Tecnología para la empresa: cómo y en qué invertir para mejorar mi negocio de manera inteligente

¿Puede una pyme prosperar sin tecnología, ignorarla y mantenerse eternamente en el a mí me va bien así? En opinión de Martín Piqueras, profesor de OBS Business School y experto en estrategia digital en la consultora Gartner, es lo mismo que preguntarse si podemos funcionar sin móviles, robots hospitalarios, dirección asistida en el coche o tarjetas de crédito: “Son avances que están en nuestro día a día y a los que nos hemos acostumbrado. Sin ellos se nos complicaría la existencia”. Sucede también en el mundo empresarial: los negocios que descuidan la inversión tecnológica pueden estar diezmando su crecimiento y perdiendo comba respecto a la competencia.

Pero, aunque la balanza entre opción y obligación tecnológica se incline cada vez más hacia lo segundo, hay que tener claro por qué invertir y en qué hacerlo: “Las pymes tienen que incrementar su apetito por la tecnología, tanto en el entendimiento de la diversidad de soluciones como en la intensidad que le dedican”, señala Piqueras. Sobre todo, en un tiempo en el que las posibilidades son infinitas y democráticas, adaptadas a todo tipo de necesidades, con precios asequibles y de uso cada vez más sencillo.

Qué tener en cuenta

Oriol Truque, profesor de la andorrana Universitat Carlemany, 100% en línea, experto en dirección de empresas y director de la consultora tecnológica Abalit Technologies, alerta de la importancia de no empezar la casa por el tejado: “Lo primero es organizar y definir nuestros procesos empresariales. Que todo esté claro y delimitado. Y una vez hecho esto, hay que ver qué herramientas tecnológicas pueden optimizarlos. Si seguimos este camino el beneficio está garantizado”.

Una vez dado este paso, Stella Fernández, directora comercial de Aczeda, una firma especialista en renting de tecnología, aboga por dejarse aconsejar: “aboga por dejarse aconsejar: “Es importante asesorarse sobre qué dominios tecnológicos y áreas de la organización van a obtener un mejor retorno, analizando en qué invertir y entendiendo qué iniciativas digitales están llevando a cabo compañías análogas a la suya”.

Este asesoramiento se puede hallar en entidades bancarias, hubs empresariales, webinars y entes públicos, como gremios profesionales, consejerías o ayuntamientos, detalla Piqueras: “Hay muchos paquetes de apoyo a la digitalización disponibles, así como asesoramiento experto gratuito. El objetivo es priorizar: qué atacar primero y qué atacar después”.

En qué invertir

Por muy proceloso que resulte el mar de opciones, hay varias tecnologías que se pueden considerar prioritarias, aquellas inversiones con un impacto más o menos inmediato y transversal en la marcha de la compañía. “Son aquellas que atañen a los procesos estructurales, como las ventas o la producción. Por ejemplo: si mejoras la logística comercial y reduces la duración de cada transacción, estarás ganando tiempo para vender más”, detalla Truque. Algunas de estas tecnologías esenciales son:

Ciberseguridad

Protección vital de los activos digitales

Es uno de los pilares tecnológicos que “no se puede ignorar”, retoma Piqueras, de OBS Business School: “Sirve tanto para proteger las cuentas de nuestros clientes como para que un hacker no nos tire abajo el sistema y nos deje inoperantes, algo que no debería suceder nunca”. En este campo hay que combatir un cliché: ¿cómo yo, empresa diminuta, voy a ser una presa atractiva para el delincuente digital? “Los emprendedores se equivocan: la mayoría de los hackers son máquinas que no discriminan”, responde el experto.

Para Adrian López, digital advisor en Penteo, analista independiente de tecnologías, es el campo en el que las compañías van a aumentar más su presupuesto en los años venideros: “Es un elemento crucial para salvaguardar los activos críticos de hoy en día: los datos y la continuidad del negocio. En el segmento pyme un ciberataque puede poner en juego la supervivencia de la compañía”. Esta inversión redunda, además, explica López, en una mayor confianza del mercado en nuestra empresa al haber demostrado ciberresiliencia.

Inteligencia Artificial (IA)

Una herramienta inmediata y polivalente

Al contrario de lo que pueda parecer, el uso básico de la IA “no requiere de grandes inversiones ni conocimientos técnicos”, afirma Piqueras: “Nos puede ayudar a diseñar escaparates y logos, a detectar dónde se centra la atención de los clientes cuando entran en la tienda, a redactar contenidos promocionales, a personalizar la atención en línea o a elegir el hilo musical, entre otras cosas”.

Aun así, las pymes, argumenta Fernández, de Aczeda, todavía están en fase de comprensión de esta tecnología: “Hay que entender muy bien en qué casos el uso de IA puede resultar clave”. Truque, de la Universitat Carlemany, también es precavido: “Por el momento, la IA para las empresas pequeñas tiene un gran costo y el retorno de la inversión no suele rentar. Las soluciones ofertadas son genéricas, pero aún no hay paquetes a medida”. Y recomienda una formación básica a la hora de usar herramientas como ChatGPT, el programa de IA generativa textual de OpenAI, “la única manera de exprimirla y sacarle el máximo potencial”.

Sea como sea, al calor de la IA están surgiendo modelos de emprendimiento inéditos, como aquellos dirigidos por un hombre orquesta que se las apaña para cubrir todas las áreas de negocio: “Cada vez vemos más la figura del solopreneur, un emprendedor solitario que se apoya en IA y otras tecnologías [para poner en marcha y desarrollar su negocio] y no necesita nada más para prosperar”, ilustra Piqueras. En España, esta variante representa el 6% de las startups, de acuerdo con el Mapa del Emprendimiento 2022, realizado por South Summit, en colaboración con IE University.

‘Software’ de planificación de recursos (ERP)

El esqueleto de cualquier compañía

Son programas informáticos que aglutinan toda la gestión, desde las transacciones a los recursos humanos, con el objetivo de engrasar y agilizar la maquinaria empresarial. “Muchas compañías están inmersas estos años en la renovación o migración de sus ERP corporativos, la piedra angular para garantizar el correcto funcionamiento empresarial y su evolución futura”, dictamina Fernández.

Programas que son hoy más intuitivos que nunca. “Cada vez se adecúan más a lo que usamos en el día a día, a las apps del móvil. Cuentan con estructuras amigables y nos vemos capaces de usarlos. No necesitamos a una persona especializada ni largos tiempos para instalar una solución en la empresa”, amplía Truque.

‘Cloud’ (nube)

El archivo por antonomasia

La nube no solo permite almacenar información de forma segura e ilimitada, sino que se ha convertido en un cajón de recursos gratuitos e innovadores. “Muchas de las soluciones más avanzadas para la transformación digital están disponibles en la nube”, incide Fernández.

‘Digital workplace’

Entorno de trabajo digital flexible y con garantías

Los entornos de trabajo digitales, conocidos por su nombre en inglés digital workplaces, son aquellos que logran que operar desde casa no tenga desventajas respecto a la presencialidad, “la principal apuesta tras la pandemia y los grandes aliados como copilotos para aumentar las capacidades y la flexibilidad de nuestra fuerza laboral”, resalta Fernández. Permiten realizar reuniones en vivo, compartir documentos desde la nube, además de la gestión coordinada de proyectos.

Cuánto gastar

Los expertos advierten de que no se puede generalizar en términos de inversión: variará sustancialmente en función del tamaño, sector y madurez de la empresa que se quiera renovar. Sin embargo, Piqueras expone unas directrices esenciales basadas de nuevo en “el sentido común”: “La inversión siempre tiene que ser paulatina, escalada y proporcional, sin matar los márgenes ni condicionar el negocio. No podemos cocinar un pavo a 3.000 grados en un minuto”.

Lo bueno, subrayan los expertos, es que existe un gran abanico de productos digitales dimensionados para pymes, con paquetes muy completos y pago bajo suscripción, como puede ser un sistema de ciberseguridad profesional –con un coste similar a lo que pagamos al año por Netflix–, el correo corporativo –que puede salir a cinco euros por empleado– o una suscripción a ChatGPT –que ronda los 15 euros al mes–.

Un buen baremo, en todo caso, puede ser la comparación con lo que ya invertíamos en medidas analógicas: “Podemos comparar, por ejemplo, lo que pagamos por el seguro de incendios y del inmueble con lo que nos costaría un software de ciberseguridad profesional. Gastos siempre razonables que permitan el crecimiento tecnológico orgánico”, resume Piqueras.

Por último, es importante realizar un seguimiento del retorno de la inversión, aunque sea muy básico. Pero hacerlo siempre: “Si invierto 100 euros en una herramienta que mejore el posicionamiento de mi página web tengo que poder medir cuántas ventas más he hecho gracias a ello. Y a partir de ahí hacer un escalado. Sin control no hay brújula”, concluye el experto.