What are effective strategies for negotiating maintenance and upgrade costs with vendors?

Effective negotiation of maintenance and upgrade costs with vendors starts with a thorough understanding of your contract. Before entering discussions, review your existing agreement to identify any leverage points or limitations. Familiarize yourself with the market rates for similar services to establish a baseline for negotiations. Approach the conversation with clear objectives and a willingness to explore mutually beneficial solutions. Don’t hesitate to ask for detailed breakdowns of costs and propose adjustments based on your needs and budget. Strong knowledge of your contract and market conditions empowers you to negotiate more effectively.

To negotiate maintenance and upgrade costs effectively with suppliers, a strategic approach is crucial. Begin by conducting thorough research on market rates and industry benchmarks to establish a fair pricing baseline. During negotiations, emphasize the potential for long-term collaboration and the value of a mutually beneficial partnership. Seek transparency on cost breakdowns and explore bulk discounts or bundled services to maximize savings. Additionally, consider negotiating performance-based contracts where costs are tied to specific service levels or outcomes. Regularly review and reassess agreements to ensure competitiveness and alignment with evolving business needs.

Em redes de franquia é muito comum a existência de fornecedores homologados/aprovados tanto para matérias-primas e insumos, como também para manutenção de máquinas e equipamentos, comunicação visual, mobiliário, dentre outros. A viabilidade logística da chegada destes itens (principalmente matérias primas e insumos) é fundamental para o bom funcionamento e também para a viabilidade do negócio. Fato é que muitos itens requerem um fornecimento ou prestação de serviços locais e, nesta hora, ainda que não aja previsão a esse respeito no contrato de franquia, você deve buscar o apoio da franqueadora no sentido de buscar a homologação de um fornecedor local/regional.

Em resumo, pesquisar e comparar os preços e condições oferecidos por diferentes fornecedores antes de iniciar as negociações é fundamental para obter os melhores resultados. Isso lhe dá informações valiosas, poder de negociação e a capacidade de tomar decisões informadas que beneficiarão sua empresa a longo prazo

Quando se trata de marcas/produtos homologados, não há muito o que fazer. Imagine, por exemplo uma gelateria que desenvolveu seus produtos e,notorizou sua marca pela qualidade. Não há como uma unidade franqueada resolver utilizar uma outra matéria-prima ou insumo que não seja o homologado, restando nesse caso, a negociação de preços do produto ou insumo. Nas marcas mais estruturadas, se faz o uso do poder da escala para negociar condições comerciais mais favoráveis com os fornecedores, que beneficiem todas as unidades franqueadas. Muitos fornecedores, ainda que regionais, se utilizam de empresas de operação logística para poder atender os acordos de fornecimento com a rede franqueada de uma dada marca.

A construção de relacionamentos é uma condição essencial para operações de franquias. A marca franqueadora tem uma parcela expressiva de responsabilidade quando o assunto é estabilidade de preços e, para isso precisa definir um calendário de reajustes, além das regras e gatilhos que disparam a necessidade de revisão de preços, tanto em relação às negociações com os fornecedores, quando os preços que precisarão ser praticados por seus franqueados para os consumidores finais.

As redes mais bem estruturadas, se valem de um. planejamento estratégico bem feito, que leva em consideração dados históricos de vendas e, estudos de mercados, para definir os volumes de vendas projetados para cada unidade franqueada. Com base nesses números, ela negocia previamente as condições comerciais de fornecimento para todas as unidades franqueadas (Abertas, em instalação e, projeção de novas unidades). São os volumes proporcionados pela escala de crescimento da rede que chamam a atenção dos fornecedores, que vêem nas franquias, uma oportunidade de crescimento de suas próprias vendas de maneira mais previsível e, à partir de negociações centralizadas.

Tão ou mais importante que negociar boas condições comerciais a nível de preço, é ter a certeza que a homologação de um fornecedor, agregue valor a rede de franquias. O fornecedor correto e estruturado, se utilizará das informações fornecidas pela rede e, do histórico de compras e crescimento de vendas, para planejar sua própria produção, suas compras e, se assegurar que terá os insumos e matérias-primas necessárias para atender as demandas da rede. Isso tudo precisa estar previsto e documentado em contratos de fornecimento que, garantam planos de contigência para as situações até mesmo imprevistas. A Pandemia da COVID trouxe esse aprendizado para muitas indústrias e negócios.