You're organizing a large outdoor event. What equipment rental options will you choose?

Regardless of the event, hire the right team to coordinate. You need the right type of space, environment, power, caterer, etc. You should be focusing on the mission of your event, not the logistics. What's its purpose? How many people? when/where? the rest is up to the people you hire to allow you to focus on the message delivery.

Before I opened this my first thought was to rent tents with this unreliable weather. If it was still in winter I would provide some heating. This has been a very mild winter which I like as the cold gets to my muscle disorder and arthritis. I see so many other contributions but washrooms are a must and some sort of food. Since I have celiac disease, I cannot say more strongly to not leave us out like Tim Horton’s does. They say if you have any allergies to eat somewhere else. At least Starbucks provides a healthy bar which is wrapped. When you have a disease like celiac, it is hard enough to cope as celiac disease mimics every disease. It is absolutely rude and ignorant to be shut out.

Utilities are a must-have for a large outdoor event. How will you provide power for sound, lighting, and your caterer? Pro tip. Work with a qualified electrician to (1) determine how much power you need (generators) and (2) plan the electrical layout and distribution BEFORE your event. A large outdoor event must have portable restrooms and hand washing stations. Work with a local provider with an excellent reputation, and ensure you have plenty of clean restrooms.

Try to assess your venue - in person - before your event date! Are you close to any electrical outlets? If you’re setting up your tent in the dark (like before a race) you’ll want to have access to lighting! Plus, until the sun comes up, if you’re distributing collateral pieces, you want to make sure they can be seen! Plus- prepare for wind to carry off your collateral pieces! You might be able to set up your tent with one side to the wind, so everything doesn’t blow away. Speaking of blowing away, BE SURE YOUR TENT IS TIED DOWN! I’ve been hit by a tent blowing away! Take extra sand bags with you and lights! Also, in case it rains, have a place you can hide everything until the rain passes! Just be OVER prepared!

Outdoor events are super fun, I have Executive Produced many outdoor events over the years. Since the event is outdoors, weather mitigation is key. Are there structures you can use, or do you need to rent a tent? Make sure that the company you hire for the tent is insured and their tents are wind rated for your needs. Strive to have a back up plan for each facet of the event, and better yet always ask your vendors what their back up plan if what they promised to provide does not "work."

Il est crucial de réaliser une simulation de l'agencement du mobilier pour assurer le succès d'un événement. Ainsi, après un premier repérage sur le terrain, il est impératif de créer un plan en 2D avec les dimensions exactes du mobilier sélectionné, accompagné d'une simulation en 3D pour visualiser le résultat final et l'examiner attentivement. Le non-respect de cette procédure peut entraîner des imprévus. De plus, l'étude de l'agencement doit être réalisée en collaboration avec toutes les parties prenantes, notamment les traiteurs, les équipes techniques, les équipes logistiques, etc. Chacun d'entre eux ayant des avis et des contraintes différents qui doivent être pris en compte.

Importante la logística del alquiler de las mesas y sillas. Se debe planificar con antelación la solicitud de presupuesto de las empresas que se dedican a este ramo del alquiler y dependiendo del presupuesto y las sillas que ofrecen se procede a contratar.

Un buen equipo de sonido y de luces, si se va hacer de noche es lo básico, pero ante todo, al ser al aire libre, yo sugiero pensar en el “Plan B” por si las inclemencias del tiempo hacen de las suyas.

Según mi experiencia las organizaciones que eventualmente dan servicios de eventos, es contar con sus propios equipos sonidos e iluminación, tener en su nómina colaboradores que se relacionen con el área de sonido. Con esta modalidad de contar con profesionales en el área dentro de la organización pueden dar un buen servicio en la calidad de servicio e iluminación.

No siendo una experta en este tema, dando una opinión personal diría que pasillos de alfombra roja con efectos visuales, este detalle daría un toque de elegancia y la iluminación proyectada en el cielo en mi opinión crea una atmósfera mágica con proyecciones de luces en el cielo, ideal para eventos nocturnos.

Sound and lighting are two very different items and at times you can hire a vendor that can handle both, just make sure that they are well experienced in both. Lighting can be dramatic and now days the "movers" are not nearly as expensive so be keenly aware of pricing and make sure that you always get three different competitive quotes. For audio and lighting make sure that the equipment in outdoor rated, this is important, even if you are using a tent.

Es importante como organizador de eventos dejarse aconsejar en temas específicos como el sonido y la iluminación de cada evento ya que varía notablemente y las ideas que uno tenga hay que llevarlas a la práctica para que sea un éxito. Normalmente la experiencia hace que más o menos aciertes con la luz, el sonido, etc... dependiendo siempre de el aforo y asesorado por tu equipo.

Es esencial el catering en un evento que lo requiera, sobre todo que sea una empresa que responda en ese campo y con experiencia. Cerrar un trato para un evento que cumpla con los requisitos pactados y que garantice lo hablado es el colofón para el evento. La bebida y el catering son de suma importancia en cualquier evento ya que la gente va a verse afectada si hubiese cualquier problema siendo una nota bastante negativa para el evento.

De acuerdo a mi experiencia en organización de eventos están muy bien los puntos mencionados. Ahora, si hablamos de un encuentro al aire libre y en la lista de requerido o esperado tenemos amplificadores, o iluminación y sonido, es indispensable pensar en generadores o tener en claro cual será el alimento de toda la parte eléctrica. Luego, respecto a las carpas, en general, si se trata de un evento con stands se utilizan muchos los gazebos. Lo demás estará definido por el tipo de evento, su objeto, el momento del día, el tipo de público, etc. Saludos.

Olá! A atenção ao organizar um evento, além do que já foi destacado, deve compreender também: o estudo da persona que irá participar, planejamento estratégico da organização, flash mobs em diversas redes sociais para maior visibilidade e engajamento, alimentação adequada ao formato do evento, ou seja, cada detalhe importa.

En fait il faut prévoir les deux. Un espace intérieur pour pouvoir organiser les discours officiels et projeter une présentation. Les présentations en extérieur sont moins agréables au niveau acoustique Prévoir la tenue du buffet en extérieur (possibilité de mise en place d'éclairage dans les arbres, bougies, citronnelle qui accentuele côté chaleureux de l'événement, tentes ouvertes...). Et surtout prévoir un intérieur pour que les convives puissent se replier en cas d'orage ou de pluie est absolument indispensable Pour avoir organisé des événements à l'extérieur je parle par d'expérience.

Tents, Chairs,Linen, lighting , decor and all other items as per client requests. I always advise that you get all your supplies from 1 service provider or have an events planner to coordinate the service provider to ensure everything is delivered as per agreement. Also consider mobile washrooms, special sitting for VIPs and disability inclusion.

Avoid getting all you items from once service provider.It’s one of a thousand way to die and kill your event as well. Put the weather season into consideration to decide whether to get tents or not.Parasols look great for large outdoor events.

Avoid getting all you items from once service provider.It’s one of a thousand way to die and kill your event as well. Put the weather season into consideration to decide whether to get tents or not.Parasols look great for large outdoor events.