Assistant-e de direction H/F

À propos de nous

Et si vous contribuiez au rayonnement d’une université classée dans le top10 des universités françaises ?

L’Université de Lorraine forme plus de 62 000 étudiants implantés sur des campus répartis sur 2 métropoles ainsi que 10 villes et agglomérations de son territoire. 7 000 personnels œuvrent à la réussite de ses missions dont 4000 personnels d’enseignement et de recherche, au sein de 60 unités de recherche structurées et reconnues, fonctionnant au travers d’un partenariat fort avec les grands organismes de recherche (CNRS, Inserm, INRAE, Inria).

L’Université de Lorraine place ainsi toute son énergie au service de la production et du partage des connaissances en s’appuyant sur une dynamique de recherche intensive, aussi bien fondamentale qu’appliquée.

En phase, avec les enjeux et défis sociétaux, l’université accompagne chacun dans la réalisation de ses projets. Riche de la diversité de ses métiers et de ses parcours professionnels, l’Université de Lorraine vous offrira des possibilités de développement professionnel tout en veillant à votre qualité de vie au travail.

Au sein de l’Université de Lorraine nous partageons ensemble des valeurs communes que sont la Responsabilité, l’Universalité, la Créativité, la Réflexivité et la Solidarité, que nous plaçons sous une bannière commune : « faire dialoguer les savoirs, c’est innover ».

Mission

L'Université de Lorraine recrute pour la Direction Prévention Sécurité et Environnement, un-e assistant-e de direction.

Poste à pourvoir dès que possible à partir du 16/09/2024 au 31/08/2025, renouvelable par années universitaires.

Candidature : transmettre CV et lettre de motivation avant le 25/08/2024.

La DPSE (Direction Prévention Sécurité Environnement) est une direction centrale de l'UL. Ses missions consistent notamment à veiller à la mise en application de la législation et de la réglementation en matière de santé sécurité au travail et protection de l’environnement, élaborer la politique Santé et Sécurité au Travail de l'UL, piloter la démarche globale de prévention fondée sur l'évaluation des risques professionnels.

L'assistant-e de direction aura pour missions d'assister la direction dans la mise en oeuvre des dossiers relatifs aux agents de la direction, composée de 15 personnes, et au domaine Prévention sécurité environnement. A ce titre, il/elle assure le suivi administratif des dossiers des personnels de la direction, en lien avec les services RH de l'établissement. Il/elle effectue des opérations classiques de secrétariat, gestion des affaires courantes, rédaction de courriers, mails, gestion du courrier interne et externe, organisation de réunions, alimentation et mise à jour de tableaux de bord.

Il/elle gère également le budget de la direction, en lien avec le directeur. Il/elle assure les dépenses de fonctionnement et le suivi budgétaire de la direction, saisie de bons de commande, validation des services faits, suivi financier, établissement d'ordres de missions, saisie de notes de frais.

Il/elle participe à la gestion et au suivi du réseau des assistant-e-s de prévention, en renseignant les structures de l'Université sur la procédure de nomination (procédure interne), actualisant la base de données, assistant dans l'organisation de réunions d'informations pour les assistants de prévention.

Il/elle assure enfin la circulation de l'information au sein de la direction, en orientant les demandes vers les bons interlocuteurs.

Profil

Les compétences suivantes sont recherchées pour le poste :

Une première expérience sur des fonctions d’assistant-e de direction serait un plus

Vous avez des notions de bases relatives à la gestion financière et savez effectuer le suivi budgétaire

Vous connaissez les techniques de communication et de diffusion de l'information et savez les mettre en œuvre

Des connaissances en matière de santé et de sécurité au travail seraient un plus

Vous savez travailler en autonomie et avec rigueur, maitrisez l'expression écrite et orale, maîtrisez les outils bureautiques

Vous savez organiser et optimiser vos tâches en fonction des priorités ou des urgences

Vous êtes organisé, rigoureux, discret, avez le sens de la diplomatie

Vous disposez de qualités relationnelles et avez la capacité à travailler aussi bien en autonomie et en équipe

Référence de l'offre : 1uydt03rm7