaboration.

About inventories? The main rule for a process, is that it should be fully documented. Simple and clear. Work procedures and instructions should be in place. Defining and explaining What-How-Who-When-Why. Speaking about inventories management, which is quite a "pain in the back" for supply chains, logistics and account departments, clear process should be defined, based on agreed related metrics. So, the working teams and information flow are arising from the main working process. Whoever is designing the process should consider the actions and related actors. The process should be designed by the responsible, as is nominated, on matrix of the whole "business process" So, define processes, who is responsible and how to measure. 🤔

Una vez en el trabajo, según mi experiencia, una utilidad que he encontrado a nivel de optimización de procesos de inventario es asegurar que todos en el equipo comprendan los objetivos comunes. Cuando nos enfocamos en metas claras como la reducción de residuos o el mantenimiento de niveles óptimos de existencias, notamos que la colaboración mejora significativamente. Usar herramientas colaborativas para compartir actualizaciones en tiempo real ha sido clave para que todos estemos alineados y enfocados en los mismos resultados.

Defining roles is one of the foundational steps after setting goals. Just as in football, where each player knows their position—whether in defense, attack, or as a goalkeeper—every team member in inventory management must understand their role and responsibilities. If the goalkeeper waits for another player to block the shot or if they leave the goal to try and score, the team is likely to lose. Similarly, clear role definition is crucial to avoid confusion and ensure smooth operations. Regular team meetings help reinforce these roles, ensuring that everyone is aligned and focused on achieving the team’s objectives.

Cada persona puede responder de manera diferente ante un evento relacionado con procesos de inventario. En mi experiencia como lider, es crucial establecer reglas claras y tener procesos documentados para que cada miembro del equipo cuente con un marco de acción definido. Esto asegura que las tareas se realicen de manera estándar, estén alineadas, generen eficiencias y reduzcan riesgos operativos.

Una vez en el trabajo, según mi experiencia, he aprendido que una de las mayores ventajas para evitar confusiones es definir claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo. Cuando todos sabemos exactamente qué hacer, los flujos de trabajo se agilizan y se evitan errores. Realizar reuniones periódicas para ajustar y reafirmar las funciones ha sido esencial para mantener la eficiencia en la gestión del inventario.

Effective communication is key, especially with larger teams. I once set a plan to reach specific inventory levels within a week and shared it with both purchasing and logistics. By week’s end, only half the quantities were received. Logistics was shipping based on payment orders from purchasing, while purchasing was authorizing payments for quantities shipped. This misalignment highlighted the need for a centralized communication channel to ensure all departments are aligned and operations run smoothly.

Una vez en el trabajo, según mi experiencia, he visto cómo tener un canal de comunicación central es indispensable para el éxito del equipo. Cuando los problemas o actualizaciones se comparten de manera rápida y clara, se resuelven más fácilmente, y el proceso de inventario sigue su curso sin interrupciones. Crear un entorno donde todos se sientan cómodos al compartir ideas ha resultado en una mejora continua de los procesos.

Una vez en el trabajo, según mi experiencia, la tecnología ha sido clave para mejorar la colaboración en equipo. Implementar un sistema de gestión de inventario (IMS) que permita ver los niveles de existencias en tiempo real nos ha dado una ventaja significativa. Todos los miembros del equipo pueden acceder a la misma información, lo que nos ha ayudado a tomar decisiones más rápidas y acertadas. Capacitar a todos en el uso de estas herramientas ha sido crucial para maximizar los beneficios.

Una vez en el trabajo, según mi experiencia, he visto cómo la formación continua es esencial para mantenerse al día con las mejores prácticas en la gestión de inventario. A medida que la tecnología avanza, es necesario que el equipo siga aprendiendo y adaptándose. Esto no solo mejora las habilidades individuales, sino que fortalece la capacidad del equipo para manejar las nuevas herramientas y procesos de manera eficiente.

Regular evaluation reveals weaknesses and improves processes. I remember when we struggled with a supplier's inventory flow. I analyzed lead time and stock levels, discussed them with the purchasing manager, and then met with the supplier to identify the causes. During the discussion, we involved the accounts department and uncovered a communication gap regarding payments, which led to low stock levels and significantly impacted sales. Continuous evaluation is crucial for improvement, and tools like Plan-Do-Check-Act (PDCA) can be very effective in this process.

Una vez en el trabajo, según mi experiencia, he comprobado que evaluar regularmente los procesos de inventario y el rendimiento del equipo es vital para el éxito a largo plazo. Analizar cómo fluye el trabajo y cómo colaboramos nos ha permitido hacer ajustes que optimizan continuamente el sistema. Además, la retroalimentación del equipo siempre ha sido invaluable para encontrar formas de mejorar.