Veja como você pode responder habilmente a perguntas sobre sua experiência na organização de reuniões e eventos.

When responding to inquiries about your expertise in organizing meetings and events, emphasize your skills, experiences, and specific examples of successful events. You may start by explaining your experience, and highlight your key skills with examples

Identify the information you want to exchange during the meeting: conveying information, making decisions, problem-solving, building relationships, or sharing ideas.

Les questions que je pose à mes fiancés vont m'aider à discerner le mariage dont ils rêvent. Leur milieu social, culturel, géographique, leurs racines, leur métier, leur passion font partie intégrante de leur personnalité et doivent être pris en compte pour l'esquisse du jour J. L'important est que ce jour ait du sens, qu'il fasse partie intégrante de la vie des mariés, qu'il soit comme une évidence, tant pour le jour que pour le lieu mais également pour les mets ainsi que pour la musique. Un mariage où l'on s'émerveille de chacun des détails apportés par les mariés, où l'on apprécie chaque touche de leur amour transparaissant dans la fluidité de la journée, est un mariage réussi, selon moi !

La recherche d'un lieu est avant tout une mission "coup de cœur. Il est important, en amont des visites, de cerner "The Venue" idéale pour ces fiancés. L'aéroport et la gare ont aussi leur importance car un transfert de plus de 30 mn devient une contrainte après un vol. J'aime rencontrer les propriétaires des sites en automne ou en hiver : ils sont souvent en train de rénover ou faire des travaux et j'aime voir l'ambiance du site au naturel ! Les questions de sécurité sont le premier point que j'aborde. Pour la partie dîner, je teste les chaises et leur hauteur par rapport à la table et je demande à mettre de la musique pour me rendre compte de la sonorité de la pièce. Les chambres sont toutes visités et les lits testés.

Les deux dernières semaines avant le mariage sont un moment de calme, de détente et de paix... pour les futurs mariés ! De mon coté, j'élabore un planning journalier pour tous les intervenants. Chacun sait, heure par heure où se trouve les autres et peut le joindre immédiatement. Quand il y a un imprévu, (retard de train, panne...), il est réglé de manière collégiale et rapide.

Je rencontre tous les prestataires qui m'ont contactée ou que l'on m'a présentés et je les classe selon différentes catégories (géographiques, tarifaires, régimes particuliers etc.) Les négociations ont lieu à ce moment là. Chacun a sa spécificité qui me permet d'être sûre de proposer exactement aux fiancés la prestation qu'ils souhaitent. Je reste joignable pendant les préparatifs et j'accueille chacun des prestataires in situ et veille à ce qu'ils soient dans un endroit où ils seront en parfaite condition pour travailler. Les règlements sont effectués en temps et en heure.

First there must be an agenda for your meeting in advance. Consider whether you want to plan it the week, day or morning before. Understand what you want to discuss and determine how you want to structure the meeting. You might provide a demonstration, break into small discussion groups, conduct surveys, have a guest speaker or use visual aids to stimulate interest in the meeting topics. Assemble any materials and equipment you plan to use in your presentation. Careful planning a day ahead sets forth the meeting.

L'inattendu est prévu puis inscrit dans le planning (cf3Tactiques de chronométrage). Pour palier l'imprévu, chaque intervenant est d'astreinte pour deux autres tâches que la sienne. Par exemple, le photographe sera peut-être appelé pour aller chercher deux personnes à la gare car la personne prévue pour cela a fait du no show. Je n'ai jamais eu de pluie non prévue : il suffit de regarder la météo et jeter un oeil au ciel pour savoir si on s'installe à l'extérieur ou pas. A partir du moment où c'est planifié, il n'y a pas de crise !

As an administrative assistant, you have a wide range of responsibilities including appointment scheduling, time management, project management, data entry, customer service, calendar management, and event planning. When organizing an event, it's crucial to consider various key aspects for the event's success. These include determining the event's purpose, defining success metrics (such as the number of attendees), budget planning, understanding the audience, event design and theme, marketing and promotion, logistics and operations, technology and equipment, and attendee engagement. By carefully considering these factors and meticulously planning each aspect, you can create a memorable and seamless experience for all participants.

Send an email after the meeting to each participant to recap the information you covered. This helps important discussion points and conclusions. You can use this message to remind your team of their responsibilities or tasks delegated during the meeting. Include next steps and any important deadlines in your email.

Sans créativité tous les efforts sont vains. Il faut être constamment en veille sur les évolutions de la société pour proposer des événements originaux qui sauront marquer les esprits et apporter une image positive du management/de l'entreprise. Et nous sommes le couteau-suisse ! Savoir tout faire et être partout !