What is the best way to balance digital and in-person communication in your internal communications strategy?

En mi experiencia, al encontrar un equilibrio entre la comunicación digital y presencial, podemos potenciar el alcance y la efectividad de nuestra estrategia de #comunicación interna. Esto implica monitorear continuamente las necesidades de los trabajadores y combinar el uso de canales digitales con interacciones presenciales cara a cara. Integrar ambos enfoques nos permite ofrecer contenidos relevantes tanto en el ámbito digital como en el presencial, adaptándonos así a las preferencias y contextos de nuestros trabajadores de manera efectiva.

El equilibrio entre la comunicación digital y la presencial, se determina a partir de los objetivos de la estrategia de comunicación, el mensaje a posicionar y la audiencia que se desea impactar. Con estos datos, se puede determinar cuanto esfuerzo y recursos debe ser destinados a cada formato de comunicación.

En mi experiencia, lo mejor es combinar experiencias online con dinámicas en persona. Por ejemplo convocar a un voluntariado en plataformas digitales y luego armar reuniones, encuentros cara a cara, un “gracias” presencial y por supuesto, la actividad en sí. Esa cara sincera de admiración y agradecimiento jamás será reemplazable. En cualquier actividad.

Internal communication plays a crucial role in fostering a sense of belonging and engagement within an organization. To make a positive impact, it's essential to establish clear channels of communication that promote transparency, inclusivity, and collaboration. This could involve regular town hall meetings, open forums for feedback, and interactive platforms where employees can share ideas and experiences. By emphasising the organization's values and goals, it helps unify the team and create a sense of purpose. Ultimately, by prioritizing internal communication efforts that promote unity, pride, and diversity, organizations can cultivate a culture where every individual feels valued and motivated to contribute towards common goals.

Le choix des canaux est défini en fonction du public cible. Par exemple, dans une usine, vous pouvez avoir le public administratif qui a un accès complet à un ordinateur et à un téléphone cellulaire tout au long de son quart de travail, mais un employé dans le secteur opérationnel n’a pas accès à des ordinateurs et à des téléphones cellulaires en tout temps, de sorte que l’information n’atteint pas ces deux publics en même temps. Par conséquent, il est essentiel de développer des canaux qui répondent aux besoins de chacun pour que tout le monde soit au courant de l’information

Sometimes the company doesn’t have the culture for a type of channel, you will have to help to build it, creating a good plan, with strategy and aligned with the Seniors Managers, because at the end, they will promote your channel.

Internal communications is under estimated and not given enough focus. It can be used very effectively not just to communicate, but also to motivate, inspire and build a strong team sprit. In my previous organisation, we had used internal comms to drive sales targets through motivating and entertaining themes, which spurred the entire organisation toward achieving a common goal. It is also a great way to recognize and reward people, create a healthy competitive atmosphere and keep the fun element alive. Internal comms doesn't have to be boring and staid. It can be made very engaging and fun. It can change the course of an organisation. And of course, it should be driven from the top.

A escolha dos canais é definida de acordo com o público-alvo. Por exemplo, dentro de uma fábrica você pode ter o público administrativo que tem total acesso a computador e celular durante todo o seu turno de trabalho, mas um colaborador da área operacional não tem acesso, a todo tempo, a computadores e celular, com isso, a informação não chega ao mesmo tempo para esses dois públicos. Por isso, desenvolver canais que atendam a necessidade de cada um, é primordial para que todos estejam por dentro das informações.

Achieving a harmonious blend of digital convenience and face-to-face rapport is the hallmark of an effective internal communication strategy. Seamlessly integrate digital platforms for swift information dissemination and remote collaboration, optimizing efficiency. However, recognize the irreplaceable value of in-person interactions for strengthening team unity, innovation, and authentic connections. By striking this balance, you enhance operational agility and cultivate a culture of trust and engagement within your organization, propelling it towards greater heights of success.

I'd recommend careful balance of Synchronous and Asynchronous Communication. Synchronous communication, like meetings or calls, is useful for immediate feedback and discussion. Asynchronous communication, such as emails or discussion threads, allows for thoughtful responses and can be more accommodating of different time zones and schedules.

It's essential to find the right channel strategy in regard to target group, frequency, key messages/purpose and medium. To find the balance in planning with a publication tool to define the topics for each channel and have a look at not publishing several information in parallel. Digital channels working for general information or updates, information linked to the same medium e.g. Intranet or announcements. Personal channels are crucial for team/department topics with an impact on the respective people. Define clear goals for each channels and communicate it with a communication guideline for transparency and awareness.

Para equilibrar a frequência com que os colaboradores recebem a informação, uma ação essencial é segmentar o público. Assim, você atinge somente as pessoas que deseja atingir, sem sobrecarregar o e-mail, por exemplo. Ter diferentes formas de comunicar, adaptando-se aos canais, também é uma alternativa pra que a informação seja disseminada de forma clara e objetiva.

Les tengo dos propuestas :) ¿Qué les parecen los boletines electrónicos semanales? Ayudan a categorizar información fácilmente y a generar expectativa si estableces un día específico para el envío. Hacer un townhalls en vivo+streaming cada trimestre ayuda a reforzar mensajes clave, proyectos específicos y fomentar el reconocimiento y la integración.

La frecuencia de entrega de mensajes debería estar determinada por el aporte que hagan al logro de los objetivos del negocio. Dependiendo del peso de cada objetivo, este tendrá acciones de comunicación asociadas, tanto para largo, como para mediano y para corto plazo, lo que determinará la periodicidad de la comunicación. Esta periodicidad, establecerá también el tipo de canal a elegir, y las características del mensaje a generar.

Outro aspecto de equilibrar a comunicação digital e presencial é encontrar a frequência certa para cada canal. Você não quer sobrecarregar sua equipe com muitas mensagens ou deixá-las no escuro. Uma boa maneira de equilibrar sua frequência é criar um calendário de comunicação que descreva quando, como e o que você se comunicará por meio de cada canal. Você também pode segmentar seu público e priorizar suas mensagens com base em sua relevância e urgência. Por exemplo, você pode usar o email para atualizações semanais, videoconferência para reuniões mensais e eventos presenciais para revisões trimestrais.

Knowing your team and your company culture you should hav a clear understanding on what your audience expects of a live interaction. Make sure you keep those topics that affect people for face to face occasions and always gather feedback, or trigger interaction to settle any tension, fear of change. The human touch is and will always be relevant no matter the win over of the digital era.

Ter um indicador para medir o resultado faz com que saibamos onde e como podemos melhorar. Saber se a informação está chegando no público certo e de forma clara é uma das principais lutas da área de comunicação interna. Pode-se utilizar formulários online a cada campanha ou até mesmo um simples botão de "curtir" nos comunicados enviados. No presencial, colocar um tablet com perguntas curtas para que os leitores possam responder ao questionário, por exemplo. Diversas formas para se medir o impacto da comunicação.

The balance between or of the two, is based on the goal of the communication. Secondly, the demographics of the internal publics you are targeting. For example, if the larger percentage of the employees are GenZs, they prefer more of digital than in-person communication, based on my current workplace.

Comunicar sin medir resultados es estar hablando con la pared. Una comunicación sin feedback, sin chequear cómo se recibe el mensaje no tiene sentido alguno. Incluso en la comunicación persona a persona hacer una pregunta para saber qué mensaje recibió el otro es lo mas acertado que hay. La comunicación no termina al dar el mensaje, sino al estar seguros de que fue correctamente recibido.

Les outils numériques sont aujourd’hui incontournables. Ils offrent une grande flexibilité. Cependant, je suis convaincue que le lien personnel de la communication en personne est irremplaçable. Le contact humain direct renforce les relations et le sentiment d'appartenance à l'entreprise.

Hoy la tecnología nos da nuevas oportunidades de innovar en la comunicación. Ya no solo tenemos el número de clicks de apertura o minutos de lectura por cada mail que enviamos, también vemos como diferentes AI dan sorporte en temas transaccionales y preguntas frecuentes a nuestros colaboradores. Hoy los chatbots son parte del proceso de atracción de talento en las bolsas de trabajo en web. Estamos frente a un nuevo universo de posibilidades.

Analyze if maybe there is a channel to “delete”, clean up the house before working on it… Nowadays we have so much channels and ways to communicate that maybe the company is overwhelmed.

Gestionar la comunicación -digital o presencial- puede ser agobiante, incluso si tienes un equipo dedicado a tal fin. Una buena forma de realizar esta gestión, es construyendo objetivos de comunicación 100% alineados con los objetivos del negocio, y asegurando que cada acción de comunicación que se lleva a cabo en la organización, apalanque el logro de al menos uno de estos objetivos. De esta forma concentraremos los esfuerzos de comunicación en lo que es realmente estratégico para el negocio, y al final del periodo, minimizaremos o no tendremos actos de comunicación comportándose como ruedas sueltas.

Walk the talk. In an era that values authenticity and alignment of values, ensure that it your message is consistent. Of course, that is not to say that one cannot adapt one's views over time; after all, dynamics and even the industry foundations can shake and require a different take. In cases like these, address the merits of both the previous and current view, and WHY existing circumstances necessitated the different approach. Skirting the issue is NEVER the option. Face it head on, say it often, and hide nothing.