Last updated on 19 de jul. de 2024

Veja como você pode negociar e definir prazos realistas com clientes e fornecedores como planejador de eventos.

Alimentado por IA e pela comunidade do LinkedIn

No mundo acelerado do planejamento de eventos, encontrar o equilíbrio certo entre sua visão e os aspectos práticos do gerenciamento de tempo é crucial. Você tem a tarefa de criar experiências memoráveis, muitas vezes sob prazos apertados. Para garantir o sucesso, é essencial negociar e definir prazos realistas com clientes e fornecedores. Essa dança delicada envolve comunicação clara, entender o escopo do trabalho e ser estratégico em cada etapa do processo de planejamento. Ao dominar essas habilidades, você pode entregar eventos espetaculares que funcionam sem problemas e deixam todos os envolvidos satisfeitos com a linha do tempo.

Pontos principais deste artigo

Utilize project planning tools:

Implementing a robust project management platform can streamline your event planning workflow. It allows for seamless communication, clear milestones, and centralized storage for all event details.
Review past performance:

Before setting new deadlines, analyze how things were done previously to identify what works and what doesn’t. This reality check provides a solid foundation for realistic timelines and better adherence.

Este resumo é fornecido pela IA e por esses especialistas

1 Entenda as necessidades

Para negociar de forma eficaz, comece entendendo completamente as necessidades e prioridades de clientes e fornecedores. Participe de discussões detalhadas para entender o que é crucial para a visão do seu cliente e o que é viável dadas as capacidades dos fornecedores. Esse entendimento ajudará você a estabelecer um terreno comum e criar uma linha do tempo que acomoda os elementos mais críticos do evento. Lembre-se, quanto mais informado você estiver sobre o que é necessário, melhor posicionado você estará para definir prazos que sejam realistas e alcançáveis para todas as partes envolvidas.

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Wendy Porter

Chief Event Strategist | Fractional Head of Events | Corporate Meetings, Trade Shows & Event Management Expert | Strategic Meeting Planner for High-Impact Events | '24 Smart Women in Meetings, Visionary Award
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As an event planner, setting realistic deadlines with clients and vendors is crucial. Start by understanding the full scope of the project, then break it down into manageable tasks and create a project plan with all of the tasks and deadlines. We use robust project planning tools like Asana, where communication is seamless, milestones are clearly defined, follow-ups are assigned, and all assets can be stored for future reference. Schedule regular check-ins to ensure everyone stays on track. Be transparent about potential risks and build in buffer time for unforeseen delays. This structured approach helps keep expectations aligned and projects running smoothly.

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2 Definir marcos

Depois de ter uma compreensão clara dos requisitos do evento, divida o processo de planejamento em marcos gerenciáveis. Esses pontos de controle servem como miniprazos, ajudando a manter todos no caminho certo e responsáveis. Certifique-se de que cada etapa seja específica, mensurável e vinculada a um aspecto específico do evento. Ao fazer isso, você fornece um cronograma estruturado que permite o monitoramento do progresso e facilita o ajuste se surgirem atrasos imprevistos.

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3 Comunique-se com clareza

A comunicação clara é a espinha dorsal de uma gestão de prazos bem-sucedida. Seja transparente com clientes e fornecedores sobre o que pode ser alcançado dentro do prazo determinado. Use termos leigos para evitar mal-entendidos e confirmar que todas as partes têm um entendimento mútuo dos prazos. Atualizações regulares e canais de comunicação abertos ajudarão a mitigar quaisquer problemas que possam ameaçar inviabilizar o cronograma.

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Molly Hoisington

Vegas Event Planner | Event Staffing Agency | Owner at A Vegas Expression |
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Create a schedule or timeline with deadlines. We like to send reminders to our clients a few days prior, just a heads up the F & B selections are due this date. Communicate with your vendors, they give you a deadline and ask if this is the hard date. If they have some flexibility there is no need to tell the client but it lets you know how to negotiate both sides.

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4 A flexibilidade conta

Embora seja importante respeitar os prazos, a flexibilidade pode ser um ativo valioso no setor de planejamento de eventos. Circunstâncias imprevisíveis podem surgir, e ser capaz de se adaptar sem comprometer a integridade do evento é crucial. Crie algum tempo de buffer em seus prazos para alterações inesperadas e comunique essa flexibilidade a clientes e fornecedores. Essa abordagem não apenas alivia a pressão, mas também promove uma atmosfera colaborativa onde todos estão trabalhando em direção a um objetivo comum.

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5 Alavancar relacionamentos

Construir relacionamentos sólidos com fornecedores pode lhe dar uma vantagem ao negociar prazos. Quando os fornecedores veem você como um parceiro confiável e justo, é mais provável que eles vão além para acomodar seus cronogramas. Invista tempo em nutrir esses relacionamentos, entender seus ciclos econômicos e demonstrar apreço por seu trabalho. Um bom relacionamento pode levar a uma melhor cooperação e disposição para trabalhar dentro da programação do seu evento.

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6 Resolva problemas de forma proativa

A resolução proativa de problemas é fundamental para gerenciar prazos de forma eficaz. Antecipe possíveis gargalos e resolva-os antes que eles se transformem em grandes problemas. Se um prazo parecer em risco, colabore com clientes e fornecedores para encontrar soluções que mantenham o evento em andamento. Seja realocando recursos ou ajustando o escopo do evento, ser proativo demonstra seu compromisso em entregar um evento bem-sucedido dentro do prazo acordado.

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7 Veja o que mais considerar

Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?

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MIKE DUSEBERG

Fun, Guaranteed: Engaging, Amazing, and Entertaining Fortune500 Executives & Top100 Golf Clubs
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Talking about the future first tends to result in missed deadlines and false commitments. Clients and vendors can be like your kids - "I promise I'll do my homework Sunday night." Right. You have to go to the past before you can go to the future. How did you do it last year? Did that process work? Why did you do it that way? That gets you the TRUTH, and a realistic picture of how people will most likely behave this time. If you need to change that process, you'll get frustration and pain about how the old process didn't work. That gives you leverage to replace it with your own process/timelines/deadlines, which they're more likely to stick to (but never stop reminding!).

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Audrey Strecker

Wedding/Event Coordinator & Community Volunteer
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Two points in this article combine to create a critical model. These are flexibility & milestones. In my planning experience, I found people are human, with emergencies and obligations that can interfere with given due dates. If I, as the leader, give milestones ahead of time—this gives the entire team flexibility in meeting said deadlines by the last minute. I strive to ask for project completions two weeks ahead of time, without expressing the early deadline. This gives employees or volunteers a chance to still meet concrete deadlines even in the face of outside distractions.

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1 Entenda as necessidades

2 Definir marcos

3 Comunique-se com clareza

4 A flexibilidade conta

5 Alavancar relacionamentos

6 Resolva problemas de forma proativa

7 Veja o que mais considerar

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3 Comunique-se com clareza

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