5 consigli per migliorare la produttività al lavoro

Essere multitasking non è una cosa buona, denota invece l'incapacità di una persona di concentrarsi su una sola importante attività disperdendo l'attenzione fra mille piccole e secondarie. E non è finita qui: secondo il neuroscienziato Daniel J. Levitin, il multitasking ci rovina il cervello, bombardato da un eccesso di stimoli e richieste. Ma il vero colpo di grazia è la rilevazione che essere multitasking significa essere meno efficienti. 
Non è difficile intuire che essere continuamente interrotti nelle nostre attività non porta a nulla di buono, ma leggere che porterebbe addirittura a una riduzione delle nostre capacità cognitive questo è veramente un colpo basso. Ma allora come posso ottenere l'effetto contrario cioè essere molto efficienti?

Ecco allora 5 consigli che promettono di aiutarci a completare il 90% del lavoro prima di pranzo.

1. Relazioni, email, report si fanno la mattina
Diversi studi hanno dimostrato che scrivere aiuta il cervello a focalizzarsi e aumenta la produttività. Per questo molti esperti di time management consigliano di annotare per iscritto le informazioni per facilitarne il ricordo. Se dovete scrivere relazioni, email, contratti, report fatelo subito la mattina: la qualità sarà migliore e il resto della giornata passerà più facilmente.

2. Programmate delle pause (e mettete la sveglia per ricordarvene)
Ricaricare le batterie è fondamentale per la vostra produttività, quindi definite un orario di pausa, possibilmente sempre intorno alla stessa ora e programmate la sveglia del vostro cellulare perchè vi ricordi di fermarvi un momento. La pausa dovrebbe durare intorno ai 10 minuti (massimo) e dovrebbe essere utilizzata per alzarvi un momento dalla sedia, sgranchirvi, andare a prendere un caffè. Non allungatela troppo altrimenti perdete la concentrazione! Anche una pausa così breve sarà molto utile.

3. Pianificate la vostra giornata la sera prima
Prima di andare a dormire fate la lista delle attività che volete portare a termine il giorno seguente e quando, a grendi linee, pensate di lavorarci. Cercate di essere realistici, non caricatevi di troppe attività e prevedete un tempo ragionevole per portarle a termine, considerato che ci saranno poi gli imprevisti. Quando completate un task eliminatelo dalla lista, dà un senso di soddisfazione che ha valenza motivazionale. Se non riuscite a completare un'attività, inseritela come prima della lista la mattina dopo e completatela prima di iniziarne di nuove.

4. Non trascinate le decisioni a lungo
Quando vi trovate di fronte a una decisione prendetela entro un minuto e non ripensateci più. La maggior parte delle volte, la prima reazione di fronte a un problema è quella giusta ma tendiamo a pensarci e ripensarci fino a quando non siamo più in grado di scegliere. A meno che non vi troviate di fronte a scelte complesse, decidete e passate all'attività successiva.

5. Usate la regola 80/20
Diverse ricerche hanno dimostrato che il 20% di quello che facciamo genera l'80% del risultato. Ovvero, tralasciate le attività non importanti o strategiche aumenta la produttività. Di fronte a un progetto cercate di dividerlo in fasi, eliminate dalla vostra lista di cose da fare quelle che non producono risultati e concentratevi su quelle che incidono veramente sulla buona riuscita finale dell'attività. Così facendo ridurrete le attività ma otterrete un buon risultato.

Cosa ne pensate, vi sembrano dei buoni consigli? Pensate di riuscire a metterli in pratica? Fatemi sapere!

Queste e altre riflessioni sulla vita in ufficio, e fuori, sul blog www.from9to9.com