Ga je exporteren? Deze documenten heb je nodig

Als je voor het eerst producten naar het buitenland stuurt, is dat best spannend. Komt alles goed aan? Of blijft het bij de douane staan? Problemen aan de grens voorkom je wanneer je op tijd je papierwerk regelt. Sommige documenten heb je standaard bij elke exportzending nodig. Andere documenten gelden speciaal voor jouw product of exportland.  

Standaard documenten 

Bij iedere order uit het buitenland maak je verplicht een factuur en een paklijst. En als je de zending verstuurt, heb je ook een transportdocument nodig. Dat geldt voor verkopen in Nederland en in het buitenland.  

Proforma factuur 

Soms vraagt je klant al eerder om een factuur. Bijvoorbeeld voor het regelen van financiering of een importvergunning. In dat geval stuur je een voorlopige factuur. Die noem je ook wel proforma factuur of proforma invoice. 

Oorsprongsdocumenten 

Sommige landen of klanten vragen een bewijs van de oorsprong van producten. Oorsprong betekent daar waar een product gemaakt, gewonnen, gekweekt of gefokt is. Voor het bewijzen van de oorsprong zijn verschillende documenten. Preferentiële oorsprongsdocumenten gebruik je voor lagere invoerrechten en niet-preferentiële oorsprongsdocumenten voor handelspolitieke redenen.  

Preferentieel 

De documenten die je gebruikt voor lagere invoerrechten noem je preferentiële oorsprongsdocumenten. Dit zijn EUR.1- en EUR-MED-certificaten of factuurverklaringen. Deze documenten zijn niet verplicht, maar leveren je buitenlandse klant wel voordeel op. Je gebruikt deze documenten alleen voor landen buiten de EU waar de EU een handelsverdrag mee heeft.  

Niet-preferentieel 

Soms moet je de oorsprong van een product laten zien omdat het product anders niet wordt toegelaten in het buitenland. Bijvoorbeeld als er in landen ziektes zijn bij dieren of planten.  Naast deze gezondheidsreden gelden politieke of economische redenen waarom landen geen producten uit bepaalde landen toelaten. Met een niet-preferentieel oorsprongsdocument laat je zien dat het product wel of niet de oorsprong van een land heeft. Het document waar je dit mee bewijst  is het Certificaat van oorsprong (CVO). Je noemt dit  ook wel Certificate of non-preferential origin (COO).  

Douanedocumenten 

Als je exporteert naar landen buiten de EU, doe je een aangifte ten uitvoer bij de Nederlandse Douane. Dit gaat digitaal met speciale software. Hiervoor heb je kennis nodig over de uitvoeraangifte. Regel hiervoor een specialist, zoals een douanevertegenwoordiger of een expediteur.  

ATA-carnet 

Een ATA-carnet is handig als je zelf met producten voor een korte tijd naar een land buiten de EU gaat. Bijvoorbeeld als je monsters nodig hebt op een buitenlandse beurs. Of als je gereedschap meeneemt voor een buitenlandse klus. Het ATA-carnet helpt je met de uitvoeraangifte en invoeraangifte in het buitenland. Hiermee voorkom je vertraging aan de grens.  

Transportdocumenten 

Ieder transportmiddel heeft zijn eigen document. Voor vervoer over de weg met een vrachtwagen is dit een CMR. Bij luchtvracht praat je over de Airwaybill en vervoer over zee gaat met een Bill of Lading (B/L). Elk document heeft eigen regels. Lees meer over de   verschillende vervoersdocumenten.  

Documenten voor producteisen 

Soms heb je voor de import van je producten in het buitenland een speciaal document nodig. Bijvoorbeeld omdat het importland eisen aan je producten stelt, zoals gezondheidseisen. 

Denk aan een gezondheidsverklaring voor plantaardige producten als groenten, fruit, bloemen en planten. Dit is een zogeheten fytosanitair certificaat. Een gezondheidsverklaring voor dierlijke producten als vlees- en visproducten noem je een veterinair certificaat. Je vraagt deze exportcertificaten digitaal aan bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA). 

In Access2Markets van de EU vind je welke speciale documenten je nodig hebt voor welke landen. In de video hieronder zie je hoe Acces2Markets werkt. 

Financiële documenten 

Als laatste zijn er nog financiële documenten. Zoals je verkoopfactuur. Maar bij export kun je ook betalingsafspraken maken waarbij je documenten nodig hebt. Bijvoorbeeld een Letter of Credit (L/C).