Your team is facing misinterpretations in emails. How can you prevent misunderstandings from escalating?

I make sure to use clear, concise language in all my emails. Avoiding jargon and ambiguous terms helps ensure my messages are easily understood by everyone on the team.

Utilizar uma linguagem clara e direta é fundamental para evitar mal-entendidos em e-mails. Evite jargões, siglas não explicadas e frases complexas que podem ser interpretadas de diferentes maneiras. Como o autor William Zinsser afirmou em seu livro On Writing Well: "A clareza não é uma questão de estilo; é uma questão de simplicidade." Em vez de usar palavras complicadas ou frases ambíguas, escolha termos simples e explique seu ponto de vista de maneira que todos possam entender facilmente. Isso ajuda a garantir que sua mensagem seja interpretada como você pretende.

O tom de um e-mail pode ser difícil de interpretar sem sinais não-verbais. Por isso, é essencial estar ciente do tom que você transmite através de suas palavras. Como o especialista em comunicação, Nancy Duarte, diz: "O tom de sua mensagem pode fazer ou quebrar a interpretação." Certifique-se de que o tom do seu e-mail seja apropriado para a situação e para o destinatário. Use uma linguagem amigável e profissional e evite termos que possam ser percebidos como agressivos ou sarcásticos. Revisar o e-mail antes de enviar pode ajudar a ajustar o tom.

I pay close attention to the tone of my emails. Reading my messages out loud before sending helps me ensure they convey the intended tone, whether it's professional, friendly, or urgent.

Besides following the usual tips for clear communication, I would say that once the situation has turned difficult, the "secret" is to remain always positive. My first thought is that people mean well and the fastest way to clear the air is meeting in person, if possible, or virtually- all cameras on. Nothing beats a real honest conversation if you ask me. We convey a lot of information through our bodies and voice. Meet as soon as possible since, surely, you don't want this discomfort to drag on.

One of the most key factors of misinterpreted communication be it verbal ,email or telephonic is to always replay and clarify the understanding of the context being spoken off. It's not uncommon to see instances in BAU operations where lot of times the communication or intent is misunderstood when it's more in written formats ,like emails, chats or any other non-verbal modes of communication and hence it becomes key to clarify our understanding by means of replaying the context and getting confirmation so that it's efficient to deliver results as per expectations.

Quando houver potencial para mal-entendidos, ofereça esclarecimentos imediatamente. Como o consultor de comunicação Peter Drucker destacou: "A comunicação é o que é entendido, não o que é dito." Se você perceber que algo no seu e-mail pode causar confusão, esteja preparado para explicar e responder rapidamente a quaisquer perguntas. Fornecer exemplos ou explicações adicionais pode ajudar a garantir que todos os envolvidos estejam na mesma página. Essa abordagem proativa pode prevenir interpretações errôneas e garantir que a mensagem seja recebida como pretendido.

I establish a feedback loop by regularly checking in with my team to ensure they have understood the email content correctly. This helps identify and resolve any misinterpretations early on.

I use structured responses in my emails, such as bullet points or numbered lists, to clearly outline key points and actions. This helps in organizing information and makes it easier for recipients to follow.

I remain mindful of cultural differences and time zones that might affect communication. Understanding and respecting these differences can help in tailoring my communication style to better suit my team's needs.