Parlons concret - d'autres manières de faire les réunions de travail feat Tamplo

Les statistiques sur les réunions de travail sont rarement réjouissantes. A notre échelle, nous avons toutes et tous vécu des réunions inutiles, parfois interminables au point de se mettre à dessiner sur notre p'tit carnet.

Comble de l’horreur, certaines réunions de ce type sont même récurrentes🤐.

Certaines réunions servent à collaborer avec efficacité, d’autres sont là pour faire du reporting, parfois les réunions ont pour but de présenter des éléments et parfois, une réunion servira à prendre des décisions.

Le monde professionnel s’accorde plus ou moins sur la nécessité de ce rituel.

Dans l’article sur la plénitude, deuxième principe d’une structure Opale, je parle de l’égo qui parfois prend trop de place au détriment des autres. Dans une réunion, l’égo joue énormément pour se positionner face à une hiérarchie, pour briller devant ses pairs ou pour en imposer face à ses "n-1". En somme, l’égo adore les réunions.

Certaines organisations ont cherché justement à mieux encadrer ce rituel d’entreprise de façon concrète en pointant du doigt que la réunionite n’est pas une fatalité mais une dérive.

J'ai convié Anne-Lise de Tamplo à contribuer à cet article afin de donner une solution efficace afin de mieux gérer vos réunions, en particulier avec l'essor du télétravail.

Aussi, je vous invite donc à booker une salle et à vous mettre en réunion pour lire cet article 😉 qui parlera d'exemples concrets autour du sujet des réunions.

Chez Heiligenfeld

Heiligenfeld est un groupement de cliniques qui a mis en place au sein de ces réunions un processus innovant.

On désigne en début de réunion le sonneur qui va tenir dans ses mains des cymbales. Lorsque le sonneur, qui est aussi participant, perçoit que l’égo parle à la place de la personne, il prend en main les cymbales et les fait sonner. Tant que le son des cymbales ne se s’est pas éteint, chacun réfléchit en silence à ce qui est en train de se passer et de la place de l’égo au sein de cette réunion.

Cela recadre tout de suite la réunion pour la remettre généralement dans le bon sens. Il est rare aujourd’hui d’entendre les cymbales dans cette entreprise.

Chez Amazon

On ne présente plus Amazon. C’est une immense entreprise qui a forcément été confrontée à cette problématique.

Amazon a une méthode atypique pour ses réunions qui se décompose en 3 principes :

1. Règle n°1 : La règle des 2 pizzas : si avec deux pizzas, vous n’arrivez pas à nourrir toutes les personnes présentes à la réunion, c’est qu’il y a trop de monde. Dans une réunion où il y a 50 personnes, souvent on entend 5-6 personnes vraiment, le reste intervient sporadiquement voire pas du tout et on sort avec peu d’éléments. C’est trop, c’est contre-productif.
2. Règle n°2 : pas de powerpoint. « Ce qui se conçoit bien, s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément » comme le dit si bien le poète Nicolas Boileau-Despréaux. Chez Amazon, on se targue de faire des mémos avec des phrases complètes, sujet verbe complément, pour parler d’un sujet. Le mémo, d’une taille maximale de 6 pages, va prendre plusieurs jours pour s’écrire, une fois qu’il est prêt, on peut proposer une réunion.
3. Règle n°3 : la règle du Silent Start. Chaque membre de la réunion reçoit l’exemplaire du mémo au début de la réunion, et pendant 20 à 30 minutes, personne ne parle, chacun lit attentivement le mémo et va annoter ses remarques. Une fois ce temps imparti passé, on démarre la réunion en ayant contextualiser l’objet de la réunion.

Ainsi, aucune réunion n’est inutile car d’une part elle est travaillée en amont et d’autre part, le travail de l’organisateur est respecté en prenant le temps de se mettre au même niveau d’informations afin d’avoir une vraie discussion pertinente.

La solution radicale : Alan

En soi, Alan mérite au moins un article dédié car c’est une entreprise dont on s’inspire énormément. En deux mots, Alan est une fantastique organisation qui a eu le culot de devenir en 2016 un acteur de l’assurance santé alors qu’il n’y avait plus eu de nouvel assureur depuis 1986 et qui s’inscrit comme une entreprise atypique.

Lorsque j’ai présenté dans un « Let’s Talk » chez Reboot comment Alan fonctionne pour ses réunions, ils ne m’ont pas cru. Cela a fait un énorme débat qu’aujourd’hui encore nous n’avons pas encore tranché.

Alan a décidé d’être extrémiste en supprimant tout simplement les réunions.

 Alan va donc un cran plus loin qu’Amazon en abolissant les réunions et en passant toutes les discussions à l’écrit. Qu’on parle d’une feature mineure ou du point stratégique du pricing du produit, chez Alan, lorsqu’un Alaner a besoin d’autres Alaners, il crée un sujet sur Github. Cela fonctionne un peu comme dans un forum à l’ancienne, l’Alaner passe beaucoup de temps à donner le contexte du sujet pour que tout le monde puisse avoir le même niveau d’informations et va ensuite tagguer les personnes qu’il pense pouvoir contribuer au sujet. Ainsi, la discussion se fait principalement à l’écrit.

En agissant ainsi :

• Les sujets sont ouverts à tout le monde, et chacun peut choisir d’y contribuer,
• Il n’y a plus le charisme d’une personne qui oriente la réunion et qui oblige à réagir à chaud en allant dans le sens de la personne,
• Les Alaners sont invités à travailler en asynchrone et donc, à réagir quand ils ont envie de contribuer, les sujets sont donc traités à froid.

L’inconvénient majeur reste que les réunions sont utiles afin de renforcer les liens sociaux.

Pour adresser ce point, Alan préfère mettre en place des moments d’échange entre tous les Alaners comme le point « Donut » où au hasard, deux Alaners vont prendre un beignet ensemble.

Un exemple parmi tant d’autres car on voit que les Alaners vivent bien leur entreprise.

Et chez Reboot

Quand j’étais stagiaire au Crédit Agricole CIB et que je découvrais la vie professionnelle, j’ai été particulièrement surpris par deux points :

1. Je sentais à quel point la notion de hiérarchie était présente,
2. Plus la personne est placée haut dans la hiérarchie, plus son temps de réunion explose.

Ma « n+3 » passait ses journées en réunion, au maximum, elle était 1 à 2h derrière son bureau 😱.

Depuis, j’ai grandi mais ces deux sujets sont restés plus ou moins présents dans ma vie professionnelle jusqu’à mon aventure Reboot où on a adressé ces problématiques autrement.

Sur le sujet des réunions, à ce jour, nous n’avons pas acté d’un mode définitif car, comme sur tous nos sujets, nous souhaitons les faire évoluer en même temps que nous.

Cependant, nous avons des principes qui nous guident :

• Pas de réunion « de contrôle » : nous faisons confiance, il n’y a aucun intérêt à faire un reporting mais plutôt des communications lorsque le ou la Leader du sujet juge bon de le faire,
• Les réunions de type rituel, comme les réunions dans le cadre de l’Agilité, ont un cadre précis et un déroulé précis à respecter,
• Si la réunion relève d’un sujet où les participants sont en cours d’apprentissage, alors un sachant doit pouvoir contribuer et aider à bien l’orienter. Par exemple, sur les réunions Agile, lorsque les Rebooters sont en découverte du sujet, un Rebooter sachant se doit de participer,
• Toutes les réunions sont ouvertes,
• Le ou La Leader d’un sujet choisit sa manière de gérer un sujet, il ou elle peut choisir que le sujet soit adressé en comité restreint mais à la fin, le sujet doit devenir public. Par exemple, un Rebooter, alors en CDI et qui était auparavant en stage, est venu voir Ahmed et moi avec la volonté de discuter de la manière d’appliquer le télétravail au sein de Reboot. On a proposé au Rebooter de leader ce sujet et de découvrir la complexité qu’il y a derrière. En substance, il y a eu en tout et pour tout 5 réunions de travail en comité restreint, 2 avec nous 3, puis 3 avec Pierre-Marie DRH, qui au bout ont amené la charte de télétravail Reboot qui va être présentée sous peu au cours d’un Let’s Talk

En somme, nous faisons appel à la bonne intelligence pour définir pour chaque sujet le bon moyen de travailler dessus.

Bien sûr, il y a de la perte mais c’est de la perte nécessaire pour faire grandir les Rebooters. En revanche, il n’y a pas le côté pesant et si une réunion est trop longue ou inutile, nous avons la responsabilité de le dire et de progresser.

Continuons d’évoluer !

Une solution concrète pour gérer les réunions : Tamplo - by Anne-Lise

Bon, on s’en rend compte, avec la démocratisation du télétravail, la réunion devient souvent l’unique moment de partage et de collaboration d’une équipe. Certains les multiplient dans un souci de “flicage” (= si je te vois sur l’écran, je sais que tu n’es pas en train d’étendre une lessive pendant tes heures de travail) ou tout simplement pour ne pas “perdre le lien”... 

Alors pour éviter le “Death by Zoom” et rendre à la réunion ses lettres de noblesse, de nouveaux outils émergent, comme notre logiciel Toulousain , futur voisin de Reboot, Tamplo.

L’idée n’est pas de supprimer les réunions comme chez Alan, mais d’en réduire le nombre et de les structurer pour qu’elles se transforment en véritable plan d’actions.

Que ce soit à distance ou en présentiel, Tamplo a décidé de mener la vie dure à ces phrases qu’on a trop entendu:

—> “Ah minnnnce, c’est à moi de présenter les KPI !” Saviez-vous qu’une réunion sur deux (!) en France se fait sans ordre du jour ? Tamplo résout le problème en envoyant une invitation qui annonce la couleur (liste des invités, cadre et ordre du jour): on part sur les bonnes bases, préparés et plus motivés.

—> “Ah non pas moi, j’ai déjà pris le compte rendu la dernière fois” À tous les débuts de réunion, c’est la même chose: pas de réponse à la question “Qui prends des notes ?” Alors c’est souvent une personne pas très motivée qui s’y colle…. et ça en dira long sur la qualité du compte rendu (si on n’égare pas la feuille et qu’on arrive à se relire !) Chez Tamplo le compte rendu est pris de façon digitale et collaborative. On déroule chaque sujet, on met des notes, des actions, des commentaires, et à la fin, hop un compte rendu est généré automatiquement et envoyé par mail à tous les invités!

—> “Bon Steph, ok, tu t’en charges, tu te le notes, hein ?” Combien on parie que Steph, la prochaine fois, aura oublié “de se le noter” et que rien n’aura avancé ? La véritable valeur d’une réunion se mesure dans le plan d’action mis en place pendant et son suivi après la réunion. C’est là que Tamplo fait de la magie: les actions sont assignées en direct et ajoutées à la To DO liste de la personne concernée avec les infos, une deadline… Et ça ne s’arrête pas là, notre Solution devient alors un puissant gestionnaire de projet avec une vue transversale des projets et actions, des mises à jour en direct des statuts et un suivi jusqu’au bout.  

C’est du gagnant-gagnant pour le manager qui atteint le délicat équilibre autonomie/contrôle (surtout pour les équipes en distanciel) et pour le membre d’équipe qui sait ce qu’il a à faire. Plus de collaboration, moins d’oublis, tout le monde gagne en temps, efficacité et paix d’esprit!

Donc que ce soit en établissant une organisation interne et en donnant à votre équipe des façons de gérer les réunions qui vous conviennent ou en utilisant un outil comme Tamplo, vous n’avez plus d’excuses pour vous laisser envahir par la Réunionite !

Pour aller plus loin

ASi la manière d'Alan vous fascine autant que moi, après de nombreuses recherches, je vous invite à regarder cette excellente vidéo qui explique très bien comment ils font et pourquoi ils en sont arrivés à ce système: