Aprenda a gestionar proyectos de forma eficaz a pesar de los cambios de alcance con nuestra guía de análisis empresarial para cumplir con los plazos y los presupuestos.

In my opinion: It is possible to have changing needs and priorities which impact the scope, budget and available resources. Therefore the importance of stakeholder management and communication becomes very high. Keep in touch, keep trying to understand if things have changed vis a vis what has been documented so far. Make sure that this message is passed on in particular to the impact (business, monetary, people etc) such changes will bring. There will be disagreements and these are understandable sometimes. Letting them take over, or grow too large before they are discussed will jeopardise the success probability of the project.

Last updated on 27 jul 2024

Está gestionando un proyecto con un alcance cambiante. ¿Cómo se asegura de que se cumplan los plazos y los presupuestos?

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Al administrar un proyecto, es posible que se encuentre con un alcance cambiante, lo que puede desafiar incluso a los profesionales más experimentados. Para navegar por estos cambios sin dejar de cumplir con los plazos y los presupuestos, es esencial un enfoque estratégico. Tendrás que ser adaptable, comunicarte de forma eficaz y mantener una visión clara de los objetivos del proyecto. Al comprender los matices de la gestión del alcance y emplear las técnicas adecuadas, puede dirigir su proyecto hacia el éxito a pesar de la evolución del panorama.

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1 Conocimiento del alcance

Ante un alcance cambiante del proyecto, es fundamental mantener un profundo conocimiento de los objetivos centrales del proyecto . Debe revisar periódicamente el documento de alcance del proyecto, que describe los objetivos, los entregables y el trabajo requerido. Este documento se convierte en su punto de referencia para cualquier cambio propuesto. Cuando se produzca un cambio, evalúe su impacto en el cronograma y el presupuesto del proyecto. Si es necesario, ajuste el documento de alcance y comunique estos cambios a todas las partes interesadas, asegurándose de que todos entiendan la nueva dirección y sus implicaciones.

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Neophytos Aristodemou
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In my opinion: It is possible to have changing needs and priorities which impact the scope, budget and available resources. Therefore the importance of stakeholder management and communication becomes very high. Keep in touch, keep trying to understand if things have changed vis a vis what has been documented so far. Make sure that this message is passed on in particular to the impact (business, monetary, people etc) such changes will bring. There will be disagreements and these are understandable sometimes. Letting them take over, or grow too large before they are discussed will jeopardise the success probability of the project.

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Rochelle Tan, MBA, SPC, PMP

Transformation Leader | innovation Enabler
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Having clear lines of communication helps mitigate the impact of a change. It also helps stakeholders to be informed of the progress and changes to better prepare them for any mitigation response.

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Johnathan Ellis

IT Professional | Specializing in Project Management (PMP) & IT Leadership
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When scope change, so should your schedule and or budget. The change control process should be a transparent and pre agreed upon by the project team, project sponsors and stakeholders prior to starting the project or during the initiation phase.

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Shishir Chandra Pandit

Transformative Business Analyst | Bridging Technology and Business for Optimal Solutions | MBA | Certified Professional
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I proactively manage shifting scope by eliciting clear requirements upfront and throughout the project. I track changes using a scope creep log, quantifying the impact on deadlines and budgets. This allows for transparent communication with stakeholders and helps us prioritize features to stay on target.

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2 Control de cambios

La implementación de un proceso sólido de control de cambios es vital cuando se trata de la corrupción del alcance, que es la tendencia a que el alcance de un proyecto se expanda con el tiempo. Establezca un procedimiento formal para manejar las solicitudes de cambio que incluya la evaluación del impacto en los recursos y los plazos, así como la obtención de las aprobaciones necesarias. Este sistema garantiza que todos los cambios se consideren cuidadosamente y que el proyecto permanezca alineado con sus objetivos. También ayuda a mantener la transparencia con las partes interesadas sobre la naturaleza evolutiva del proyecto.

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Rochelle Tan, MBA, SPC, PMP

Transformation Leader | innovation Enabler
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In my experience, a project has never stayed within the context of the same scope as it started without any changes or adjustments. So expecting for change to happen is a great way to minimize any surprises. This also helps the project team establish a realistic project with provisions for various risks, including scope changes. Often having a mechanism to respond to scope changes, like establishing rules on the magnitude of change that will require management approval vs. the team members helps keep the decision-making more realistic and fast. Not all changes will require an approval from management or a change approval board.

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3 Plan de comunicación

La comunicación efectiva es la columna vertebral del éxito de la gestión de proyectos, especialmente cuando hay cambios de alcance en juego. Desarrolle un plan de comunicación que estipule cómo se comparten las actualizaciones con los miembros del equipo y las partes interesadas. Este plan debe incluir reuniones periódicas e informes de estado para mantener a todos informados y comprometidos. Al fomentar líneas de comunicación abiertas, puede mitigar los malentendidos y asegurarse de que todas las partes sean conscientes de sus responsabilidades a la luz de cualquier ajuste de alcance.

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4 Flexibilidad de recursos

La asignación de recursos debe ser flexible para adaptarse a los cambios de alcance sin descarrilar el proyecto. Esté preparado para reasignar tareas y ajustar los horarios según sea necesario. Esto podría implicar la renegociación de plazos o la obtención de recursos adicionales para satisfacer nuevas demandas. Al ser proactivo en la gestión de sus recursos, puede adaptarse a los cambios de alcance y, al mismo tiempo, minimizar las interrupciones en el cronograma y el presupuesto del proyecto.

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5 Mitigación de riesgos

Anticipar y mitigar los riesgos asociados con los cambios de alcance puede salvar a su proyecto de posibles escollos. Desarrollar un plan de gestión de riesgos que identifique los riesgos potenciales, su probabilidad y su impacto. Para cada riesgo, diseñe estrategias para evitarlo o minimizarlo. Esta previsión le permite abordar los problemas antes de que se vuelvan críticos, lo que ayuda a garantizar que los plazos y los presupuestos se conserven incluso a medida que evoluciona el alcance del proyecto.

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6 Monitoreo continuo

Por último, es esencial realizar un seguimiento continuo del progreso del proyecto en relación con el alcance, el cronograma y el presupuesto ajustados. Utilice herramientas y técnicas de gestión de proyectos para realizar un seguimiento del progreso e identificar cualquier desviación desde el principio. El monitoreo regular le permite realizar ajustes oportunos y mantiene el proyecto en curso. Es un proceso dinámico que requiere vigilancia, pero que vale la pena al garantizar el éxito del proyecto frente a un alcance cambiante.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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Douglas R.

Business Intelligence Developer & Artist Creative Strategic Data-Driven Decisions Process Improvement Specialist
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Expect that things will go wrong, so try to have contingency plans and work towards a minimum viable product while constantly keeping stakeholders informed about progress. Also, give the stakeholders many opportunities to test out functionality to avoid building unnecessary or unwanted features.

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Alastair Majury, Chartered MCSI

Senior Business Data Analyst | Specialist in Regulatory Compliance & Agile Coaching | Expert in Data Governance & Process Automation | Driving Business Solutions through Strategic Stakeholder Engagement
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When managing shifting project scope, implement a change control process. Assess the impact of changes on timelines, resources, and budgets. Communicate the changes and their implications to all stakeholders. Ensure that changes are documented and approved before implementation. Maintain flexibility while safeguarding project objectives.

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1 Conocimiento del alcance

2 Control de cambios

3 Plan de comunicación

4 Flexibilidad de recursos

5 Mitigación de riesgos

6 Monitoreo continuo

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Conocimiento del alcance

2 Control de cambios

3 Plan de comunicación

4 Flexibilidad de recursos

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