You're leading transitioning project teams. How do you guarantee effective communication channels are set up?

Sempre que me encontro nesta situação, primeiro com a minha equipa fazemos um brainstorm para juntos percebermos as debilidades e pontos fortes do projecto. Após isso, traçamos o nosso cronograma e plano de acção, sempre tendo em contas as necessidades do cliente e do projecto. Uma das melhores ferramentas de comunicação é a linha base de tudo ser falado e comunicado entre a equipa. Evita erros, atrasos e estabelece uma fluidez na realização das tarefas.

Ao entrar em uma jornada de coordenação de projetos com uma equipe em transição é importante dedicar um tempo para conhecer os membros da equipe. Entender as especificidades, isso envolve conhecer habilidades e qualificações, ficaaos fácil traçar uma estratégia de comunicação que seja mais eficaz para essa equipe em transição. Compreender os melhores caminhos para se comunicar é estratégico em um projeto, principalmente com uma equipe transicionando.

Understanding each team member's unique knowledge and availability is paramount. This insight allows us to tailor our communication strategy effectively. Leveraging tools that facilitate knowledge sharing is crucial, alongside ensuring comprehensive documentation. This approach minimizes gaps and enables seamless integration and collaboration, empowering the new team to contribute and adapt swiftly.

Para melhor gerir o trabalho e equipas, utilizamos software de gestão de projectos, que incluem actualização de informação online, reuniões e até notas, acessiveis a todos, incluindo um lado para o cliente entender e acompanhar o nosso trabalho. Sempre deve ser uma ferramenta friendly, que alinhe a equipa com os projectos e que tenha 100% de eficácia na comunicação, o ponto chave de sucesso de um projecto.

Após conhecer bem a equipe e as dinâmicas do projeto, fica mais fácil e assertivo definir quais ferramentas serão utilizadas para apoiar as demandas de comunicação com mais eficiência. Existem inúmeras soluções no mercado que podem servir de suporte. Escolher as mais adequadas é estratégico para o resultado do projeto.

Using appropriate tools and ensuring that knowledge transfer documentation is thorough are fundamental to ensuring the quality of this initiative. Additionally, as a leader, it's crucial to monitor the progress of knowledge transfer, identify any challenges, support team members as needed, and provide feedback on their development. This proactive approach not only enhances communication channels but also fosters continuous improvement within the team.

Na nossa gestão de projectos, a comunicação é o ponto chave de tudo. A ferramenta deve ser acessivel, e tal como definido no cronograma e brainstorm, teremos os métodos de comunicação e informação, que devem ser diários e sempre que necessários. Somente informação relevante para o bom andamento do projecto. Toda a informação será categorizada por cores, devido o seu nível de importância da mesma. Assim garantimos que toda a informação importante e urgente seja logo resolvida e tratada.

Após conhecer o ambiente, as pessoas e as dinâmicas do projeto é hora de estabelecer os padrões de comunicação mais adequados para serem utilizados durante a jornada do projeto. Isso implica em definir os meus, a frequência e o tempo dedicado para fazer a comunicação fluir de forma equânime.

A positividade deve ser sempre um ponto importante. gerir projecto tem sempre o seu índice de stress e negatividade. Então errar e falhar fazem parte, podem não acontecer, mas fazem parte do escopo. Se nos mantermos positivos, assertivos e sempre abertos a comunicar, teremos uma equipa coesa, com uma comunicação saudável, e uma produtividade acima da média, que resulta em projectos bem feitos e com impacto visivel.

Na minha experiência, monitorar é tão importante como montar a estratégia. Então, a definição de canais de comunicação eficazes e rápidos, ajustam a que o processo seja modificado quando necessário e que consigamos ter real noção da evolução ou não do projecto. Aqui falamos do trabalho, do impacto, da evolução e até do estado de espirito de trabalho da equipa envolvida. Os recursos humanos são o mais importante para que seja um sucesso.