Le poste à remplacer englobe la fonction d’assistance personnel au chef du Département, des missions générales de secrétariat liées à l’activité des salariés et enfin des fonctions de secrétariat associées à la sécurité de l’installation 15 (zone Sud).
Vos missions variées vous amèneront à interagir régulièrement en Anglais et en Français avec les salariés:
Assistant(e) du Chef de Département : suivi de l'agenda (Prises de rdv et organisation de réunions). Contribution à la rédaction, relecture et diffusion de documents. Participation aux réunions des chefs de laboratoire et rédaction/diffusion des comptes rendus. Accueil des nouveaux arrivants au sein du département. Contribution éventuelle au site web du département.
Suivi des effectifs en lien avec le groupe RH de l’institut et en équipe avec l'autre assistante du département : contribution à la constitution de dossiers, suivi des arrêts maladie et temps partiel, etc.
Secrétariat du département en équipe avec l'autre secrétaire du département : gestion du courrier, émission et archivage de documents, gestion des voyages professionnels des salariés (ordres de missions, commandes de titres de transports, …), avis de rdv, HNO ponctuel/annuel, notes de remboursement de frais (TOP) …
Correspondant(e) formation en équipe avec l'autre secrétaire du département : Etablissement du plan prévisionnel de formation. Saisie d’une partie des prévisions, vérification et validation des prévisions dans l'outil Forland. Suivi des demandes de formation. Suivi du budget formation.
Secrétariat sécurité de l'Installation 15 (zone sud) : Gestion des dosimètres trimestriels pour toute l’installation. Gestion des Fiches professionnelles nominatives (FPN) pour le personnel de l’installation 15. Aide à la gestion des formations/sensibilisations sécurité des nouveaux arrivants de l’installation. Suivi des habilitations, envoi des dates de recyclage, suivi des inscriptions…
Profil du candidat
Titulaire d'une formation de niveau Bac +2 à Bac +3, vous possédez une bonne connaissance des logiciels usuels de bureautique. Un Anglais opérationnel est indispensable et une expérience dans un poste similaire est souhaitable.
SAVOIR-ETRE :
Réactivité, rigueur et discrétion - Gestion des priorités - Capacités de rédaction
Le contact humain est absolument nécessaire.
Localisation du poste
Site Saclay
Localisation du poste France, Ile-de-France, Essonne (91)
Ville GIf sur Yvette
Critères candidat
Langues
Anglais (Intermédiaire)
Formation recommandée BTS assistant(e) de Direction
Demandeur
Disponibilité du poste 02/05/2024
Niveau hiérarchique
Non pertinent
Type d’emploi
Temps plein
Fonction
Administration
Secteurs
Services de recherche
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