Last updated on 12 juil. 2024

Voici comment vous pouvez gérer efficacement votre calendrier et votre emploi du temps en tant que partie prenante principale.

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La gestion efficace de votre calendrier est une compétence essentielle pour les parties prenantes seniors. Votre capacité à hiérarchiser, déléguer et vous concentrer sur des tâches stratégiques peut avoir un impact significatif sur votre productivité et votre influence. Le défi consiste à équilibrer les exigences de votre rôle avec votre temps personnel, en veillant à ce que vous soyez non seulement productif, mais aussi à maintenir un équilibre durable entre vie professionnelle et vie privée. En tant que partie prenante principale, vous avez le pouvoir de façonner votre emploi du temps pour l’aligner sur vos objectifs commerciaux les plus critiques tout en trouvant du temps pour vous et vos proches. Les stratégies suivantes vous aideront à rationaliser la gestion de votre calendrier et à tirer le meilleur parti de chaque jour.

Des experts chevronnés contribuent à cet article

Sélectionnés par la communauté pour 3 contributions. En savoir plus

Denisa Gaviria

Executive Assistant to Board Director

1 Prioriser les tâches

Lorsqu’il s’agit de gérer votre calendrier, il est essentiel de hiérarchiser les tâches . Commencez par identifier vos activités à fort impact , c’est-à-dire celles qui correspondent étroitement à vos objectifs stratégiques. Attribuez des créneaux horaires pour ces tâches lorsque vous êtes le plus alerte et le plus productif. Pour les tâches moins critiques, envisagez de déléguer à des membres de l’équipe de confiance ou de les programmer pendant les périodes de faible énergie. N’oubliez pas que vous devez vous concentrer sur la qualité, pas seulement sur la quantité ; Assurez-vous que votre travail le plus important reçoit l’attention qu’il mérite.

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Denisa Gaviria

Executive Assistant to Board Director
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As a Board Executive Assistant, it is not possible to delegate my tasks to someone else. What I find helpful, is colour coding (e.g. red - important, green - meetings, blue - travel, yellow - IT/tech, orange - expenses/budget, etc.) but of course it's down to individual taste to apply colours. I always keep my remiders open, and only dismiss when task has been completed. Please don't fall into the trap of setting recurring reminders just to ignore them out.

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2 Temps de bloc

Le blocage du temps est une technique puissante pour contrôler votre emploi du temps. En attribuant des blocs de temps spécifiques à différents types de travail ou de réunions, vous créez une représentation visuelle de votre journée facile à suivre. Utilisez un code couleur pour différencier la planification stratégique, la gestion d’équipe et le temps personnel. Cette méthode permet d’éviter la surréservation et de vous permettre de consacrer du temps à un travail approfondi sans interruption.

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Denisa Gaviria

Executive Assistant to Board Director
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Blocking time out for certain tasks that need completing can be useful. When I work on something complex, that requires full focus, I try to stay away from office distraction and work from home. I also inform my team in advance, so that I don't get disturbed during this allocated time.

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3 Déléguez efficacement

La délégation est une compétence cruciale pour tout leader, et elle est essentielle pour la gestion du calendrier. Identifiez les tâches que les autres peuvent gérer et attribuez-les clairement et en toute confiance. Fournir les ressources et l’autorité nécessaires pour que les membres de l’équipe réussissent. Cela libère non seulement votre emploi du temps pour des responsabilités de haut niveau, mais responsabilise également votre équipe et favorise une culture de confiance et de responsabilité.

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4 Limiter les réunions

Les réunions peuvent prendre beaucoup de temps, il est donc important d’évaluer leur valeur. Limitez les réunions à celles qui nécessitent votre contribution directe ou votre pouvoir décisionnel. Pour les autres réunions, demandez un résumé ou déléguez la présence. Lorsque vous organisez des réunions, gardez-les concentrées et limitées dans le temps. Établissez des objectifs et des résultats clairs pour vous assurer qu’ils sont productifs et ne dépassent pas le temps qui leur est imparti.

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5 Automatiser la planification

Tirez parti de la technologie pour automatiser votre processus de planification. Utilisez des applications de calendrier qui se synchronisent sur tous les appareils et peuvent s’intégrer à d’autres outils que vous utilisez. Configurez des rappels automatiques pour les échéances et les rendez-vous importants. Envisagez d’utiliser un logiciel de planification qui permet à d’autres personnes de réserver des réunions avec vous uniquement pendant des créneaux prédéfinis, minimisant ainsi les perturbations et vous aidant à garder le contrôle de votre temps.

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Denisa Gaviria

Executive Assistant to Board Director
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I agree with automating scheduling process, however when you are emplyed in a company, you have to rely on the software that is used and approved for internal use. Microsoft Office does a great job in linking all work devices at my workplace. So it's important to learn and master the software that you use for effective work.

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6 Réfléchissez régulièrement

Une réflexion régulière sur vos pratiques de gestion de calendrier est essentielle pour une amélioration continue. Réservez du temps chaque semaine pour examiner ce qui a bien fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Ajustez vos stratégies en conséquence, qu’il s’agisse de réaffecter des blocs de temps, de modifier les modèles de délégation ou de réévaluer la nécessité de se réunir. Le perfectionnement continu vous aidera à rester aligné sur vos priorités et à tirer le meilleur parti de votre temps précieux en tant que partie prenante principale.

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7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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Gestion des principales parties prenantes

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Voici comment vous pouvez gérer efficacement votre calendrier et votre emploi du temps en tant que partie prenante principale.

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1 Prioriser les tâches

2 Temps de bloc

3 Déléguez efficacement

4 Limiter les réunions

5 Automatiser la planification

6 Réfléchissez régulièrement

7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

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1 Prioriser les tâches

2 Temps de bloc

3 Déléguez efficacement

4 Limiter les réunions

5 Automatiser la planification

6 Réfléchissez régulièrement

7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

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