Post di Michele Montefusco

“Cos’è l’Overall Opinion e quali sono le ragioni per esprimere un così impegnativo giudizio complessivo sul sistema dei controlli interni e di gestione dei rischi di un’organizzazione?” Così inizia il Paper “L’Overall Opinion come strumento di comunicazione strategica per le organizzazioni”, pubblicato da AIIA nel 2020. 📕 I Global Internal Audit Standards (11.3 sulla comunicazione dei risultati) forniscono una prima risposta: “Al CAE può essere richiesta una conclusione a livello di business unit o dell’intera organizzazione […]. Tale conclusione riflette il giudizio professionale del CAE, basato su molteplici incarichi […]. È solo una prima risposta perché il tema è complesso. 💡 Si può riflettere, per esempio, su quale processo seguire, su quali attori debbano essere coinvolti, se l’opinion dell’azienda possa limitarsi a quella dell’Audit…. Per questi approfondimenti, rimando al nostro Paper e qui mi limito ad alcuni consigli pratici. Cercherei di: 1️⃣ evidenziare il trend, oltre al giudizio sul periodo, se sono disponibili le informazioni (si sta migliorando o peggiorando e perché?); 2️⃣ dialogare con gli stakeholder per capirne bene le aspettative; 3️⃣ ottenere collaborazione dagli altri assurance provider (lo si può fare in vari modi); 4️⃣ dare sempre meno limitazioni alla portata, in virtù di un piano dinamico, risk based e approvato, oltre che dell’apporto delle altre funzioni (già evidenziato). ❓ Collegandosi anche a quest’ultimo tema delle limitazioni, che forma dovrebbe assumere l’opinion? L’immagine (tratta dal citato paper) mostra alcune opzioni praticate. #internalaudit #standard #overallopinion

Condurre un audit di terza parte è sempre un esercizio di equilibrio tra competenza tecnica, capacità relazionali e conformità ai principi dell’imparzialità e dell’obiettività. Tuttavia, quando le condizioni ambientali sono sfavorevoli, il compito diventa ancora più complesso. Pensiamo a organizzazioni in crisi economica, dove la tensione è palpabile e ogni osservazione rischia di essere percepita come un attacco. Oppure a referenti interni troppo accondiscendenti, che potrebbero limitare l’accesso a informazioni cruciali per non “disturbare” la quiete organizzativa. Non meno delicata è la presenza eccessiva di consulenti, che a volte tendono a "pilotare" le risposte e a influenzare il processo di valutazione. In questi contesti, a mio avviso è fondamentale per assicurare una valutazione efficace: - rimanere imparziale, anche di fronte a pressioni o influenze esterne. - gestire le relazioni interpersonali, costruendo un clima di fiducia ma mantenendo sempre una distanza professionale. - andare oltre la superficie, adottando un approccio di ricerca delle evidenze centrato per comprendere la reale efficacia del sistema di gestione, al di là della semplice conformità formale. Un audit efficace, anche nelle condizioni più difficili, è quello che non si limita a "confermare" lo status del sistema, ma fornisce all’organizzazione delle opportunità di miglioramento. È proprio in questi contesti che emerge il vero valore del lavoro di un auditor anche se a dire la verità è un lavoraccio da fare. #Audit #SistemiDiGestione #ISO9001 #Certificazione #ValutazioneIndipendente #MiglioramentoContinuo

L’incarico di Internal Audit ha avuto successo? Poniamo il caso che un audit si concluda senza rilievi: per i process owner può rappresentare un successo, all’Auditor potrebbe apparire come un fallimento (come nell’immagine provocatoria che ho generato con l’intelligenza artificiale). Ovviamente, considerare insuccesso un audit senza rilievi è una prospettiva disfunzionale (ma non inverosimile, in determinati contesti): 📕 rilevare controlli ben progettati e che operano come previsto non solo è positivo, è anche un risultato da comunicare, come da indicazioni dei Global Internal Audit Standards (11.3 Comunicazione dei risultati). Al di là di questo estremo, mi preme sottolineare come la percezione del successo possa variare molto a seconda del punto di vista.   ✅ Per esempio, il team vorrebbe che l’audit si concludesse senza incomprensioni o necessità di rilavorazione, a seguito della supervisione e della condivisione. ✅ Al CAE sono graditi risultati che rafforzano la reputazione della funzione e dimostrano il valore aggiunto dell’audit (es. tematiche di rilievo e/o azioni con impatti positivi tangibili).   ✅ Per il board/comitato contano le informazioni rilevanti, tempestive e chiare, che evidenzino eventuali rischi significativi e che supportino decisioni informate. Sono solo alcuni esempi per rappresentare la difficoltà, ma anche l’importanza di capire e unire le diverse prospettive interne e degli stakeholder. #internalaudit #standard

L’enfasi che viene data all’Internal Audit Strategy nei GIAS 2024 è una delle novità più importanti del nuovo framework professionale degli Internal Auditor, forse la principale perché strettamente correlata al ruolo e alla posizione, attuali e prospettici, della funzione Internal Audit nella governance delle organizzazioni. Lo Standard 9.2 richiede al Responsabile Internal Audit di sviluppare una strategia che supporti gli obiettivi dell'organizzazione e sia in linea con le aspettative del Board, del Top Management e degli altri stakeholder più importanti. Le nuove regole professionali "spingono" il RIA fuori dalla sua comfort zone, verso nuove traiettorie di sviluppo, chiamandolo ad avviare la costruzione di una vision che guidi il percorso strategico della funzione IA. In questo articolo, realizzato con il collega Roberto Rosato e pubblicato nell’ultimo numero (n. 122) della rivista AIIA | Associazione Italiana Internal Auditors, affrontiamo queste tematiche, seguendo un approccio sia teorico che pratico, per cercare di rispondere ad alcune fondamentali domande: · Quali sono le novità introdotte dallo standard 9.2 considerando che guidare una funzione significa, da sempre, prendere decisioni che riguardano lo staffing, le risorse tecnologiche, le modalità operative e le relazioni, che rappresentano il cuore della strategia? · Quali metodologie, riconducibili al mondo degli internal auditor, potrebbero essere seguite per definire una vision strategica tenendo anche conto della maturità della funzione internal audit e dell’organizzazione di riferimento? · In che modo rendere tracciabile il percorso avviato e i risultati raggiunti sull’IA Strategy anche al fine di fornire evidenze robuste, ad esempio nella Quality Assurance, che il processo è strutturato e non frutto di attività estemporanee? Graditissimi eventuali commenti in merito. #GIAS2024, #IAStrategy, #internalauditstrategy, #internalauditvision, #ChiefAuditExecutive, #ResponsabileInternalAudit

Le Funzioni Internal Audit raggiungono i propri obiettivi all’interno delle organizzazioni se riescono a trovare il giusto equilibrio tra l’applicazione delle regole professionali e le aspettative delle parti interessate ai servizi offerti (assurance e consulenza). Applicare le regole in modo rigido ci porta ad essere considerati dei burocrati e ad isolarci. Accondiscendere ai desiderata del management, senza considerare chi siamo e quali sono le specificità del ruolo, ci espone a rischi elevati quando siamo chiamati a rispondere del nostro operato: “Perché non è stata fatta questa verifica?”, “Come è stato selezionato il campione?”. In questi casi possiamo “salvarci” solo se abbiamo seguito le "buone pratiche" professionali.   I nuovi Global Internal Audit Standard (GIAS) ci offrono l’opportunità di una riflessione in tal senso. Come calare il contenuto dei nuovi “must” nell’operatività per fare in modo di essere compliant agli stessi e contemporaneamente allineati alle aspettative degli stakeholders? Certamente dobbiamo conoscere le nuove regole ma altresì essere consapevoli delle caratteristiche che deve avere il servizio che noi offriamo per rendere soddisfatti i nostri clienti (vertice, management, ecc.). Non i clienti stereotipati ma quelli reali, che leggono i nostri report e che confidano nelle nostre valutazioni. In questo percorso alla ricerca dell’equilibrio, nell’ultimo numero della rivista AIIA | Associazione Italiana Internal Auditors ho avuto il privilegio di fornire un contributo introduttivo di sintesi sulle principali modifiche introdotte dai GIAS 2024. A seguire, su uno dei temi cruciali della nostra professione come la Comunicazione, sono state raccolte le aspettative di due stakeholders della funzione Internal Audit: in rappresentanza degli Organi di Governance e di Controllo, l’ing. Antonio Perno, Direttore Generale dell’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù, e il prof. Carlo Regoliosi, Ph.D.. E quindi… Come comunicare efficacemente rispettando le Regole Professionali? (Spoiler: non esiste una soluzione adatta a tutti i contesti!!!). #internalaudit #gias #iiaeffectivecommunication

Percorsi su misura per azioni efficaci Riconoscendo la varietà delle situazioni reali (per cultura, policy, importanza dei rischi e/o dei rilievi, ecc.), i Global Internal Audit Standard ora prevedono che per arrivare alle #azioni si possano seguire strade diverse, scelte anche caso per caso (considerando i pro e i contro). 📕 In particolare, nello Standard 14.4 sulle Raccomandazioni e Azioni sono esplicitate tre principali modalità: 1️⃣ sviluppare raccomandazioni di audit; 2️⃣ richiedere al management i piani d'azione; 3️⃣ collaborare con il management per concordare le azioni da intraprendere. L’importante è avere ben presente il traguardo: scegliere piani di azioni che siano efficaci. Il che significa: ✔ atti ad agire sulle cause (anche profonde), attenuando il rischio in misura adeguata; ✔ fattibili (considerando anche i costi rispetto ai benefici); ✔ completi*; ✔ condivisi (nella sostanza). Diversi sono i criteri che possono determinare il percorso ottimale da seguire, ma uno è decisivo: la #maturità. Infatti, quanto più i responsabili delle attività oggetto di audit sono in grado di capire come agire sul sistema di controllo e i rischi connessi alle loro attività, tanto più lasciare loro il posto di guida darà benefici; inoltre, più il team di audit ha le necessarie competenze, più sarà in grado di fornire raccomandazioni utili o di incidere nella costruzione o valutazione delle azioni. #InternalAudit #Standard _________________________________ * Il tema della completezza merita uno spazio adeguato, ne tratterò in un altro post. Per chi volesse approfondire l’argomento, se ne parlerà nel corso dedicato alle raccomandazioni e azioni, che esamina anche i follow-up: https://lnkd.in/dQtP2eu8 (Immagine generata col supporto di Leonardo AI)

1, 2, 3 Audit sulla stessa funzione… Ogni Audit è senza dubbio importante per garantire la conformità, la gestione dei rischi, il miglioramento continuo…, ma che cosa succede quando una stessa area aziendale è sottoposta a diverse verifiche, magari in un breve lasso di tempo? La cosiddetta "audit fatigue" è una condizione sempre più comune nelle aziende complesse. Le conseguenze sono il calo dell'efficacia, della motivazione e della collaborazione del personale coinvolto. 📕 Gli Standard di Internal Audit danno un’indicazione importante che può limitare questo fenomeno (9.5 - Coordinamento e reliance): "Il CAE deve coordinarsi con i fornitori interni ed esterni di servizi di assurance e deve tenere in considerazione la possibilità di fare affidamento sul loro lavoro. Il coordinamento dei servizi riduce al minimo la duplicazione degli sforzi […]" Questo requisito nasce primariamente per aumentare l'efficienza e l’efficacia dei prestatori di assurance, ma ha anche un effetto positivo sulle funzioni che ne sono oggetto. Il coordinamento permette di ridurre lo stress operativo, favorisce una migliore pianificazione e consente alle risorse di dedicare più tempo alle attività produttive. In pratica, come possiamo agire per ridurre l'audit fatigue? ◾ Mappare le attività di assurance, identificando chiaramente quali funzioni e processi sono soggetti a più verifiche. ◾ Perseguire sinergie (nella pianificazione, nell’esecuzione e nel reporting) con le funzioni di secondo livello. ◾ Fare affidamento sui risultati di altri (esterni inclusi), dove possibile. 💡 Inoltre, è molto importante il dialogo con le funzioni oggetto di Audit, per comprendere quali informazioni e documenti abbiano già fornito per altre verifiche, per scegliere opportunamente il momento del nostro intervento e per dimostrare attenzione alle loro difficoltà ed esigenze. #internalaudit #standard #auditfatigue #assurance ---------------------------------------------------- A proposito di #integrazione avevo già scritto un post, sottolineando la crescente importanza che sta assumendo nell’Internal Audit (e di conseguenza anche negli Standard): https://lnkd.in/dN358fkT Per una riflessione sul tema della #reliance sui risultati di altri assurance provider, consiglio di leggere le considerazioni di Nam Phong Ho nel seguente post: https://lnkd.in/dgeJVN75 (Immagine generata con LeonardoAI)

Indirizzare gli sforzi di adozione dei Global Internal Audit Standards   Per le funzioni di #InternalAudit che erano già conformi agli #Standard del 2017, l’adeguamento non dovrebbe, secondo me, richiedere uno sforzo troppo ingente, ma consiglio di partire al più presto e soprattutto di darsi le giuste priorità. I passaggi che seguirei sono: 1️⃣ Gap Analysis: che cosa manca rispetto alla piena compliance; 2️⃣ Lista delle Azioni: tutte le cose da fare e da documentare, classificate per impatto (cioè, miglioramento che apportano, sia alla compliance, sia alle performance della funzione) e per sforzo (necessità di tempo, competenze, eventuale supporto); 3️⃣ Piano: tempi (in base alle priorità) e responsabilità delle azioni. Per definire le priorità, possiamo usare le stime di sforzo e di impatto, come nella matrice sotto riportata, che classifica le attività in 4 macro-gruppi. Le ‘Quick Win’ ci consentiranno immediati risultati utili, in attesa di completare i Progetti più strategici. Quando si rendono disponibili risorse, le possiamo dedicare alle attività che hanno un basso impatto, ma richiedono uno sforzo limitato. Se dovessero esserci dei compiti “ingrati” si dovrebbero cercare alternative, eventualmente in collaborazione con altri assurance provider. In attesa di completare l’intero piano è importante documentare le decisioni prese e i criteri adottati e monitorare puntualmente l’avanzamento. Avete iniziato a lavorarci? Quali sono i punti che vi sembrano più critici?

Oggi, l’identificazione e la gestione dei rischi emergenti sono diventate le massime priorità delle organizzazioni. Il professionista dell’Internal Audit è tenuto a prevedere, misurare e contrastare tutte le tipologie di rischio attraverso strategie a medio e lungo termine. Il leader e professionista dell'Audit deve acquisire nuove conoscenze, sviluppare nuovi approcci e proporre una visione strategica ai propri stakeholder.

🕵️Mistery Audit e Audit a sorpresa🕵️ 📋In Aziende complesse e multisito, la misurazione delle reali #performance delle diverse aree aziendali è fondamentale, sia per quanto riguarda la compliance normativa, sia per l'analisi della percezione del cliente. 🔎Gli strumenti del #misteryaudit e dell'#audit sono una vera opportunità per le Organizzazioni che hanno la volontà e la determinazione di testare davvero l'efficacia dei propri processi gestionali e di interazione con il cliente. ✅Noi di Innova MCA negli ultimi anni ci siamo specializzati in queste attività, diventando il punto di riferimento per i nostri clienti più evoluti, garantendo riservatezza, precisione, competenza e flessibilità. ➡️Invitiamo tutti coloro che ci seguono a valutare questi strumenti come momenti essenziali per la crescita dell'#Azienda e la consapevolezza del personale, invece dei più consueti audit annunciati relativi alle norme ISO - International Organization for Standardization. Per maggiori info: info@innovamca.it #misteryaudit #audit #sicurezzasullavoro #performance #customerssatisfaction