Vous rencontrez des problèmes techniques inattendus lors de votre événement. Comment pouvez-vous ajuster le calendrier pour assurer le succès ?

1 Évaluez rapidement

Lorsqu’un problème technique survient, votre première étape consiste à évaluer rapidement la situation. Déterminez la nature et l’étendue du problème et son impact sur le calendrier de votre événement. S’agit-il d’un hoquet mineur ou d’un dysfonctionnement majeur ? Contactez votre équipe technique pour comprendre le temps nécessaire à une réparation. Grâce à ces informations, vous pouvez commencer à retravailler votre calendrier, en hiérarchisant les éléments essentiels et en identifiant les parties de votre événement qui peuvent être ajustées ou temporairement mises en attente.

4 Engagez votre public

L’engagement est essentiel pour garder l’attention de votre public lors de difficultés techniques. Ayez un plan pour les activités interactives qui ne nécessitent pas de technologie, comme des questions brise-glace ou des discussions de groupe. Ces activités peuvent être initiées par le personnel de l’événement ou les conférenciers et sont excellentes pour maintenir l’énergie et la concentration des participants pendant que le travail en coulisse est effectué pour résoudre les problèmes techniques.

5 Tirez parti du soutien

N’hésitez pas à tirer parti de votre réseau de soutien. Si vous avez des sponsors, des partenaires ou des fournisseurs à l’événement, voyez s’ils peuvent fournir de l’aide ou des ressources pour aider à atténuer les problèmes techniques. Ils peuvent disposer d’équipements de secours ou de solutions alternatives qui peuvent leur faire gagner du temps. De plus, ils peuvent interagir avec les participants, en offrant des opportunités de réseautage supplémentaires ou des présentations impromptues, contribuant ainsi positivement à l’expérience de l’événement.

6 Ajuster et continuer

Une fois le problème maîtrisé, ajustez votre calendrier en conséquence et procédez à l’événement. Assurez-vous que tous les participants sont au courant du nouvel horaire et de ce à quoi ils doivent s’attendre. Si certaines parties de l’événement ont dû être raccourcies ou omises, réfléchissez à la manière dont vous pouvez les intégrer dans de futurs événements ou fournir le contenu aux participants dans un autre format, comme des téléchargements numériques ou des webinaires de suivi.

7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?