Como você gerencia o correio de voz e as mensagens com outras ferramentas?

1 Configurar o correio de voz

O primeiro passo para gerenciar sua caixa postal é configurar sua saudação e preferências. Sua saudação deve ser clara, concisa e profissional. Ele deve incluir seu nome, sua empresa ou departamento e quando você retornará a chamada. Você também pode mencionar uma maneira alternativa de entrar em contato com você, como e-mail ou texto, se preferir. Suas preferências devem incluir a frequência com que você verifica sua caixa postal, por quanto tempo mantém suas mensagens e como as organiza. Você pode usar recursos como rótulos, pastas ou filtros para classificar suas mensagens por prioridade, tópico ou remetente.

2 Verifique e retorne suas mensagens

O segundo passo para gerenciar sua caixa postal é verificar e retornar suas mensagens regularmente. Você deve verificar sua caixa postal pelo menos uma vez por dia, ou com mais frequência se você espera chamadas urgentes ou importantes. Você deve retornar suas mensagens o mais rápido possível, de preferência dentro de 24 horas, ou definir uma expectativa realista para quando você vai ligar de volta. Você também deve excluir ou arquivar suas mensagens depois de respondê-las, para evitar a confusão de sua caixa de entrada e a falta de novas mensagens.

3 Use outras ferramentas com sabedoria

O terceiro passo para gerenciar sua caixa postal é usar outras ferramentas com sabedoria. Talvez você não consiga atender uma chamada ou deixar uma caixa postal, ou talvez prefira se comunicar de uma maneira diferente, para que possa usar outras ferramentas, como e-mail, texto ou bate-papo. Para garantir uma comunicação eficaz e eficiente, é importante seguir as regras de etiqueta por telefone. Escolha a ferramenta adequada para o propósito e urgência da sua mensagem; Por exemplo, o e-mail é adequado para mensagens formais e detalhadas, enquanto o texto é adequado para mensagens rápidas e casuais. Respeite as preferências e a disponibilidade do destinatário, perguntando-lhe qual ferramenta prefere e evitando enviar mensagens fora do seu horário de trabalho ou durante os seus horários de maior movimento. Além disso, seja claro, conciso e cortês usando gramática, ortografia e pontuação adequadas; evitar gírias e abreviações; e inclua uma saudação e uma assinatura. Ao seguir estas dicas de etiqueta do telefone, você pode gerenciar sua caixa postal e mensagens de forma eficaz, ao mesmo tempo em que melhora suas habilidades de comunicação, cria relacionamento com seus contatos e aprimora sua imagem profissional.

4 Veja o que mais considerar

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