Invoice Fraud: How to Detect it and Protect the Business
Note: English version followed by German translation below. // Englische Version gefolgt von deutscher Übersetzung unten.
Invoice fraud is a common risk for every business, and you should not underestimate it, as UK Finance’s Annual Fraud Report 2023 shows. In 2022, over £1.2 billion (€1.4 billion) was stolen through fraud, with 40% coming from authorized push payments. Invoice and mandate scam losses totaled a staggering £49.5 million. In the EU, numbers are even higher: In 2022, the European Commission faced €1.77 billion detected and reported cases.
According to findings by International Banker, the majority (95%) of firms are aware of the issue. Still, one in four (25%) finance professionals are unsure about how much it has cost their business. These figures highlight that there is still plenty of room to improve for CFOs, managers, and accounting personnel.
What is invoice fraud?
Accounts Payable (AP) refers to a company’s immediate financial obligations to suppliers and vendors for delivered goods or services. This encompasses vital steps, starting with the verification of incoming invoices. Matching purchase orders and delivery receipts ensures alignment between billed items and received goods. Subsequently, invoices undergo approval from relevant departments or designated personnel. Once approved, the AP department initiates the payment process, concluding the cycle by disbursing funds to fulfill the company’s financial commitments to its suppliers.
Accounts payable vs. accounts receivable
Invoice fraud, often referred to as mandate fraud, involves an imposter assuming the identity of one of your suppliers. The fraudster could notify you of a change in their payment details, providing new account information. What sets this scheme apart is the urgency attached to it, as the fraudster typically insists on swift payment. The repercussions of invoice fraud may only become apparent when the genuine supplier contacts you for payment, leading to potential financial losses, operational disruptions, and strained relationships with legitimate vendors.
And that is not the only type of fraud that perpetrators use to trick you. Luckily, by implementing robust preventive measures, your company can safeguard against deceptive practices. Keep on reading to learn how!
How invoice fraud happens
From sophisticated invoice scams through cyber crime to internal vulnerabilities, invoice fraud can happen in various ways. The following methods might exploit weaknesses in your payment processes, leading to financial losses and operational issues:
Let us break down the different possibilities to learn more about how invoice fraud happens.
Account takeovers through phishing scams: Fraudsters use phishing emails or messages that seem legitimate, but might trick you into sharing sensitive information like login credentials for your email account or other account details for unauthorized access.
Inflated invoices: By overstating the prices or quantities of goods or services, fraudsters attempt to overcharge and benefit from a business.
Fake invoices: Fabricated, fraudulent invoices aim to deceive businesses into making payments for non-existent or unauthorized services.
Duplicate invoices: Submitting multiple copies of the same invoice exploits loopholes in payment processes.
Vendor Fraud: Arrangements with dishonest suppliers or vendors can lead to fraudulent billing, including overcharging for goods or services or submitting false bills.
Employee Fraud: Team members misuse their access within the organization to manipulate financial systems to unlawfully benefit from the company or do harm to it.
Impersonation: Fraudsters take on false identities to authorize fraudulent transactions, gain access to sensitive information, or deceive employees.
Social engineering: Fraudsters infiltrate email threads or communication channels through hacking or phishing, to intercept internal conversations and trick team members.
Invoice fraud prevention explained
Cybersecurity is one measure to keep fraudsters at bay, but there is more that you can do. While many businesses still rely on manual entry, paper-based invoices, and approval workflows, digital approval trails, automated validation, and access controls have proven to be a better way to reduce typical data errors and invoice scams. Streamlining your accounts payable process therefore involves optimizing the way your business handles and manages payments to suppliers or vendors. This streamlining is crucial to enhance efficiency, accuracy, and security while reducing vulnerabilities to potential fraud or errors.
Invoice matching
Automated systems for invoice matching play a pivotal role in cross-checking invoices against related documents like purchase orders, receipts, and contracts. These systems work like digital detectives, comparing every detail on an invoice with other records to spot any inconsistencies or mismatches. For instance, if an invoice claims a higher quantity or different pricing than what was agreed upon in the purchase order or delivery receipt, the system flags it, alerting you about a potential fraud attempt. This automated cross-referencing saves time and significantly reduces the chances of fraudulent invoices slipping through unnoticed.
There are several matching methods when aligning invoices with various supporting documents, intensifying accuracy and fraud detection capabilities:
Each matching method adds layers of validation, progressively enhancing accuracy and reducing the chances of discrepancies or fraudulent activities within the procurement and payment processes.
Review bank statements periodically
Periodically examining statements is like conducting a financial health check for your bank account. It involves looking closely at all transactions to catch any irregularities or unauthorized activities. For instance, if there’s an unexpected or unauthorized payment or withdrawal, reviewing bank statements promptly can reveal these discrepancies. Early detection allows for immediate action, preventing further financial damage and enabling quick resolution, such as freezing compromised accounts or disputing unauthorized transactions.
Be cautious and check invoice details
Scrutinizing invoices with precision is a frontline defense against fraudulent attempts. This involves thoroughly examining every aspect of an invoice, from the itemized details to the billing information. Look out for anomalies such as unfamiliar vendors, unusual billing addresses, discrepancies in quantities or pricing, or inconsistent payment terms. Paying attention to these details helps in spotting irregularities that might indicate fraudulent activity, allowing for timely intervention and prevention.
Create awareness inside the company
Educating employees about the risks associated with invoice fraud empowers the team to recognize warning signs and take preventive measures. Training programs provide insights into common fraud tactics, teach employees how to verify invoices, and encourage reporting any suspicious activities promptly. Those actions help you create a culture of awareness. Everyone in your organization plays a part in combating fraud, so why not foster a vigilant workforce that actively contributes to fraud prevention efforts?
With that being said: Enforcing stringent protocols and checks within the payment workflow is also a proactive approach to combating fraud. This involves setting up clear procedures for invoice approval, verifying vendor authenticity before payments, and implementing multi-level authorization processes for significant transactions. By embedding preventive measures into the workflow, your business can create barriers that deter fraudulent activities, strengthening the overall defense mechanism against fraud attempts.
Next steps: Implement a digital solution
When it comes to navigating the complexities of invoice management, Yokoy offers a powerful suite of digital solutions designed to transform and fortify your accounts payable processes. With Yokoy’s invoice management solutions, your business is equipped perfectly to prevent invoice fraud from happening.
Yokoy redefines how you handle your invoices. It’s not just about digitizing paperwork and keeping track of transactions in your bank account; it’s about unlocking efficiency, accuracy, and security within the invoice processing workflow. Through automation, validation checks, and seamless integration, the entire accounts payable process becomes a breeze.
Centralise your invoices in Yokoy’s multi-legal entity setup
Yokoy automatically cross-checks invoices against various documents, such as purchase orders and receipts, ensuring coherence and accuracy in every transaction. Detailed audit trails enable easy tracking of every step within the approval process, eliminating loopholes that fraudsters might exploit. On top of this, role-based access controls and the encrypted platform create a fortified environment, reducing the vulnerability to internal and external fraudulent activities.
Seeing and working with all your invoices and approvals in one central place is essential to avoid invoice fraud. Even more: It ensures an audit-proof invoice management process with automated audit trails when financial reporting is due.
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Rechnungsbetrug: Wie Sie ihn erkennen und Ihr Unternehmen schützen können
Rechnungsbetrug ist ein ernstzunehmendes Risiko für jedes Business. Im Jahr 2022 sahen sich Unternehmen in der Europäischen Union mit Schäden in Höhe von 1,77 Milliarden Euro konfrontiert – das hat der jährliche PIF-Report der Europäischen Kommission ergeben. Die Statistik enthält jedoch lediglich die entdeckten und gemeldeten Fälle und die Dunkelziffer dürfte noch deutlich höher sein.
Erkenntnissen von „International Banker“ zufolge sind sich 95 % der Firmen dieses Risikos bewusst. Dennoch ist sich jeder vierte Finanzexperte nicht sicher, wie hoch der individuelle Schaden für das eigene Unternehmen ist. Diese Zahlen zeigen, dass CFOs, Management-Ebene und Mitarbeitende nach wie vor großes Optimierungspotenzial haben.
Was ist Rechnungsbetrug?
Beim Rechnungsbetrug gibt sich ein Betrüger als einer Ihrer Lieferanten aus. Der Betrüger könnte Sie zum Beispiel über eine angeblich geänderte Bankverbindung informieren. Häufig wird dringlich auf eine Zahlung bestanden, sodass betroffene Personen aus Angst vor möglichen Konsequenzen eine Überweisung veranlassen. Die Auswirkungen dieser Betrugsmasche werden möglicherweise erst deutlich, wenn der echte Lieferant Sie zur Zahlung auffordert. So kommt es nicht nur zu finanziellen Verlusten, auch die Beziehung zu Suppliern kann unter Umständen leiden.
Es gibt noch zahlreiche weitere Maschen, mit denen Täter versuchen, Sie auszutricksen. Glücklicherweise kann sich Ihr Unternehmen durch solide Präventivmaßnahmen vor betrügerischen Praktiken schützen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Diese Arten von Rechnungsbetrug kommen häufig vor
Von ausgeklügelten Scams über Cyberkriminalität bis hin zu internen Schwachstellen – Rechnungsbetrug kann unterschiedlich aussehen. Die folgenden Methoden können Schwachstellen in Ihren Zahlungsprozessen ausnutzen und so zu unrechtmäßigen Zahlungen und betrieblichen Konsequenzen führen:
Im Folgenden schlüsseln wir für Sie die verschiedenen Möglichkeiten auf, um Ihnen weitere Informationen darüber zu geben, wie es zu Rechnungsbetrug kommen kann.
Account-Übernahme durch Phishing: Betrüger verwenden Phishing-E-Mails oder -Nachrichten, die täuschend echt erscheinen, um Ihnen sensible Informationen wie Kontodaten, das Passwort für Ihren E-Mail-Account oder andere Kontaktdaten zu entlocken.
Überhöhte Posten auf Rechnungen: Durch überhöhte Preise oder Mengenangaben für Waren oder Dienstleistungen versuchen Betrüger, den Rechnungsbetrag in die Höhe zu treiben.
Gefälschte Rechnungen: Mit gefälschten, betrügerischen Rechnungen sollen Unternehmen dazu verleitet werden, Zahlungen für nicht existierende oder nicht genehmigte Dienstleistungen zu tätigen.
Doppelte Rechnungen: Durch das Einreichen mehrerer Kopien derselben Rechnung werden Schlupflöcher in Zahlungsprozessen ausgenutzt.
Betrug durch Lieferanten: Unehrliche Lieferanten oder Verkäufer können Ihrem Unternehmen erheblich schaden, wenn Sie falschen Rechnungen nicht auf die Schliche kommen.
Interner Betrug: Teammitglieder missbrauchen ihre Zugangsberechtigung innerhalb des Unternehmens, um Finanzsysteme zu manipulieren oder durch eine betrügerische Rechnungsstellung zu profitieren.
Identitätsfälschung: Betrüger nehmen andere Identitäten an, um Transaktionen zu autorisieren, Zugang zu sensiblen Informationen zu erhalten oder Mitarbeitende zu täuschen. Dazu gehört unter anderem der sogenannte CEO-Betrug, bei dem sich eine andere Person als Geschäftsführer ausgibt.
Social Engineering: Betrüger dringen durch Hacking oder Phishing in E-Mail-Threads oder Kommunikationskanäle ein, um interne Unterhaltungen abzuhören, Bankdaten zu erhalten und Teammitglieder zu täuschen.
So beugen Sie Rechnungsbetrug vor
Das Bundeskriminalamt hat allein 2022 mehr als 136.000 Hacker-Angriffe in Deutschland gezählt. Cybersicherheit ist daher von entscheidender Bedeutung, um Betrüger in Schach zu halten – sowohl in deutschen Unternehmen als auch bei international agierenden Firmen. Vielleicht auch deshalb herrscht mancherorts noch immer ein gewisser Respekt vor digitalen Lösungen. Zwar gilt bei Buchhaltungsvorgängen oft das Vier-Augen-Prinzip, doch setzen viele auch noch auf manuelle Eingaben und Papierrechnungen. Dabei lässt sich der Rechnungsprozess heutzutage mit smarten Tools deutlich sicherer bewältigen.
Automatisiertes Prüfen, digitale Genehmigungsverfahren und rollenbasierte Zugriffskontrollen reduzieren typische Datenlecks und minimieren das Risiko, von Rechnungsbetrug betroffen zu sein. Eine solche elektronische Prozessverschlankung ist entscheidend, um die Effizienz, Genauigkeit und Sicherheit zu verbessern und gleichzeitig die Anfälligkeit für Betrugsfälle oder Fehler zu verringern.
Rechnungsabgleich
Automatisierte Systeme sind praktisch, um Rechnungen mit dazugehörigen Dokumenten wie Bestellungen, Quittungen und Verträgen abzugleichen. Diese Systeme arbeiten wie digitale Detektive, die jedes Detail auf einer Rechnung mit anderen Unterlagen vergleichen, um mögliche Unstimmigkeiten zu erkennen. Wenn eine Rechnung beispielsweise eine höhere Menge oder einen anderen Preis angibt als in der Bestellung oder dem Lieferschein vereinbart, markiert das System dies und macht Sie auf einen möglichen Betrugsversuch aufmerksam. Dieser automatische Abgleich spart Ihrem Team Zeit und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass betrügerische Rechnungen unbemerkt durchschlüpfen.
Für den Abgleich von Rechnungen mit verschiedenen Belegdokumenten gibt es verschiedene Methoden, um die Genauigkeit erhöhen:
Beim Zwei-Wege-Abgleich werden in der Regel Rechnungen mit Bestellungen verglichen.
Beim Drei-Wege-Abgleich wird zusätzlich die Quittung oder Lieferbestätigung einbezogen, um sicherzustellen, dass die bestellten Waren ordnungsgemäß empfangen und in Rechnung gestellt wurden.
Der Vier-Wege-Abgleich umfasst auch Dokumente zur Qualitätsprüfung und Lieferantenverträge, um sicherzustellen, dass etwaige Unstimmigkeiten nicht unentdeckt bleiben.
Mit jeder Abgleichsmethode werden weitere Validierungsebenen hinzugefügt, wodurch die Genauigkeit schrittweise erhöht und die Wahrscheinlichkeit von Unstimmigkeiten oder betrügerischen Aktivitäten im Rahmen der Beschaffungs- und Zahlungsprozesse verringert wird.
Kontoauszüge regelmäßig überprüfen
Die regelmäßige Prüfung von Kontoauszügen ist wie ein finanzieller Gesundheitscheck für Ihr Bankkonto. Dabei werden alle Transaktionen genau unter die Lupe genommen, um Unregelmäßigkeiten oder unzulässige Aktivitäten festzustellen. Wenn beispielsweise eine unerwartete oder nicht genehmigte Zahlung oder Abhebung erfolgt, kann eine sofortige Überprüfung der Kontoauszüge diese Unstimmigkeiten aufdecken. Ein fremder Name oder eine unbekannte IBAN-Nummer, die zum Konto der Betrüger führt, fällt dadurch beispielsweise sofort auf.
Eine frühzeitige Erkennung ermöglicht sofortiges Handeln, um weiteren finanziellen Schaden zu verhindern und eine schnelle Lösung zu finden. Dazu kann gehören, kompromittierte Konten einzufrieren oder nicht genehmigte Transaktionen zu stoppen.
Rechnungsdetails checken
Die genaue Prüfung von Rechnungen ist eine der ersten Maßnahmen zur Abwehr von Betrugsversuchen. Dazu gehört eine gründliche Prüfung aller Rechnungsdetails, von den Einzelposten bis hin zu den Rechnungsdaten.
Achten Sie auf Anomalien wie unbekannte Lieferanten, ungewöhnliche Rechnungsadressen, Unstimmigkeiten bei Mengen oder Preisen oder uneinheitliche Zahlungsbedingungen. Die Beachtung dieser Details hilft beim Erkennen von Unregelmäßigkeiten, die auf betrügerische Aktivitäten hindeuten könnten, und ermöglicht ein rechtzeitiges Eingreifen und Vorbeugen.
Bewusstsein innerhalb des Unternehmens schaffen
Indem Sie Mitarbeitende über die mit Rechnungsbetrug verbundenen Risiken aufklären, sorgen Sie dafür, dass das interne Bewusstsein für mögliche Red Flags steigt. Mit Schulungen können sie wertvolle Einblicke in gängige Betrugstaktiken geben. Darüber hinaus sollten Mitarbeitende ermutigt werden, verdächtige Aktivitäten umgehend zu melden, denn jedes Teammitglied kann dazu beitragen, dass es nicht zu finanziellen Verlusten kommt.
Die Durchsetzung strenger Protokolle und Kontrollen innerhalb des Zahlungsablaufs ist ebenfalls ein proaktiver Ansatz zur Betrugsbekämpfung. Dazu gehören die Einrichtung klarer Abläufe für die Rechnungsgenehmigung, die Überprüfung der Authentizität der Lieferanten vor der Zahlung und die Einführung mehrstufiger Genehmigungsverfahren für wichtige Transaktionen. Durch die Einbindung von Präventivmaßnahmen in den Arbeitsablauf kann Ihr Unternehmen Barrieren schaffen, die abschreckend wirken und somit Betrugsversuche abwehren, bevor sie passieren.
Ihre nächsten Schritte: Digitale Lösungen implementieren
Mit Yokoy gestaltet sich selbst komplexes Rechnungsmanagement übersichtlich und einfach: Die leistungsstarke Suite ist darauf ausgelegt, Ihre Kreditorenbuchhaltung digital zu optimieren. Mit den Lösungen von Yokoy ist Ihr Unternehmen zudem perfekt ausgestattet, um Rechnungsbetrug zu verhindern. Sie digitalisieren damit nicht einfach nur Ihre Papierrechnungen oder tracken Transaktionen auf Ihrem Bankkonto: Durch automatisierte Checks und die nahtlose Integration in bestehende Systeme wird der gesamte Prozess der Kreditorenbuchhaltung sicherer.
Zentralisieren Sie Ihre Rechnungen mit Yokoy
Yokoy gleicht Rechnungen automatisch mit verschiedenen Dokumenten ab. Dazu gehören Bestellungen und Quittungen, um die Kohärenz und Genauigkeit jeder Transaktion zu gewährleisten. Detaillierte Prüfabläufe ermöglichen ein einfaches Tracking jedes Schrittes innerhalb des Genehmigungsprozesses und eliminieren Schlupflöcher, die Betrüger ausnutzen könnten.
Darüber hinaus schaffen rollenbasierte Zugriffskontrollen und die verschlüsselte Plattform eine geschützte Umgebung, die interne und externe Angriffe erschwert. Alle Rechnungen und Genehmigungen an einem zentralen Ort zu sehen und zu bearbeiten, ist unerlässlich, um Rechnungsbetrug zu vermeiden. Mehr noch: Yokoy gewährleistet einen revisionssicheren Rechnungsmanagementprozess mit automatisierten Prüfpfaden, sodass bei einer Betriebsprüfung stets alle Informationen übersichtlich und nachvollziehbar dargestellt werden können.
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7moGreat breakdown, Philippe Sahli! Online fraud, including invoice fraud is a widespread threat that every business should be aware of. Its potential costs can be significant.